INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 14 DE 2006 

(Marzo 30)

Asunto: Incompatibilidades en el ejercicio de la función notarial.

La preservación del rigor, de los fundamentos éticos de la función notarial, y de lo que representa en sí el notario, como un símbolo de características especiales en la sociedad, trascendente por la confianza social que implica; indispensable por su misión de buen consejero y desestimulante de conflictos; y garantía insustituible del buen hacer documental, me obligan a reiterar la importancia de las reglas legales que rigen este servicio.

Además de los efectos que la ley confiere a los actos en los cuales interviene el notario, es importante que la consagración legal sea congruente con la legitimidad y eficacia que emanan de la sujeción del notario a las normas que presiden su ministerio.

Por ello, sus actuaciones deben estar acordes con la majestad, el decoro en el empleo, y la dignidad y eficacia en el servicio que prestan.

Para que esto ocurra, en la realidad, la conducta notarial debe ser rigurosa, impecable, eficiente, intachable por razones que emanen de su misma concepción.

Allí tendrán un peso específico su buen desempeño, su ausencia de sanciones disciplinarias, su proceder recto y el compromiso con la función y la comunidad a la cual se debe.

El artículo 10 del Decreto-Ley 960 de 1970, establece:

“El ejercicio de la función notarial es incompatible con el de todo empleo o cargo público; con la gestión particular u oficial de negocios ajenos; con el ejercicio de la profesión de abogado; con el de los cargos de representación política; con la condición de ministro de cualquier culto; con el de los cargos de albacea, curador dativo, auxiliar de la justicia, con toda intervención en política, distinta del ejercicio del sufragio y en general toda actividad que perjudique el ejercicio de su cargo”.

Un criterio malformado de estas incompatibilidades pretendería desprender de la norma la consideración de que el desempeño de algunos empleos, estando en ejercicio de la función notarial, no son incompatibles con la misma. La flexibilización de este régimen no es aceptable cuando con ello se violenta el sentido de la norma.

El caso más reiterado, en que se ha notado esta dispersión en la interpretación de la norma, se refiere al artículo 4º del Decreto 2148 de 1983, reglamentario del artículo 10 del Decreto-Ley 960 de 1970. Él define:

“Entiéndese por gestión de negocios ajenos todo acto de representación, disposición o administración que ejecute un notario en nombre de una persona, salvo los atinentes al ejercicio de la patria potestad”.

Se han estudiado casos en los que se considera que dicha prohibición no es aplicable para los casos en que el notario en ejercicio entra a ser parte de juntas directivas, consejos directivos de asociaciones, entidades o empresas donde su participación implica intervenir en la gestión de negocios ajenos.

Debo reiterar que el ejercicio de la función notarial es incompatible con los actos de representación, disposición o administración de cualquier negocio ajeno.

Representar debe entenderse como “6. tr. Sustituir a alguien o hacer sus veces, desempeñar su función o la de una entidad, empresa, etc.” (1) .

Disponer debe entenderse como “1. tr. Colocar, poner algo en orden y situación conveniente; 2. tr. Deliberar, determinar, mandar lo que ha de hacerse; 4. intr. Ejercitar en algo facultades de dominio, enajenarlo o gravarlo, en vez de atenerse a la posesión y disfrute. Testar acerca de ello; 5. intr. Valerse de alguien o de algo, tenerlo o utilizarlo por suyo” (2) .

Administrar debe entenderse como “3. tr. Ordenar, disponer, organizar, en especial la hacienda o los bienes; 4. tr. Desempeñar o ejercer un cargo, oficio o dignidad; 5. tr. Suministrar, proporcionar o distribuir algo; 8. tr. Graduar o dosificar el uso de algo, para obtener mayor rendimiento de ello o para que produzca mejor efecto” (3) .

Definidos el alcance de las expresiones de la ley, representar, disponer y administrar, quedan precisos sus significados. Ninguno de estos incluye la idea de que en las gestiones sea determinante la condición de remunerada o de honorífica de las labores que se asumen.

Un asunto que no puedo dejar de advertir es el de la separación temporal del ejercicio de notario para así asumir, durante la licencia, la gestión de los negocios señalados en la incompatibilidad legal.

¿Durante el disfrute de una licencia puede, el notario, asumir la gestión de tales negocios?

El Decreto Reglamentario 2148 de 1993, en su artículo 105, define la licencia como la separación transitoria del ejercicio del cargo de notario, por solicitud propia, por enfermedad o por maternidad.

Pero, la misma norma (4) es clara al decir que:

“ART. 109.—Durante el lapso de la licencia, el notario está cobijado por las prohibiciones, legales especialmente las señaladas en el artículo 10 del Decreto-Ley 960 de 1970” (negrillas fuera del texto).

Se entiende entonces, que cuando un notario está incurso en alguna de las incompatibilidades legales, aunque se encuentre en licencia, no desaparece la incompatibilidad.

La conclusión, y mi recomendación, señor notario, es que observe la máxima prevención en el ejercicio de la función que le ha sido encomendada, la cual es incompatible con el desempeño de los cargos mencionados.

N. del D.: La presente instrucción administrativa va dirigida a los señores notarios.

(1) Diccionario de la Lengua Española. Vigésima segunda edición. Real Academia Española. Disponible en: http://www.rae.es/

(2) Ibídem.

(3) Ibídem.

(4) Decreto Reglamentario 2148 de 1983.

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