INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 14 DE 2003 

(Mayo 27)

Asunto: Los notarios y el Código de Procedimiento Civil.

Como usted sabe la Ley 794 de 2003 modificó el Código de Procedimiento Civil.

Entre varios de los importantes cambios que estableció la citada norma, como el régimen de las notificaciones, el cómputo de términos, el establecimiento de hechos notorios que agilizan la actividad probatoria, la implementación de la utilización de medios técnicos, la reducción del ingreso de memoriales a los despachos, debo referirme al que amplía el marco de competencia de la función notarial.

Antecedentes

El Congreso Nacional al examinar la reforma definió el campo de su análisis alrededor de dos elementos que vienen caracterizando los problemas de la justicia en Colombia. Por un lado aparece siempre la situación económica como un aspecto estructural y cuya solución no tendría entonces una propuesta específica. Por el otro, se contemplan asuntos eminentemente normativos que podrían aliviarse mediante regulaciones procesales.

La sociedad colombiana, de manera reiterada, ha venido reclamando mejorar la oportunidad y los tiempos en los cuales se solucionan conflictos mediante la vía judicial. En la reforma que nos ocupa el imperativo que la determinó tiene que ver con el deterioro de las carteras bancarias, producto de la crisis económica, lo que generó una multiplicidad de demandas por parte de las entidades financieras con la consiguiente congestión en los despachos judiciales.

Basta anotar la cifra de deudores hipotecarios, cercana a los ochocientos mil deudores, con una suma de 2.5 billones de pesos y más de cien mil procesos dirigidos a cobrarle a una población que vio mermarse su capacidad de pago y padeció los aumentos del índice de desempleo.

Puede decirse entonces, que el énfasis fundamental de la reforma es lograr celeridad de los procesos en curso. Toca las siguientes fases del proceso: competencia, notificaciones, conciliación, medidas cautelares, auxiliares de la justicia, avalúos y remates entre otros.

La reforma y los notarios

En la perspectiva descrita la reforma postula sustraer de los juzgados el procedimiento de avalúo el cual será realizado por personas especializadas y prevé desjudicializar el remate comisionando para las subastas a los martillos legalmente constituidos, a las cámaras de comercio y a las notarías. Este aspecto arroja un margen favorable para la agilización de los procesos y la concentración del juez en la controversia jurídica.

Debo anotar también, su aspecto de beneficio social al rebajar los costos que de ordinario sufraga quien pierde el proceso, en los hipotecarios casi siempre corresponden al demandado. La reforma disminuye el número de peritos avaluadores, suprime edictos de emplazamientos, entre los más notorios.

El artículo 58 de la Ley 794 de 2003 que modificó el artículo 528 del Código de Procedimiento Civil, estableció el remate por comisionado. “Para el remate podrá comisionarse al juez del lugar donde estén situados los bienes si lo pide cualquiera de las partes, en tal caso, el comisionado procederá a efectuarlo previo el cumplimiento de las formalidades legales.

El comisionado está facultado para recibir los títulos de consignación para hacer postura y el saldo de precio del remate, los cuales deberán hacerse a la orden del comitente y enviarse a éste por el comisionado junto con el despacho comisorio. Si el rematante no consigna oportunamente el saldo, así lo hará constar el comisionado a continuación del acta de la diligencia, para que el comitente resuelva lo que le fuera pertinente.

PAR. 1º—A petición de quien tenga derecho a solicitar el remate de los bienes, se podrá comisionar a las notarías, cámaras de comercio o martillos legalmente autorizados.

Las tarifas, expensas y gastos que se causen por el remate ante las mencionadas entidades, serán sufragadas por quien solicitó el remate, no serán reembolsables y tampoco tenidas en cuenta para efectos de la liquidación de las costas.

PAR. 2º—La Superintendencia de Notariado y Registro fijará las tarifas de los derechos notariales que se cobrarán por la realización de las diligencias de remate. Las tarifas de las cámaras de comercio y martillos serán fijadas por el Gobierno Nacional. Para estos efectos, las entidades dispondrán de un término de tres (3) meses contados a partir de la promulgación de la presente ley”.

Aspectos importantes

Carácter obligatorio de las normas de procedimiento

Usted debe dar estricta aplicación a las normas procedimentales, cuando actúa por comisión judicial. Ello implica unas obligaciones legales excepcionales. Recuerde que las normas procesales son de orden público (CPC, art. 6º).

La comisión para el remate no puede rehusarse

Tenga en cuenta que usted no puede negarse a cumplir la comisión a menos que el bien no se encuentre dentro del respectivo círculo notarial. Si así ocurre debe devolver al juez comitente de inmediato la comisión (D.L., 960/70, art. 2º y CPC, art. 32).

Obligaciones del notario comisionado

Usted deberá, antes de cumplir la comisión, revisar con cuidado que la providencia que lo comisiona cumpla con los requisitos de ley. En ella estará el objeto de la comisión descrito de manera precisa y clara.

En la copia de la providencia que haya ordenado el juez comitente, que deberá ser el mismo que está llevando el proceso ejecutivo, se describirán los bienes a rematar. No olvide observar, que se encuentren dentro de su círculo. Será útil que usted examine el artículo 33 Código de Procedimiento Civil.

Como notario comisionado es usted el competente para fijar el lugar, la fecha y la hora de la diligencia de remate. Efectuará también las notificaciones a los sujetos procesales. Para los efectos de la notificación, puede usted acudir a los mismos procedimientos establecidos para las decisiones judiciales.

No olvide, en lo atinente a los avisos, que es el interesado solicitante de la comisión quien deberá pagar los avisos y las publicaciones referidas en el artículo 525 del Código de Procedimiento Civil.

Sanciones aplicables al notario comisionado

Observe con rigor los términos de la comisión ya que si se retarda, por su culpa, será objeto de sanción. Así lo establece el artículo 36 del Código de Procedimiento Civil.

Facultades del notario comisionado

Usted tendrá las mismas delicadas facultades del comitente en relación con la diligencia que se le delega. Inclusive debe resolver reposiciones y conceder apelaciones contra las providencias que usted dicte susceptibles de esos recursos. Las apelaciones que se interpongan se resolverán al final de la diligencia como lo prescribe el artículo 34 del Código de Procedimiento Civil.

Límites del notario comisionado

En su calidad de comisionado usted no debe exceder los límites de las facultades. Ello puede acarrear nulidad.

En caso de alegarse alguna nulidad la decidirá, de plano, el juez comitente y no usted.

Tarifas que aplicará el notario comisionado

Se aplicarán las adoptadas en la Resolución 1519 de 2003. Usted podrá abstenerse de cumplir la comisión si no son cancelados los valores establecidos para el trámite de la comisión de remate.

Las tarifas, expensas y gastos que se causen por el remate de los bienes serán sufragados por quien solicitó el remate. Estos no serán reembolsables y tampoco tenidos en cuenta para efectos de la liquidación de las costas ante el juez comitente.

Devolución por parte del notario de la comisión

Una vez cumplida la comisión y vencido el término de tres (3) días (CPC, arts. 528 y 529), deberá usted remitir el despacho comisorio al juez comitente, con el acta de la diligencia, los documentos y las constancias respectivas. No le será permitida ninguna otra actuación posterior a la misma.

Espero su gestión ayude a los propósitos de la reforma y facilite la vida y los negocios de las personas.

N. del D.: La presente instrucción administrativa va dirigida a Superintendente de Notariado y Registro.

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