INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 14 DE 2004 

(Mayo 18)

Asunto: Responsabilidad de los registradores en la defensa judicial de la Nación (complemento a la Instrucción Administrativa 01-19 del 8 de junio del 2001).

Señor Registrador de Instrumentos Públicos, señor abogado de la oficina asesora jurídica, señor funcionario:

En la Circular 35 del 2004 me referí a la necesidad de fortalecer la defensa judicial de la Nación, atendiendo la Directiva Presidencial 1 del 2004 y las prioridades fijadas por el documento Conpes 3250. Proteger los intereses de la Nación no es posible sin la participación de todos los funcionarios públicos. Dicha participación, en el caso de los registradores de instrumentos públicos, puede constituir la diferencia entre un proceso que se lleve a buen término, y un fallo adverso a la entidad, que terminarán sufragando los contribuyentes colombianos.

Soy consciente de la gran responsabilidad que le he encomendado a la oficina asesora jurídica, y por ello le solicito a usted prestar a dicha oficina toda la colaboración que esta requiera, suministrando la información necesaria en forma completa y oportuna.

Dentro de la Directiva Presidencial 1 del 2004, se estableció la obligación de diligenciar un formato único de reporte de procesos activos y terminados. El informe general que usted debe enviar a la oficina asesora jurídica debe ser enviado utilizando dicho formato único, diseñado por la dirección de defensa judicial de la Nación del Ministerio del Interior y de Justicia.

El formato en mención es un archivo en formato excel, que puede ser descargado en el sitio web del Ministerio del Interior y de Justicia, en la dirección de Internet: www.mininteriorjusticia.gov.co, en el vínculo “temas de actualidad” y luego en “formato único”. También se puede descargar desde el Ministerio de Hacienda, en la página de Internet: www.minhacienda.gov.co y en el enlace “pasivos contingentes-actividad litigiosa”.

Si encuentra alguna dificultad en obtener el archivo por estos medios, le agradezco dar a conocer esta circunstancia al grupo de comunicaciones de la superintendencia, que se encargará de hacerle llegar el formato.

Todo servidor público es consciente de las responsabilidades que asume cuando decide ingresar al servicio del Estado, por lo cual no insistiré en este punto.

Por último, se hace necesario actualizar los datos de contacto fijados en la Instrucción Administrativa 01-16 del 2001. El número de fax de la oficina asesora jurídica es el 3282121, extensión 308. También pueden comunicar cualquier inquietud a la siguiente dirección de correo electrónico: cooperacion_notarial@yahoo.com.

Cualquier cambio en los datos de contacto le será informado oportunamente por el grupo de comunicaciones.

La Instrucción Administrativa 01-19 de junio 8 del 2001, la cual les aconsejo consultar con frecuencia, establece unos parámetros para el envío de información, los cuales siguen vigentes en lo que no contradiga lo dispuesto en la presente instrucción.

N. del D.: Esta instrucción administrativa va dirigida a registradores de instrumentos públicos, abogados de la oficina asesora jurídica de la superintendencia y funcionarios de la Superintendencia de Notariado y Registro.

____________________________________