INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 01-17 DE 2001 

(Junio 8)

Establecimiento del sistema de control interno

De conformidad con los artículos 209 y 269 de la Constitución Política, en concordancia con lo dispuesto en las leyes 42 y 87 de 1993, 489 de 1998; los decretos 2158 de 1992, artículo 10, 1826 de 1994, 2145 de 1999, 2539 de 2000, las directivas presidenciales 2 de 1994, 01 de 1997, 08 de 1999 y 04 de 2000, así como la Resolución 1489 de 1994, la Superintendencia de Notariado y Registro, como parte integrante de la administración pública debe responsabilizarse del control y supervisión de sus operaciones y del cumplimiento de los objetivos que debe lograr en función de los planes por ella definidos.

1. Sistema de control interno

Definición

De acuerdo con el artículo 1º de la Ley 87, se define el control interno como “el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas y objetivos previstos”, estableciendo además, que “el ejercicio del control interno debe consultar los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales”.

2. Componentes del sistema de control interno

Forman parte del sistema de control interno, los siguientes elementos, los cuales deberán ser implementados y desarrollados para garantizar tanto la salvaguarda y el uso racional de los recursos asignados a la superintendencia, como el cumplimiento de los objetivos y metas previstos:

A. Planeación

Es el proceso mediante el cual la entidad determina el estado que quiere alcanzar en un período determinado de tiempo. Este proceso comprende la identificación de la misión, la ponderación de los recursos disponibles y la formulación de políticas, objetivos, metas y estrategias.

Misión es la formulación explícita de los propósitos de la organización, así como la identificación de sus tareas y los actores participantes en el logro de sus objetivos. Dado que la misión identifica la razón de ser de la entidad, deberá ser difundida y aceptada por todos y cada uno de los funcionarios.

Políticas son las guías a través de las cuales se logran los objetivos y metas de la organización.

Objetivos son los resultados a largo plazo que la organización espera lograr para hacer real la misión. Estos objetivos pueden ser globales (generales) o funcionales (específicos).

Metas son los resultados específicos, medibles y cuantificables a alcanzar en un período expresamente definido, con el propósito de lograr objetivos tanto generales como funcionales.

Estrategias son los medios y recursos a través de los cuales se logran los objetivos de la organización.

La planeación, como elemento constitutivo del sistema de control interno, reviste una importancia fundamental, porque de allí parte el plan rector que traza y determina el rumbo que debe seguir la entidad en un período determinado; por consiguiente, debe estar presente en todas las instancias de la organización.

B. Organización

Es la definición de la estructura orgánica de la entidad, mediante la cual se agrupan las funciones, actividades y responsabilidades que se deben cumplir para lograr los objetivos institucionales.

La organización debe determinar los niveles de autoridad o líneas de mando, coordinación, supervisión y comunicación entre las diferentes dependencias, delimitando en forma precisa y clara la responsabilidad que cada funcionario debe ejercer sobre procesos y recursos y determinando la interrelación entre dependencias y funcionarios.

C. Procedimientos

Es la descripción detallada de todas las funciones, operaciones y actividades que se realizan. Deben llevar implícitos la determinación de los puntos de control que aseguren el uso eficiente y racional de los recursos disponibles para garantizar que todas las actuaciones, transacciones u operaciones, ya sean administrativas, financieras u operativas, estén plenamente reconocidas y autorizadas, de acuerdo con los planes y objetivos institucionales.

D. Información

Es la presentación de datos elaborados en forma clara, concisa, veraz y oportuna, necesarios para la toma exitosa de decisiones.

Llegar a una información que reúna los atributos descritos, exige la conformación de un sistema que le defina objetivos, responsabilidades sobre su procedimiento y su uso, que coordine y relacione las diferentes fuentes y que aplique modernas tecnologías de procedimiento de información.

Para efecto de los procesos de toma de decisiones, control y ajustes, se tendrán en cuenta informes contables, financieros, presupuestales, estadísticos, operativos, datos históricos y cualquier otra información que permita evaluar el cumplimiento de objetivos y metas.

E. Administración de personal

Comprende los procesos de selección, vinculación, inducción, capacitación, desarrollo y bienestar social, tendientes a garantizar la suficiencia, idoneidad y competencia de los funcionarios al servicio de la entidad.

F. Control

Autocontrol, concebido como el conjunto de mecanismos de comprobación, seguimiento, y autoevaluación aplicados en los procesos administrativos de las diferentes dependencias, tanto por los jefes respectivos, como por cada funcionario dentro de su ámbito de acción y responsabilidad.

Evaluación del sistema, consiste en la revisión, seguimiento, supervisión y análisis crítico que se ejerce sobre el sistema de control interno, conducente a la formulación de propuestas renovadoras, no sólo para el mismo sistema, sino para toda la entidad. Su ejercicio se hará a través de mecanismos idóneos, mediante la ejecución de programas de auditoría y la aplicación de indicadores de gestión.

3. Objetivos del sistema de control interno

a) Asegurar que los planes y políticas obedezcan a las necesidades internas y externas de la entidad.

b) Salvaguardar los activos y recursos de la superintendencia, evitando la destrucción del capital social.

c) Promover la eficiencia, eficacia y economía de todas las operaciones de la entidad, mediante la adecuada ejecución de funciones y actividades previstas para el logro de la misión institucional.

d) Garantizar el uso correcto de los recursos, conforme a los objetivos de la entidad.

e) Garantizar la oportuna y veraz obtención y suministro de información.

f) Contar con mecanismos de prevención de riesgos, y de detección y corrección de las desviaciones que puedan presentarse y que afecten el cumplimiento de los objetivos y metas de la entidad.

g) Asegurar la suficiente idoneidad y eficiencia del recurso humano al servicio de la entidad.

h) Velar porque se disponga de mecanismos que faciliten el control ciudadano de la gestión de la entidad.

4. Características y responsabilidades del sistema de control interno

a) El sistema de control interno no debe ser concebido como un área funcional independiente y especializada, sino como parte integrante de los sistemas de planeación, contable, financiero, de personal, de información y de ejecución de las actividades de la entidad.

b) Las transacciones y operaciones que realice la superintendencia sólo podrán ser ejecutadas por aquellos funcionarios que actúen dentro de los límites de su competencia.

c) Todas las transacciones deben registrarse en forma exacta, veraz y oportuna de tal manera que permita preparar informes operativos, técnicos, administrativos y financieros.

d) Corresponde al Superintendente de Notariado y Registro, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el sistema de control interno.

e) La oficina de planeación e informática es responsable de:

• Diseñar y coordinar el proceso global de planificación, así como su evaluación y seguimiento.

• Dirigir la realización de estudios sobre organización y desarrollo administrativo de la entidad, simplificación, agilización y modernización de trámites y procedimientos y demás asuntos relacionados con la gestión, organización y métodos de trabajo.

• Dirigir el diseño, implantación y administración del sistema de información de la entidad.

f) Los superintendentes delegados, secretario general, jefes de oficina, registradores principales y registradores seccionales son responsables por el control interno ante el Superintendente de Notariado y Registro.

g) Los jefes de división son responsables por el control interno de su unidad, ante el jefe de la correspondiente repartición organizativa de la cual depende, y los coordinadores de grupo y demás funcionarios, lo serán ante su superior inmediato.

h) La oficina de control interno de la Superintendencia de Notariado y Registro es una dependencia asesora encargada de evaluar en forma independiente el sistema de control interno de la entidad, de proponer al Superintendente de Notariado y Registro las recomendaciones para optimizarlo y de ejercer la auditoría interna.

i) Cada jefe de dependencia debe responder por:

— Proponer y ejecutar planes de desarrollo y operativos de la dependencia e informarlos a la oficina de planeación e informática para su consolidación.

— La asignación de funciones y responsabilidades a cada funcionario con la naturaleza del cargo evitando que los pasos de una transacción u operación, se concentren en una sola persona.

— Ejecutar las actividades de acuerdo con los manuales de procedimientos implantados en la dependencia.

— La adopción de un sistema de organización adecuado para ejecutar las actividades propias de la dependencia.

— La delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad.

— La protección y racional utilización de los recursos asignados.

— La dirección, administración, supervisión y control del personal a cargo.

— El establecimiento de controles al proceso de ejecución.

— El adecuado uso y mantenimiento de los sistemas de información inherentes a la dependencia y la utilización de formatos que agilicen los trámites.

— El diseño y utilización de instrumentos de evaluación de su gestión.

— La aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones practicadas por la oficina de control interno en las dependencias de la administración central y/o por la superintendencia delegada para el registro de instrumentos públicos en las oficinas de registro.

j) Las políticas, planes, objetivos, funciones, procedimientos y operaciones debe ser acatados por los funcionarios pertenecientes a todos los niveles jerárquicos de la superintendencia.

k) El control interno se debe concebir y organizar para que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad y en particular de las asignadas a aquel los que tengan responsabilidad de mando.

5. Misión de la oficina de control interno

La oficina de control interno vela por la salvaguarda y racional utilización de los recursos que maneja la superintendencia y propende por el mejoramiento permanente del talento humano, de todos sus procesos y de la calidad de los servicios que presta.

6. Función general de la oficina de control interno

La función general de la oficina de control interno consiste en evaluar la aplicabilidad, idoneidad y suficiencia del sistema de control interno en toda la entidad, mediante el ejercicio de programas de auditoría y la prestación de las asesorías requeridas para el mantenimiento y mejoramiento del mismo.

7. Orientaciones generales

La presente instrucción deberá ser analizada y comentada en cada dependencia por el jefe y sus colaboradores, iniciando las acciones que sean necesarias para la implantación del control interno. Para ello podrán contar con la asesoría permanente de la oficina de control interno.

Esta instrucción deroga las instrucciones administrativas 21 de 1991 y 14 de 1994.

N. del D.: Esta instrucción administrativa va dirigida a superintendentes delegados, secretario general, jefes de oficina, registradores principales, jefes de división, coordinadores de grupo y demás funcionarios.

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