Superintendencia de Notariado y Registro

INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 15 DE 2014 

(Diciembre 26)

Asunto: Procedimiento para consulta de alertas registrales sobre protección a población en riesgo de desplazamiento o en desplazamiento forzado por la violencia, procesos de justicia y paz y de restitución de tierras en el marco de la Ley 1448 de 2011, a través de la ventanilla única de registro, VUR.

Como es de su conocimiento dentro de los objetivos que conforme al artículo 161 de la Ley 1448 de 2011 tiene el sistema de atención y reparación a las víctimas, se encuentra el de garantizar la coordinación y la articulación interinstitucional entre las entidades del Estado, con la finalidad de lograr el cumplimiento del objeto de la ley de víctimas y restitución de tierras.

Para tales efectos, la Superintendencia de Notariado y Registro a través de la herramienta ventanilla única de registro, VUR, habilitó alertas registrales relacionadas con actos jurídicos inscritos en los folios de matrícula inmobiliaria, que referencian protección patrimonial a población en riesgo o en desplazamiento forzado por causa de la violencia, procesos de justicia y paz y procesos de restitución de tierras, que permitirán a los señores notarios y registradores, a través de la consulta de las matrículas inmobiliarias, identificar las situaciones antes relacionadas.

Siendo así, resulta de obligatorio cumplimiento para los señores notarios y registradores la utilización de la herramienta de “Alertas registrales de protección, restitución y formalización de tierras”, consultando el folio de matrícula inmobiliaria sobre el que se pretende otorgar o inscribir cualquier acto que afecte el bien inmueble objeto de un proceso de protección o de restitución, con antelación a la autorización del documento público o su inscripción en el registro inmobiliario.

Para tales efectos, se asignarán y habilitarán los usuarios y contraseñas que se requieran para su utilización.

Para el procedimiento referido es importante tener en cuenta lo siguiente:

• A las oficinas de registro de instrumentos públicos principales, se les asignará un usuario y una contraseña al registrador y al coordinador jurídico de la misma, y en las seccionales únicamente al registrador.

• A las oficinas de registro de instrumentos públicos solo se les permitirá realizar consultas de folios de matrícula inmobiliaria que identifiquen predios que hacen parte de su círculo registral. La delegada de registro realizará permanente seguimiento a los registros de usuarios para establecer el adecuado uso de la información.

• Es importante mencionar para la entrada en vigencia del presente instructivo, que el único círculo registral que se encuentra microfocalizado para atender solicitudes de restitución de tierras, que no permite la consulta a través de la ventanilla única de registro, VUR, es el círculo registral de la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de Chaparral. Por lo anterior, la superintendencia dispuso un link en la página de la entidad www.supernotariado.gov.co, en donde se podrán consultar la relación de los predios del círculo registral de la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de Chaparral sobre los que se han comunicado órdenes de suspensión y acumulación procesal, consulta que se realizará de la siguiente manera:

Ingrese a la página www.supernotariado.gov.co

Diríjase a link en información de interés “Delegada de tierras”:

IA 15 IM1
IA 15 IM1
 

Allí encontrarán un link que se denominará “Reporte Nº X - Suspensión y acumulación procesal nivel nacional fecha XX/XX/201X”, en donde podrán descargar el respectivo archivo con la relación diaria de los folios de matrícula inmobiliaria a nivel nacional, organizados por círculos registrales, sobre los que se haya solicitado suspensión y acumulación procesal dentro de los procesos de restitución o cualquier comunicación de trámites ordenada en su etapa administrativa o judicial, con el fin de que sea consultado cuando se presenten inconvenientes con la plataforma de la ventanilla única de registro, VUR, que impida hacer la consulta a través del módulo de “alertas registrales”. En atención al procedimiento en mención pueden consultar la Circular 1610 del 27 de octubre de 2014 expedida por esta delegada.

IA 15 IM2
IA 15 IM2
 

• Los señores notarios y registradores de instrumentos públicos tendrán la obligación de implementar el procedimiento operativo en su despacho notarial y registral, que permita el cumplimiento a lo aquí establecido, de tal manera que para el caso de las oficinas de registro de instrumentos públicos, los calificadores puedan acceder a la información publicitada a través de este módulo, con la debida trazabilidad de las consultas y el control respectivo.

• Como parte integrante del presente instructivo los notarios, registradores y funcionarios de las oficinas de registro de instrumentos públicos, encontrarán anexo el “Manual de usuario”, en el que se explica de manera detallada como ingresar al sistema y realizar las respectivas consultas.

De conformidad con lo anterior, y con el fin de recordar los efectos jurídicos de cada uno de los actos jurídicos publicitados en los folios de matrícula inmobiliaria y órdenes impartidas en el marco de protección a población en riesgo de desplazamiento o en desplazamiento forzado por causa de la violencia y procesos de restitución de tierras, que se van a visualizar en la herramienta “Alertas registrales de protección, restitución y formalización”, les recordamos algunos conceptos y procedimientos importantes en los temas tratados:

1. Medidas de protección individuales y colectivas.

Cuando se presenten hechos de violencia producidos por grupos armados al margen de la ley que perturban la convivencia, la paz y la posesión pacífica de los pobladores de una zona, vereda o región, los ciudadanos podrán recurrir a la herramienta jurídica-registral creada (Medida protección individual y colectiva) con el fin de impedir cualquier acción de enajenación o transferencia de títulos de propiedad de estos bienes, que se hagan contra la voluntad de los titulares de los derechos respectivos.

En este sentido existen dos rutas de protección, la individual, cuando el ciudadano solicita a la autoridad competente la protección de sus derechos; y la colectiva, cuando el Comité de justicia transicional, anterior Comité de atención integral a la población desplazada por la violencia, una vez analizada las condiciones de violencia, seguridad y presencia de grupos al margen de la ley, declara la zona en inminencia de riesgo o en desplazamiento forzado, protegiendo de manera colectiva los derechos de los propietarios o poseedores de los predios que hacen parte de la jurisdicción de la zona protegida.

1.1. Ruta colectiva.

Protección ruta colectiva
Código registral Naturaleza jurídicaDescripción y/o efecto jurídico
0470Abstenerse inscribir enajenaciones por declaratoria de inminencia de riesgo o desplazamiento forzado.Cuando el Comité de justicia transicional declara una zona en inminencia de riesgo el bien inmueble queda por fuera del comercio, hasta tanto no se levante la medida o se autorice la compraventa respectiva.
0929Declaratoria de inminencia de riesgo o desplazamiento forzado sobre territorio étnico.Cuando se declara una zona en inminencia de riesgo o desplazamiento forzado sobre territorio étnico, el bien inmueble queda por fuera del comercio, hasta tanto no se levante la medida o se autorice la compraventa respectiva.
0930Informe del comité de atención de la población desplazada de poseedor - ocupante o tenedor de predio.Alerta emitida por el Comité de justicia transicional en la que se informa de la situación de violencia, seguridad y presencia de grupos al margen de la ley en la zona, afectando los derechos patrimoniales de los ciudadanos.
0928Autorización de enajenar dada por el Comité de atención a la población desplazada.Autoriza las ventas que se vayan a efectuar en las veredas, municipios o corregimientos que se encuentren en desplazamiento forzado o en inminencia de desplazamiento.

1.2. Ruta Individual.

Protección ruta individual
Código registralNaturaleza jurídicaDescripción y/o efecto jurídico
0474Prohibición de enajenar derechos inscritos en predio declarado en abandono por el titular.Cuando el desplazado sea propietario inscrito o tenga derechos inscritos en la sexta columna, no se podrán inscribir actos de enajenación o transferencia, sin haberse cancelado previamente la medida. Dejando el predio por fuera del comercio.
0927Predio declarado en abandono poseedor, tenedor u ocupante.Cuando el desplazado sea poseedor, tenedor u por ocupante. La finalidad de esta anotación es publicitaria y no impide el registro de actos de señor y dueño que efectúe el legítimo propietario.

1.3. Procesos de justicia y paz.

Proceso de justicia y paz
Código registralNaturaleza jurídicaDescripción y/o efecto jurídico
0177Sentencia de extinción de dominio en proceso de justicia y paz - Ley 975 de 2005.Decisión final que afecta derechos de propiedad sobre un bien inmueble sujeto a proceso de justicia y paz.
0178Resciliación de negocio jurídico en proceso de justicia y paz - Ley 975 de 2005.Alerta sobre la extinción de las obligaciones contraídas en negocios jurídicos que afectan derechos de propiedad sobre un bien inmueble que se encuentra en proceso de justicia y paz.
0479Suspensión provisional a la libre disposición de dominio en proceso de justicia y paz - Ley 975 de 2005.Medida cautelar de sustracción provisional del comercio del predio hasta la promulgación de la sentencia.
0480Inscripción de denuncia de desplazamiento y usurpación de bienes.Medida cuya finalidad es publicitar el hecho que un ciudadano ha realizado una denuncia de desplazamiento y usurpación del bien inmueble en cuestión.
0932Bienes entregados por postulados para reparación de víctimas.Medida cuya finalidad es publicitar el hecho que el bien inmueble en cuestión fue entregado por postulados para reparación a las víctimas y fue recibido por el fondo dispuesto para dicho fin, tal como se encuentra consagrado en la ley.
0507Bienes recibidos por el Fondo para Reparación de Víctimas.
0931Bienes denunciados ante la fiscalía como despojados.Medida cuya finalidad es publicitar la situación que el bien inmueble ha sido denunciado ante la fiscalía como despojado.
0486Embargo en proceso de justicia y justicia y paz.Medida cautelar que restringe la transferencia de dominio o enajenación del bien inmueble hasta su cancelación.

2. Órdenes impartidas en la fase administrativa y judicial del proceso de restitución de tierras (L. 1448/2011).

2.1. Fase administrativa. Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas.

Restitución de tierras despojadas en la etapa administrativa
Código registralNaturaleza jurídicaDescripción y/o efecto jurídico
0482Protección jurídica del predio artículo 13 número 2 Decreto 4829 de 2011.Medida cuya finalidad es publicitar que el predio fue solicitado en restitución. No deja por fuera el bien inmueble del comercio.
0933Predio ingresado al registro de tierras despojadas artículo 17 Decreto 4829 de 2011.Medida publicitaria, cuya finalidad es indicar que la solicitud de restitución fue aceptada y se da inicio formal al trámite de restitución.
0934Identidad de inmueble en proceso de restitución de tierras 2 artículo 13 Decreto 4829 de 2011.Código registral utilizado para identificar aquellos predios que no cuentan con folio de matrícula inmobiliaria y que son solicitados en procesos de restitución de tierras.

2.2. Etapa judicial. Jueces civiles del circuito y magistrados especializados en restitución de tierras.

Conforme lo consagran los literales a) y b) del artículo 86 de la Ley 1448 de 2011 en el auto admisorio de la solicitud de restitución de tierras, el juez se pronuncia sobre la admisión de la solicitud y la sustracción del comercio del predio; la primera de ellas con efectos publicitarios y la segunda con la finalidad de sustraer del comercio el inmueble. Órdenes estas que una vez comunicadas a la oficina de registro de instrumentos públicos deben publicitarse en la matrícula inmobiliaria que identifique registralmente el predio solicitado en restitución.

Órdenes contenidas en fallos proferidas en procesos de restitución de tierras
Código registralNaturaleza jurídicaDescripción y/o efecto jurídico
0483Admisión solicitud de restitución de predio literal a) artículo 86 Ley 1448 de 2011.Medida cuya finalidad es publicitar la admisión de la solicitud de restitución de tierras.
0484Sustracción provisional del comercio en proceso restitución literal b) artículo 86 Ley 1448 de 2011.Medida de sustracción provisional del comercio del predio solicitado en restitución hasta la promulgación de la sentencia.

2.3. Suspensión y acumulación procesal.

A su vez, el parágrafo del literal c) del artículo 86 de la citada ley, establece como adicionales a las medidas de inscripción de la solicitud de restitución y sustracción del comercio del predio, la suspensión y acumulación procesal, orden esta que una vez comunicada a la entidad debe darse a conocer a los señores notarios y registradores de instrumentos públicos, a fin de que suspendan cualquier trámite notarial o administrativo que se solicite sobre el predio requerido en restitución, remitiendo los documentos a la autoridad judicial especializada en restitución que tenga a su conocimiento el asunto; para cuyo cumplimiento ha sido desarrollada la herramienta que se pone a su conocimiento a través del presente instructivo.

2.4. Decisión del proceso de restitución.

El artículo 91 de la Ley 1448 de 2011 especifica las órdenes que deben implementarse en los fallos proferidos en los procesos de restitución de tierras, algunas de ellas, a publicitarse en el folio de matrícula inmobiliaria que identifique el inmueble restituido o concedido en compensación; para acatar dichas órdenes se han creado, entre otros, los siguientes códigos de naturaleza jurídica.

Órdenes contenidas en fallos proferidas en procesos de restitución de tierras
Código registralNaturaleza jurídicaDescripción y/o efecto jurídico
0182Restitución derecho de dominio.Cuando el restituido perdió el vínculo jurídico con el bien inmueble, durante el despojo.
0183Transferencia de dominio por compensación en especie.Procede cuando no es posible la restitución material del inmueble inicialmente solicitado en restitución, entregándole a la víctima un inmueble de similares características.
0620Restitución material al poseedor.Procede cuando el solicitante de la restitución no tiene pleno derecho de dominio sobre el bien inmueble, y no se ordena en el fallo la formalización de sus derechos sobre el inmueble.
0621Compensación inmueble en proceso de restitución literal J9 artículos 91 y 97 Ley 1448 de 2011.Procede cuando no es posible la restitución material del inmueble inicialmente solicitado en restitución, entregándole a la víctima un inmueble de similares características, reconociendo derechos de posesión y/u ocupación, ordenando las razones necesarias para su formalización y/o legalización.
0935Restitución material al propietario del inmueble.Procede cuando el solicitante de la restitución no ha perdido el vínculo jurídico con el bien inmueble, y continúa siendo el propietario.

2.5. Medidas ordenadas para garantizar el uso, goce y disposición de los inmuebles restituidos.

Atendiendo lo dispuesto en el artículo 102 de la Ley 1448 de 2011, los jueces y magistrados especializados en restitución de tierras, aun después de dictar sentencia, conservan competencia para ordenar las medidas que consideren pertinentes para garantizar el uso goce y disposición de los inmuebles restituidos. A su vez el literal p) del artículo 91 de ley antes citada, determina que en los fallos proferidos en los procesos de restitución, el funcionario de conocimiento puede ordenar las medidas necesarias para garantizar la efectividad de la restitución jurídica y material del bien inmueble y la estabilidad en el ejercicio y goce efectivo de los derechos de las personas reparadas.

Es así como, el artículo 101 dispone como mecanismos de protección a la restitución la prohibición de realizar cualquier negociación entre vivos sobre el inmueble, dentro de los dos (2) años siguientes a la fecha de ejecutoria de la sentencia o de entrega del inmueble, salvo para respaldar créditos a nombre del titular del derecho restituido, otorgados por entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera, creándose para tales efectos en la superintendencia el código de naturaleza jurídica.

Órdenes contenidas en fallos proferidas en procesos de restitución de tierras
Código registralNaturaleza jurídicaDescripción y/o efecto jurídico
0361No negociable por acto entre vivos dentro de los dos años siguientes a la ejecutoria de la restitución o entrega del inmueble.Limita toda negociación del bien inmueble restituido, dentro de los dos años siguientes a la ejecutoria de la sentencia de restitución o la entrega material del bien inmueble.

3. Comunicaciones de trámites durante la fase administrativa, y posteriores al fallo, relacionados con los inmuebles solicitados en restitución o restituido.

El artículo 95 de la ley, hace mención a la acumulación procesal, entendiéndose como el ejercicio de concentración en este trámite especial de todos los procesos y actos judiciales, administrativos o de cualquier otra naturaleza que adelante autoridades públicas o notariales, en los que se hallen comprometidos derechos sobre el predio solicitado en restitución.

De igual manera, el juez o magistrado especializado en restitución de tierras en aras de impedir que se presente de nuevo las circunstancias de desplazamiento o que se obstaculice el ejercicio de derechos sobre el inmueble restituido, puede ordenar las medidas que considere pertinentes. Para tales efectos algunos despachos judiciales ordenarán que a través de la Superintendencia de Notariado y Registro los señores notarios y registradores de instrumentos públicos comuniquen cualquier trámite que se pretenda realizar sobre el inmueble.

De conformidad con lo anterior, en el módulo del VUR, una vez se ingrese la matrícula inmobiliaria, se podrá visualizar tanto la información contenida en el folio de matrícula inmobiliaria relacionada como la relacionada con las órdenes comunicaciones, suspensión y acumulaciones procesales; de tal manera que, a través de él se puede descargar la comunicación remitida por la Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas, el juzgado o tribunal civil especializado en restitución de tierras, como se puede ver a continuación:

Alertas, comunicaciones, suspensiones y acumulaciones procesales
OrigenDescripciónFechaDocumento
Juzgado Segundo Civil del Circuito Especializado en Restitución de Tierras de Villavicencio.Suspensión y acumulación procesal.2014-3-11Descargar

Es importante indicar, que la superintendencia delegada para la protección, restitución y formalización de tierras, como administrador de las alertas antes mencionadas, se encargará de la habilitación y cargue de las alertas de comunicaciones, suspensión y acumulaciones procesales, lo mismo que de la deshabilitación de las mismas una vez se comunique la respectiva orden judicial; de igual manera, en la alerta se puede visualizar la fecha en que se realizó el cargue de la comunicación. Por su parte, las alertas relacionadas con actos jurídicos publicitados en los folios de matrícula inmobiliaria relacionados con protección a población en riesgo de desplazamiento o en desplazamiento forzado por causa de la violencia, procesos de justicia y paz y de restitución de tierras, se inhabilitarán automáticamente una vez el sistema identifique la inscripción con el código de naturaleza jurídica correspondiente en el folio de matrícula inmobiliaria afectado.

Se les recuerda a los notarios, registradores y demás funcionarios de las oficinas de registro de instrumentos públicos de todo el país, las implicaciones disciplinarias y penales en las que se podrían incurrir en el desarrollo de actuaciones que afecten derechos de las víctimas, de conformidad con el capítulo V, artículos 178, 179 y 180 de la Ley 1448 de 2011, y las demás leyes que regulan la materia.

Dada la naturaleza especial de los objetivos que orientan la ley de víctimas y restitución de tierras, en virtud de que a través de ella se pretende proteger los derechos de las personas desplazadas o restituidas en sus derechos a causa del mismo fenómeno, agradecemos el cumplimiento oportuno, eficiente y eficaz de los contenidos de las disposiciones normativas antes citadas y la utilización y aplicación del procedimiento de la herramienta “Alertas registrales de protección y restitución”.

N. del D.: La presente instrucción administrativa va dirigida a registradores de instrumentos públicos, funcionarios calificadores y notarios del país.