INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 17 DE 1997 

(Agosto 27)

El director general del Instituto Nacional de Vías ha solicitado a esta entidad se estudie la posibilidad de celebrar un convenio interadministrativo cuyo objeto es el intercambio de esfuerzos para el registro oportuno sobre la adquisición masiva de predios que se requieren para la ampliación de la infraestructura vial del país, así como la obtención de los certificados de libertad y tradición requeridos por la subdirección de valorización y peaje para adelantar los trámites relacionados con el registro de los actos administrativos que fijan contribución de valorización y los procesos a que hubiere lugar en el cobro judicial de los gravámenes referidos, para lo cual es necesario establecer conjuntamente los mecanismos que permitan agilizar el proceso mencionado. En consecuencia este despacho previa concertación general, fundada en la petición del director general del citado organismo considera:

1. El funcionario competente del Invías para el efecto concretará la tarea a realizar y designará a través del medio más idóneo al servidor público, contratista o representante de la firma consultora que ha de adelantar los trámites ante la oficina de registro correspondiente de tal forma que exista plena identificación de los individuos y del universo de trabajo.

2. El Invías suministrará a las oficinas de registro el recurso humano y técnico necesario para atender las peticiones que se eleven en relación con la consulta de archivos de tal manera que cuando el volumen de solicitudes de esa entidad lo ameriten, no se altere la normal prestación del servicio registral.

3. La ejecución de lo propuesto por Invías requerirá de la autorización previa del registrador, a cuyo cargo se encuentre la respectiva oficina, para efectos de adelantar las labores de búsqueda de folios, de determinación de la tradición, de expedición de certificados y de mecanografía, necesaria en la culminación del proceso de registro.

4. Para el logro de los objetivos propuestos, es necesario que el registrador determine la necesidad o no de aceptar la colaboración ofrecida por el instituto para el desarrollo de la actividad adicional de investigación y confrontación de archivos, proyectada a lograr la certeza requerida de la información, estableciendo los mecanismos de control y supervisión adecuados.

5. Cuando la oficina de registro consultada cuente con folio sistematizado de matrícula inmobiliaria, el Invías deberá relacionar en medio magnético, o en archivos planos la información necesaria requerida para despachar las solicitudes acogiéndose a las especificaciones técnicas establecidas por la oficina asesora de planeación e informática de esta entidad. En cuanto a las oficinas que aún cuentan con procesos manuales, deberá enviarse un listado que incluya los siguientes datos: nombre del propietario y cédula de ciudadanía, ubicación y/o dirección del inmueble.

6. En el evento de las oficinas de registro sistematizadas, el Invías o las firmas consultoras enviarán a ellas, además del acto administrativo que fije el gravamen de valorización, un archivo plano en disquete que contenga la información necesaria para el registro de la contribución de valorización en los folios de matrícula inmobiliarias; en las oficinas con proceso manual se hará entrega del acto administrativo correspondiente. En cualquier circunstancia el Invías se acogerá a lo dispuesto por el Decreto 1250 de 1970 acerca de la presentación ante las oficinas de registro de un mínimo de dos ejemplares de los documentos (escrituras o actos administrativos de valorización) y el aporte de los datos de registro o matrícula de los inmuebles, o en su defecto los datos del antiguo sistema, en todo caso, cualquier documento debe reunir los demás requisitos de ley que hagan posible su aceptación en el registro inmobiliario.

7. Es necesario definir conjuntamente con los representantes del Invías la programación correspondiente a cada una de las fases de los procesos que se generen para concretar el registro de las escrituras, las resoluciones de valorización, así como la expedición de los certificados de tradición que se requieren.

Agradezco a ustedes señores registradores, la colaboración e iniciativas pertinentes a fin de lograr mejores niveles de eficiencia y de transparencia en la administración y prestación del servicio, no sólo de la entidad sino de la comunidad en general.

N. del D.: Esta instrucción administrativa va dirigida a registradores de instrumentos públicos del país.

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