Superintendente de Notariado y Registro

INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 17 DE 2015 

(Noviembre 12)

Tema: Validación de papel de seguridad de los instrumentos públicos sometidos a registro.

(Nota: Véase Instrucción Administrativa 18 de 2015 de la Superintendente de Notariado y Registro)

La Superintendencia de Notariado y Registro, en ejercicio de las funciones de inspección, vigilancia y control sobre las oficinas de registro de instrumentos públicos del país, a través de la Resolución 11888 del 21 de octubre de 2015, adoptó el uso por parte de las oficinas de registro de instrumentos públicos del país, de marcadores que contienen hipoclorito de sodio, como herramienta que permita brindar seguridad a los ciudadanos en la validación del papel notarial de las escrituras públicas que se radiquen físicamente en las mencionadas oficinas de registro.

Para su debida utilización a partir del 17 de noviembre de 2016, a continuación se indica el procedimiento a seguir por parte de las oficinas de registro a su cargo:

1. Entrega de elementos de validación.

A través de la dirección administrativa y financiera de la entidad, se coordinará la entrega a las oficinas de registro de instrumentos públicos del país, de marcadores que contienen hipoclorito de sodio a través de los cuales se efectuará la validación de las hojas de las escrituras públicas que se radiquen en cada ORIP.

2. Procedimiento de validación.

El procedimiento que se establece solo deberá aplicarse a las escrituras públicas que sean radicadas físicamente, ante las oficinas de registro de instrumentos públicos del país.

Los funcionarios deberán velar por el adecuado y responsable uso de los elementos entregados para la validación de documentos, descritos en esta instrucción administrativa en concordancia con el “instructivo validación papel de seguridad escrituras públicas —agosto de 2015— Versión 1.0” adjunto a la presente, e informarán al registrador cualquier anomalía que se presente al emplear este procedimiento.

2.1. Durante la radicación.

a. Durante el proceso de radicación de documentos, el funcionario encargado deberá trazar una línea de aproximadamente cinco (5) cm, en la parte superior derecha de la primera hoja, de la(s) que contenga(n) las firmas y otras aleatoriamente, debiendo ser como mínimo en cinco (5) hojas de la escritura.

Una vez realizado este procedimiento, el papel de seguridad reacciona produciendo un tono marrón donde se marcó, tal como se detalla a continuación:

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Si transcurridos veinte segundos, el papel no reacciona, se presumirá que el papel no es de seguridad y por consiguiente es inválido.

b. Si se observa que las hojas del documento reaccionaron conforme se señaló con anterioridad, se procederá a la radicación del documento para continuar con el trámite respectivo.

c. Efectuado el proceso de verificación, si el papel no reacciona a la marca realizada, el funcionario que verificó el procedimiento, deberá informar esta situación, al coordinador jurídico (si es el caso) o al señor(a) registrador de no existir coordinación jurídica, quien se encargará de realizar una segunda validación del documento mediante el código QR, tal como se detalla en el “instructivo validación papel de seguridad escrituras públicas —agosto de 2015— Versión.1.0”.

Si definitivamente no coincide tampoco el código QR del papel notarial, se procederá a registrar los datos personales de quien realiza el trámite y se le hará saber que, por no tener, el documento, la calidad de instrumento público, el mismo se digitalizará quedando bajo la custodia de la oficina de registro de instrumentos públicos y no iniciará el trámite de registro hasta tanto no se tenga la validación por parte de la notaría que presuntamente protocolizó la escritura.

2.2. Solicitud a notaria para validación y denuncia.

Una vez conocido el caso, el registrador, deberá inmediatamente oficiar a la notaría que presuntamente autorizó o expidió la escritura con el fin de que certifique si dicho documento fue autorizado por esta.

El notario emitirá la certificación a la mayor brevedad posible dirigida al registrador, acompañándola con copia de la escritura que figura en el protocolo notarial, si es el caso.

En el evento que el notario certifique que NO expidió o autorizó el documento, el registrador deberá presentar la respectiva denuncia ante la autoridad competente teniendo como soporte el documento que se pretendió radicar en su oficina, así como la certificación dada por el notario.

4. Responsabilidad de los registradores y reporte la Superintendencia de Notariado y Registro.

El registrador será el directo responsable de la realización del procedimiento anteriormente descrito para cada una de las escrituras, que se presenten a registro en la ORIP a su cargo.

De los casos y denuncias presentadas respecto a no validez de escrituras, el registrador deberá elaborar y enviar informe mensual por escrito a la superintendencia delegada para el registro para el seguimiento respectivo.

N. del D.: Esta instrucción administrativa va dirigida a registradores de instrumentos públicos del país.

Instructivo validación papel de seguridad escrituras públicas

Agosto de 2015

Versión.1.0

Tabla de contenido

1. Propósito 3

2. Alternativas de verificación 3

2.1. Condiciones físicas del papel 3

2.2. Reacción química 3

2.3. Validación código QR 4

1. Propósito.

Con el fin de minimizar el riesgo que tienen las oficinas de registro en cuanto a la contingencia de adulteración total o parcial de una escritura pública expedida por un notario, la Superintendencia de Notariado y Registro, puso en marcha la implementación de medidas preventivas que permitan cumplir este propósito.

2. Alternativas de verificación.

2.1. Condiciones físicas del papel.

El papel de seguridad dispuesto por los notarios del país cuenta con las siguientes características físicas:

• Tamaño: Carta reglamentario: (21,59 cm x 27,94 cm)

• Papel: Papel marca de agua de 90 gr sin blanqueador óptico, reactivo a los compuestos clorados y solventes orgánicos, con micro fibrillas fluorescentes multicolor y con marcas de agua de uso exclusivo de la UCNC en toda el área.

• Impresión frontal: Una tinta azul Pantone 2925C para márgenes, escudos y textos.

• Márgenes: 3 cm (superior e izquierda), 2 cm (derecha) y 0,9 cm inferior.

• Logos: UCNC, parte superior izquierda (2,3 cm x 2,3 cm). Escudo de la República de Colombia, centro de la hoja (6,6 cm x 6,5 cm)

• Código de barras: negro, su referencia es código bidimensional quick response, o simplemente código QR, ubicado en el borde superior derecho.

Estas condiciones se muestran en la página 7 del presente documento, para ello el registrador de la oficina de instrumentos públicos deberá dar instrucciones a los funcionarios para que mediante una valoración visual y táctil realice una validación sobre las características anteriormente relacionadas.

2.2. Reacción química.

El registrador de la oficina de instrumentos públicos deberá dar instrucciones a los funcionarios para que, mediante la aplicación de un solvente químico en el papel de seguridad, en aproximadamente 15 a 20 segundos mediante una reacción química genera una marca de color marrón.

Pasos a seguir:

1. Sobre la escritura que se pretende radicar colocar una línea con un marcador de aproximadamente 5 cm en la parte superior derecha de la primera hoja, de la(s) que contenga(n) las firmas y otras aleatoriamente, debiendo ser como mínimo cinco (5) hojas de la escritura, segundos después de marcar con la línea, el papel reacciona produciendo un tono marrón tal como se aprecia en la fotografía. Si trascurrido veinte segundos, el papel no refleja la marca de color marrón, se presumirá que el papel no es de seguridad y por consiguiente es inválido.

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Nota: Si al aplicar la línea con el marcador proporcionado el documento no responde con la reacción del color, deberá aplicarse el procedimiento establecido en la instrucción administrativa anexa al presente instructivo de validación.

2.3. Validación código QR.

El código bidimensional quick response, o simplemente código QR, almacena datos en dos dimensiones, mediante el uso de lectores de código de barras o la digitación manual del código existente en la parte superior derecha del papel de seguridad, mostrando la información de la notaria que tiene asignado este papel.

Esta opción se aplica si efectuado el procedimiento de verificación, el papel de seguridad no reacciona a la marca realizada por el funcionario, de acuerdo con el procedimiento detallado en el numeral 2.2 del presente instructivo.

Pasos a seguir:

1. Entrar a la siguiente página web: http://auno.co/cadena.notarias/?codigo=

2. En la opción número de documento: digitar los códigos que aparecen en la parte superior derecha de la hoja de la escritura.

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3. Hacer click sobre la opción “Validar documento”, desplegará la siguiente información:

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4. Realizar la comparación del resultado anterior con la impresión del encabezado de la primera hoja de la escritura:

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Se observa que al comparar los datos de la consulta y el encabezado de la primera hoja de la escritura corresponde a la Notaria Novena de Bogotá, en caso de no coincidir se presume que el documento no tiene validez.

Nota: Si definitivamente no coincide el código QR del papel notarial, deberá aplicarse el procedimiento establecido en la instrucción administrativa anexa al presente instructivo de validación.

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(Nota: Véase Instrucción Administrativa 18 de 2015 de la Superintendente de Notariado y Registro)