INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 16 DE 2003 

(Junio 6)

Asunto: Informe estadístico

A la fecha se han venido detectando inconsistencias en el suministro de la información requerida mediante Instrucción Administrativa 3 de febrero 27 de 2003. Anexo nuevamente formato “informe estadístico notarial”.

En este orden de ideas, me permito precisarles lo siguiente:

1. Son muchos los notarios que diligencian mal el denominado informe estadístico porque relacionan, cantidad de escrituras con valores de aportes, los cuales no concuerdan con las cifras consignadas en los volantes de pago que realizan en los bancos, lo cual dificulta la conciliación bancaria.

2. Igualmente no adjuntan al informe los anexos correspondientes a la Dirección de Impuestos y Aduanas, o no envían el informe estadístico notarial, con el diligenciamiento de estos datos y en otros casos, solamente envían los documentos ante la DIAN sin que se sirvan realizar oficio alguno explicando las razones por las cuales no fueron remitidos con el formato.

3. Todos los notarios deben adjuntar con el informe estadístico notarial los volantes de los pagos por concepto de aportes y recaudos, identificando en el mismo, nombre de la notaría, mes y concepto al cual corresponde el pago, como los de la DIAN, a fin de evitar las anomalías que se han detectado. De la misma manera deben determinar los valores de los aportes y recaudos al tenor de los dispuesto en la Resolución 4105 de diciembre 17 de 2002.

4. Así mismo la información debe ser legible ya que la mayoría enviada, no permite establecer con precisión las cuantías señaladas y los datos suministrados.

Como consecuencia de lo anteriormente expuesto se dispone:

a) Deben tener en cuenta que la Superintendencia de Notariado y Registro no aceptará el diligenciamiento de un formato diferente al que les fue enviado con la Instrucción Administrativa 3 de febrero 27 de 2003, la cual contiene el manual de diligenciamiento, para que en este informe elaboren todos los campos necesarios y no agreguen otros no establecidos;

b) Se recuerda nuevamente, que el plazo del envío de la información, es dentro de los primeros quince días del mes siguiente al reportado, al tenor de lo dispuesto en el artículo 122 del Decreto 2148 de 1983 y en la Resolución 1041 de 2003. La información no enviada dentro de estos términos legales dará lugar a que se pierda el derecho al subsidio como lo dispone la norma y a la respectiva investigación disciplinaria;

c) Con fecha 26 de mayo de 2003, este despacho dio a conocer la Circular 41, ante lo cual se reitera lo pertinente a las inconsistencias encontradas en la información presentada por algunos notarios. Por tal razón, por única vez, se permitirá que los notarios, antes del 15 de junio del año en curso, corrijan la información enviada.

Advirtiéndoles nuevamente, que esta información sirve de base para el cálculo del subsidio y debe ser reportada de manera real y fidedigna.

Finalmente se les recuerda que, toda la información debe ser remitida al grupo estadística notarial de la superintendencia delegada para el notariado.

Agradezco que se tome atenta nota de lo anterior y se corrijan la falencias que se han venido señalando, a fin de lograr la buena marcha de las diferentes áreas de esta entidad, a las que se distribuye la información y especialmente a las que tienen que realizar los pagos de subsidios.

N. del D.: La presente instrucción administrativa está dirigida a los notarios.

NOTA: El formato “Informe estadístico notarial” puede ser consultado en la respectiva entidad.

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