INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 15 DE 1998 

(Octubre 13)

Tema. Establecimiento de controles al proceso de recaudos.

Con el propósito de establecer controles efectivos al proceso de recaudos en las oficinas de registro de instrumentos públicos del país y extremar su custodia y manejo, se hace necesario tomar las siguientes medidas:

1. Los cajeros deben digitar, según sea el caso, la opción correspondiente a los pagos que hagan los usuarios en cheques de gerencia, efectivo, o parte con cheque de gerencia y parte en efectivo, indicando el número del cheque y el código del banco.

2. Hacer la relación de cheques recibidos en cada día, anotando el número completo del cheque, código del banco, valor, sumatoria de los valores, especificando los turnos y cheques en los que la cantidad sea superior a la efectivamente liquidada y cobrada, para su posterior solicitud de devolución por el usuario, dejando constancia del valor sobrante.

3. El jefe de la división administrativa o quien haga sus veces, deberá confrontar que las cantidades contenidas en los informes de recaudos (tiracaja), correspondan con las de los recibos oficiales de caja expedidos, o relaciones de recaudos en oficinas no sistematizadas, individualmente y en el total.

Los cajeros no deben conocer los totales recaudados sólo hasta cuando se les haga arqueos y cuando entreguen el dinero, momento en el cual firmarán y escribirán su nombre en cada tiracaja o informe de recaudos conjuntamente con el encargado del manejo de los sistemas o quien ordene la impresión de tales listados.

4. Los recaudos se deben consignar a más tardar en las primeras horas del día hábil siguiente a la fecha de su ingreso.

Por ningún motivo se permite acumular dineros de varios días, exceptuándose aquellos en que no se preste el servicio bancario, caso en el cual se dejará constancia en el boletín diario de caja y bancos y se guardarán en caja fuerte con las debidas seguridades.

5. El jefe de la división administrativa o quien haga sus veces, debe verificar que el cajero principal consigne los recaudos de cada día sin mezclar los dineros de los primeros recaudos del día siguiente con los del día anterior.

6. En los eventos en que el banco exija la presencia de un funcionario para verificar el conteo de los dineros, se debe delegar persona diferente de los cajeros, preferiblemente funcionarios del área administrativa.

7. En las oficinas sistematizadas, cuando se anulen recibos por expedición de certificados, en razón a que este se expide de inmediato, es necesario anexar al recibo anulado el certificado expedido. En los certificados de opción “repetidos” el jefe de la división operativa o quien haga sus veces, verificará la necesidad de tal opción.

8. Los jefes o administradores de los centros de cómputo por ningún motivo deben reemplazar a los cajeros.

Medidas de seguridad que los señores registradores deben adoptar en desarrollo de la presente instrucción administrativa

Cuando el tope de efectivo en cada caja se acerque a montos considerables de acuerdo al criterio que cada oficina adopte bajo su responsabilidad, cada cajero depositará el dinero en una bolsa de manila, sellándola y estampando su firma, la cual entregará con el debido sigilo al cajero principal para que éste a su vez la deposite en caja fuerte que se ubicará en sitio distante de las ventanillas y de la zona de atención a usuarios.

Al final de la jornada, en presencia del jefe de la división administrativa o de quien haga sus veces y de los cajeros, cada cajero en particular contabilizará sus dineros cerciorándose que la bolsa se encuentre tal como la entregó.

Realizada esta operación, se llama a la transportadora de valores para que retire el dinero de la oficina. Se tomarán las máximas medidas de seguridad y siempre se evitará que haya usuarios o personas ajenas a la oficina de registro en la dependencia donde se efectúe este proceso de conteo.

En el evento que los recaudos sean considerables, en cualquier momento del día se llamará a la transportadora de valores, donde se preste éste servicio, para que retire los dineros conforme las necesidades así lo requieran.

Se le recuerda a los cajeros la prohibición de devolver dineros en efectivo, cuando haya sobrantes de valores pagados con cheque, sin que medie la correspondiente actuación administrativa. Cada oficina implementará los procedimientos para evitar estas devoluciones, preliquidando correctamente los valores a pagar por el usuario.

Del cumplimiento de la presente instrucción administrativa serán directamente responsables los señores registradores de instrumentos públicos en aplicación a lo establecido en el artículo 33 del Decreto 2158 de 1992, Resolución 233 del 29 de enero de 1998 al igual que la Ley 87 de 1993.

N. del D.: Esta instrucción administrativa va dirigida a registradores de instrumentos públicos del país.

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