INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 15 DE 2003 

(Junio 3)

Asunto: Régimen de las copias expedidas por los notarios.

(Nota: Derogada por la Instrucción 11 de 2011 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

La Unión Nacional del Notariado Colombiano me planteó algunas inquietudes sobre el régimen de expedición de copias de los notarios.

Una vez examinado el tema me permito absolverlas de la manera que sigue.

Facultad legal.

El artículo 3º del Decreto-Ley 960 de 1970, estatuto del notariado, referido a la competencia de los notarios previene en su ordinal 7º: “Expedir copias o certificaciones según el caso, de los documentos que reposen en sus archivos”.

En el título II, Del ejercicio de las funciones del notario, capítulo VIII, De las copias, del citado estatuto, aparece un conjunto normativo que preceptúa así:

Artículo 79 del Decreto-Ley 960 de 1970:

“El notario puede expedir copia total o parcial de las escrituras públicas y de los documentos que reposan en su archivo, por medio de la transcripción literal de unas y otros, o de su reproducción mecánica. La copia autorizada hace plena fe de su correspondencia con el original. (Las negrillas no son del texto).

Si el archivo notarial no se hallare bajo la guarda del notario, el funcionario encargado de su custodia estará investido de las mismas facultades para expedir copias”.

Artículo 80, del Decreto-Ley 960 de 1970. Modificado por el artículo 42 del Decreto-Ley 2163 de 1970:

“Toda persona tiene derecho a obtener copias auténticas de las escrituras públicas. Pero si se tratare de un instrumento en fuerza del cual pudiere exigirse el cumplimiento de una obligación, cada vez que fuere presentado, el notario señalará la copia que presta este mérito, que será necesariamente la primera que del instrumento se expida, expresándolo así en caracteres de estados, junto con el nombre del acreedor a cuyo favor la expide. (Las negrillas no son del texto).

En las demás copias que del instrumento se compulsen en cualquier tiempo, y salvo lo prevenido en el artículo 81 se pondrá por el notario una nota expresiva de ningún valor de dichas copias para exigir el pago o cumplimiento de la obligación, o para su endoso”.

Artículo 83, del Decreto-Ley 960 de 1970:

“Toda copia se expedirá en papel competente; para ello podrán emplearse medios manuales o mecánicos que garanticen entera claridad y ofrezcan las debidas seguridades”.

Artículo 84, del Decreto-Ley 960 de 1970:

“La copia comprenderá la integridad del instrumento y los documentos anexos, pero podrá limitarse a uno solo de los varios actos o contratos que pueda contener aquél, caso de no existir correlación directa entre ellos, o a piezas separadas de un expediente protocolizado o a uno o varios documentos independientes que formen parte del protocolo. El notario al expedir copia parcial expresará esta circunstancia y que lo omitido no guarda relación directa con lo copiado, o que se trata de piezas independientes o de documentos varios que se insertaron en el protocolo. La transcripción se hará en forma continua y sin dejar blancos o espacios libres, escribiendo en todos los renglones o llenando partes con rayas u otros trazos que impidan su posterior utilización; se iniciará con el número que tenga el original en el protocolo y su texto será el que aparezca una vez debidamente salvadas de las enmendaduras y correcciones, si fuere el caso”.

Y el artículo 41, del Decreto Reglamentario 2148 de 1983:

“Toda copia se expedirá en papel común por medios manuales o mecánicos. Al final se dejará constancia del número y fecha de la escritura a la cual corresponda si se tratare de copia parcial así se expresará”. (Las negrillas no son del texto).

Artículo 85, del Decreto-Ley 960 de 1970:

“Completa la copia, a renglón seguido se pondrá la nota de su expedición que indicará el número ordinal correspondiente a ella, los números de las hojas del papel competente en que ha sido reproducida, la cantidad de éstas y el lugar y la fecha en que se compulsa. Terminará con la firma autógrafa del notario y la imposición de su sello, con indicación del nombre y denominación del cargo. Todas las hojas serán rubricadas y selladas”.

Artículo 86, del Decreto-Ley 960 de 1970:

“Si se cometieren errores en las copias, se corregirán en la forma prevenida para los originales y lo corregido o enmendado se salvará al final y antes de la firma del notario; pero si se advirtieren después de firmada la copia, la corrección se salvará a continuación y volverá a firmarse por el notario, sin lo cual ésta no tendrá ningún valor; en tal caso, si la copia hubiere sido registrada se expedirá, además, un certificado para que en el registro se haga la corrección a que hubiere lugar”.

Algunas reglas sobre las copias

Las normas transcritas regulan en su integridad el tema de las copias que expiden los notarios de su protocolo. De manera precisa estos artículos establecen las reglas y procedimientos siguientes:

1.Derecho del usuario. Todas las personas pueden obtener copias auténticas de las escrituras públicas.

2. Qué copias pueden expedir los notarios. Pueden expedir copias totales o parciales de las escrituras públicas y de los documentos que reposan en sus archivos.

3. Cómo las expiden. Debe observarse que el papel competente exigido en el estatuto del notariado para las copias quedó definido como papel común en el decreto que lo reglamentó. Por ello, las copias se expiden en papel común. Se emplean medios manuales o mecánicos. Y al final se debe dejar constancia del número y la fecha de la escritura a la cual corresponda. Se advertirá también si es copia parcial.

Recuerde usted que todas las hojas de las copias deben ser rubricadas y selladas.

4. Procedimiento para las copias parciales. Como se vio la regla general es expedir las copias íntegras del instrumento y los documentos anexos, pero la ley previó la posibilidad de que se expidieran copias parciales de las escrituras públicas y de los documentos que reposan en el archivo del notario.

La expedición de las copias parciales exige del notario un riguroso apego al mecanismo establecido en la ley. Ello es comprensible por la necesidad de garantizar seguridad y certeza sociales y evitar la utilización interesada de documentos que salen de su contexto jurídico natural.

La ley, entonces, exige que cuando la copia solicitada sea parcial se limite a uno solo de los varios actos o contratos que contenga el instrumento correspondiente. Y este requisito lo condiciona a la no existencia de correlación directa entre tales actos o contratos. O a que constituyan piezas separadas de un expediente protocolizado.

El notario que expide una copia parcial está en la obligación de expresar esta circunstancia y decir que lo no copiado no tiene relación directa con lo copiado o que se trata de piezas independientes o de documentos varios.

No olvide usted, señor notario, que la utilidad es la medida del derecho y un acto mostrado de manera parcial genera confusión y puede ser utilizado para fines innombrables.

5. El efecto jurídico que producen las copias notariales. Las copias que expiden los notarios hacen plena fe de su correspondencia con el original.

6. Corrección de errores en las copias. Los errores que se cometieren en las copias se corregirán de la misma manera establecida en el estatuto para la corrección de originales y lo corregido o enmendado se salvará al final antes de la firma del notario.

Si el error se advierte después de firmada la copia, la corrección será a continuación y la volverá a firmar el notario.

En aquellos casos en los cuales la copia hubiere sido registrada con el error advertido posteriormente el notario deberá, además de corregirla, expedir un certificado para que en el registro correspondiente se haga la corrección a que hubiere lugar.

7. Además del notario quién puede expedir copias. La ley previó el caso en el cual el archivo notarial no se hallare bajo la guarda del notario. En la actualidad esta eventualidad se refiere a aquellos protocolos notariales que por disposición de la ley pasaron al Archivo General de la Nación. Para tal circunstancia dicha dependencia nacional o quien haga sus veces para el caso de algunos municipios está investido de la misma facultad que tiene el notario para expedir copias.

En el futuro esta facultad será útil para el establecimiento del sistema de archivos notariales compartidos, históricos y presentes, que estudia la Superintendencia de Notariado y Registro.

Otras conclusiones

El examen sistemático anterior muestra de manera inequívoca cómo la expedición de copias por parte de los notarios no es una función general derivada de las obligaciones de la Administración Pública y sus deberes correlativos al derecho de petición de informaciones. Se trata de un régimen particular y exclusivo que está en los fundamentos de la función notarial y su naturaleza fedataria.

Copias notariales y derecho de petición de informaciones

Debo referirme ahora a la consecuencia de este estudio sobre algunas instrucciones anteriores de la Superintendencia de Notariado y Registro. La administración en el propósito de establecer armonía entre las normas generales de estirpe constitucional y su desarrollo en el Código Contencioso Administrativo, no puede mediante el ejercicio del poder de instrucción crear figuras o procedimientos adicionales a determinada función pública. La función pública por definición es reglada. De esta característica surge certidumbre y confianza para los ciudadanos y preserva la igualdad de acceso al servicio.

El Código Contencioso Administrativo, en sus artículos 17, 18 y 19, regló lo atinente al derecho que tienen las personas de solicitar informaciones a las autoridades.

El simple examen de este conjunto legal muestra a las claras que se refiere a las oficinas públicas administrativas típicas. Les señala también el límite al derecho al preceptuar cómo hay documentos públicos, por razones diversas, sometidos a reserva. Y para el análisis que me ocupa en esta instrucción, en ningún caso riñen los citados artículos, con la normatividad notarial.

Es decir, el notario expedirá las copias ceñido a lo que establece el estatuto y las normas reglamentarias que consagran su función. Valga repetir: las copias serán auténticas, en papel común, por medios manuales o mecánicos, contendrán la integridad del instrumento o una parte del mismo, y se sujetarán a la tarifa prescrita en la ley.

Señor notario, espero que las consideraciones anteriores resulten útiles para este importante aspecto de su función y hago propicia la ocasión para reiterarle mis sentimientos de aprecio.

N. del D.: La presente Instrucción Administrativa va dirigida a los señores notarios.

(Nota: Derogada por la Instrucción 11 de 2011 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

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