Superintendencia de Notariado y Registro

INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 15 DE 2011 

(Septiembre 8)

Asunto: Manejo de documentos pertenecientes a escrituras públicas y protocolo notarial.

Con fundamento en las funciones de orientación que el Decreto 2163 de 2011, le adscribe al Superintendente de Notariado y Registro, para el desarrollo de sus objetivos, me permito solicitarles la mayor diligencia en el manejo de los documentos que hacen parte de proyectos escriturarios y del protocolo notarial como tal.

Se tiene conocimiento que por parte de algunos y entidades financieras “se ha generalizado la costumbre de remitir los protocolos notariales por parte de los apoderados o representantes en las ciudades diferentes a la Capital de la República, para la revisión previa a la firma de quien por dicha entidad debe suscribirla”.

El notario al permitir que el acto notarial se otorgue fuera del círculo notarial, genera graves consecuencias respecto de la validez del mismo, puesto que la competencia del notario está vinculada al círculo notarial asignado, quedando viciadas de nulidad, las actuaciones notariales efectuadas fuera del mismo como lo prevé el artículo 99 del Estatuto Notarial.

Sobre el particular, se precisa que el legislador ha contemplado con el mayor cuidado la custodia que los notarios deben efectuar sobre el protocolo y demás documentos que lo conforman, al disponer en el Capítulo II de la guarda y conservación de los archivos, del Decreto-Ley 960 de 1970, artículo 113:

“Los protocolos y libros de relación e índice serán custodiados con la mayor vigilancia por los notarios de cuyas oficinas no podrán sacarse. Si hubiere de practicarse inspección judicial sobre alguno de estos libros, el funcionario se trasladará con su secretario a la oficina del notario respectivo para la práctica de la diligencia”.

Es importante recordarles que el acto escriturario está concebido como una unidad formal, conforme lo dispone el artículo 9º del Decreto 2148 de 1983, razón por la cual toda la actuación debe efectuarse no sólo ante el notario del círculo elegido por los usuarios del servicio, sino, dentro del respectivo círculo donde este tiene competencia, para dar fe pública.

A su vez, el artículo 12 ídem, establece en lo pertinente:

“Los representantes legales de las entidades oficiales y particulares que tengan registrada su firma en la notaría, podrán ser autorizados por el notario para suscribir los instrumentos fuera del despacho”.

Por lo tanto, se les recuerda que ese registro sólo los habilita a suscribir el acto, dentro del respectivo círculo notarial, so pena de viciar de nulidad el respectivo documento.

En consecuencia y para evitar traumatismos en el proceso de perfeccionamiento de las escrituras y que ellas tengan plena firmeza, se hace necesario cumplir con los requisitos exigidos en las normas que regulan la actividad notarial y si es del caso, acudir a la figura del poder, cuando para el representante legal le es difícil desplazarse, al círculo notarial escogido.

Espero que las anteriores observaciones, sean atendidas en procura de la adecuada y eficiente prestación del servicio notarial.

N. del D.: Esta instrucción administrativa va dirigida a notarios del país.