INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 14 DE 1997 

(Julio 2)

(Nota: Derogada por la Instrucción Administrativa 38 de 2001 de la Superintendencia de Notariado y Registro).

Motivo de verdadero interés para este Despacho constituye la oportunidad de dirigirse a ustedes en ejercicio de funciones claramente establecidas por los artículos 2º y 9º, numerales 3º, 6º y 9º, y 24 del Decreto 2158 de 1992, con el fin de hacer precisión sobre algunos aspectos relacionados con el punto número 6 de la Instrucción Administrativa 006, expedida por la Superintendencia de Notariado y Registro el 12 de febrero de 1992.

Bien conocido es por ustedes que el punto en mención tiene que ver como los requisitos que han de reunir los escritos utilizados para interponer los recursos de la vía gubernativa que proceden, generalmente, contra los actos que finiquitan actuaciones de carácter administrativo, de conformidad con lo que sobre el particular dispone el artículo 50 del Decreto Legislativo 1º de 1984 o Código Contencioso Administrativo.

Esos requisitos se encuentran fijados por el artículo 52 del mismo Estatuto, cuyo numeral 1º exige que los recursos han de “Interponerse ... personalmente y por escrito por el interesado o su representante o apoderado debidamente constituido ... y con indicación del nombre del recurrente”.

Como quiera que el Instructivo propende por confundir o asimilar de una manera por demás estricta las acepciones de los términos presentar e interponer, es importante acceder a un criterio más amplio y figurativo para aclarar, en primer término, la fundamental diferencia en sus significados ya que en tanto el primero comporta genéricamente mostrar, enseñar, manifestar, poner algo en presencia de uno, comparecer ante una autoridad el segundo, equivalente a inmediación o intercesión, es más especifico en cuanto se hace referencia a la formalización concreta de un recurso procesal.

Ha sido criterio institucional de esta entidad que la formalidad de la interposición personal de los recursos de vía gubernativa por el interesado o su representante o apoderado debidamente constituido, respecto del sujeto que plantea el recurso, se encuentra relacionada con su capacidad y su legitimación en causa, la cual puede estar radicada en el mismo recurrente y el opositor o tercero afectado con la correspondiente decisión administrativa.

Se trata en verdad de la capacidad para ser parte, para comparecer a todo proceso regulada por el artículo 44 del Código de Procedimiento Civil o reforma 16 del Decreto 2282 de 1989, relacionada con toda persona, natural o jurídica; no de la comparecencia personal del recurrente ante el funcionario autor del acto impugnado, porque bien conocido ha de ser que requisitos de esta naturaleza deben encontrarse expresamente consagrados por la ley como lo prevé el artículo 107 del mismo estatuto; y no se encuentra establecido de esa manera el relacionado con la presentación personal de los escritos a través de los cuales se ejerce el derecho de impugnación en vía gubernativa prevista en el Código Contencioso Administrativo, ni por este estatuto en su artículo 52, ni por el procesal civil en sus artículos 350 y 352, tal y como fueron modificados, en su orden, por los numerales 16 y 170 del artículo 1º del Decreto 2282 de 1989.

El artículo 350 mencionado regula los fines del recurso de apelación y del interés para interponerlo, disponiendo que podrá hacerlo “la parte a quien le haya sido desfavorable la providencia”; el artículo 352, al regular la oportunidad y requisitos del recurso de apelación, no menciona en parte alguna “constancia sobre presentación personal” en el escrito contentivo de los recursos.

El mismo Código en normas especiales y de manera expresa establece cuándo un memorial debe ser presentado personalmente; tal es el caso de sus artículos 65, 84,340, 345, 529, 540 y 611, entre otros.

Por su parte, el artículo 25 del Decreto 2651 de 1991 señala que se reputan auténticos “sin necesidad de presentación personal ni autenticación” los documentos presentados por las partes para ser incorporados a un proceso salvo los poderes otorgados a los representante. Lo anterior, sin perjuicio del principio constitucional contemplado por el artículo 83 de la Carta Política, según el cual la buena fe a la que deben ceñirse las actuaciones de los particulares y de las autoridades públicas “se presume en todas las gestiones que aquéllos adelanten ante estas” y de principios que orientan las actuaciones administrativas como los de economía procesal, de celeridad y de eficacia, consagrados por el artículo 3 del Código Contencioso Administrativo. Igualmente, del artículo 84 supralegal que prohibe a las autoridades públicas el establecer o exigir requisitos adicionales para el ejercicio de un derecho o una actividad cuando éstos hayan sido reglamentados de manera general.

Con fundamento en las consideraciones que han sido expuestas, se modifican los puntos 6 y 7 de la instrucción administrativa 006 de 1992, los cuales quedarán de la siguiente manera, en lo que tiene que ver con sus numerales 6.2, 7.3 y 7.4, respectivamente:

“6. Requisitos

(...).

6.2 El Interesado o aquella persona a quien le haya sido desfavorable la providencia respectiva, su representante o apoderado debidamente constituido, interpondrán personalmente y por escrito los recursos.

(...).

7. Presentación de los recursos.

(...).

7.3. Con el propósito de facilitar la presentación oportuna de los recursos a interponerse contra actos que pongan fin a una actuación administrativa proferidos por el Superintendente de Notariado y Registro y/o los Superintendentes Delegados, los escritos correspondientes signados por el interesado podrán enviarse por correo certificado, para lo cual se considerarán presentados en la fecha de su recepción y radicación en la entidad de destino.

7.4. El secretario general de la entidad o uno de los funcionarios de la secretaría general, quien actuará como secretario AdHoc, anotará en el escrito respectivo constancia sobre la fecha de su recepción; a falta de ésta, se tendrá como tal, la de radicación en la oficina de correspondencia.

Para todos los efectos legales relacionados con la instrucción administrativa modificada, ha de entenderse sustituida la dirección de vigilancia por las superintendencias delegadas para el notariado y para el registro de instrumentos públicos.

Se espera que de esta manera se haya contribuido en una mejor interpretación de la ley y la disposición de ustedes en la observancia armónica de este instructivo aquél que ha sido objeto de modificación.

N. del D.: Esta instrucción administrativa va dirigida a notarios y registradores de instrumentos públicos.

(Nota: Derogada por la Instrucción Administrativa 38 de 2001 de la Superintendencia de Notariado y Registro).

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