INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 18 DE 1996 

(Abril 30)

(Nota: Derogada por la Instrucción Administrativa 30 de 2001 de la Superintendencia de Notariado y Registro).

En ejercicio de las funciones de inspección y vigilancia asignadas a la Superintendencia de Notariado y Registro en el Decreto 2158 de 1992 y en aras de garantizarle a la comunidad en general la prestación del servicio público que a ustedes les ha encomendado el Estado, así como para prevenir de otra parte, situaciones de malestar en los usuarios por la separación permanente del titular de la notaría, ante las solicitudes continuas de licencias y permisos, respetuosamente quiero por medio del presente instructivo impartir orientaciones claras, precisas y perentorias en cuanto dice relación a la petición, trámite y concesión de unas y otros.

Es importante señalar que si bien al tenor de lo dispuesto en el artículo 188 del Decreto-Ley 960 de 1970, los notarios tienen derecho a separarse del ejercicio del cargo mediante licencia hasta por noventa (90) días en cada año calendario y a obtener licencia por enfermedad o por incapacidad física temporal hasta por ciento ochenta (180) días, así como a obtener permiso hasta por tres días, cuando medie justa causa, según lo previsto en el artículo 112 del Decreto 2148 de 1983, reglamentario del estatuto notarial precitado, es inaplazable también la necesidad de enumerar y recordar no sólo los distintos tipos o modalidades de licencia, sino la antelación con que deben formularse y el compromiso que adquiere tanto el solicitante como la persona postulada para reemplazar al titular.

En igual sentido reseñaré los aspectos relevantes a tener en cuenta para la concesión de los permisos y a la vez los invito a que cada uno de ustedes realice un examen riguroso y exigente acerca del tiempo laboral que están dedicando a sus funciones, puesto que el solo hecho de ser designado notario debe aparejar concigo el más fiel y estricto compromiso de entrega a la comunidad que deposita la confianza en su notario, a quien espera encontrar siempre en el desempeño de sus funciones y no ocasionalmente como se viene presentando en un significativo número de notarías.

Clases de licencias

Licencia ordinaria. Se ha entendido como el lapso durante el cual el notario previamente autorizado por la autoridad o funcionario competente y debidamente posesionado su reemplazo, se separa transitoriamente del cargo hasta por noventa días en cada año calendario.

Licencia especial. Es aquella que se concede hasta por dos (2) años a los notarios que se encuentren escalafonados en carrera notarial, bien sea para adelantar cursos de especialización o actividades de docencia e investigación, o para prestar asesoría científica al Estado, previo concepto favorable del consejo superior de la administración de justicia, ente éste que a partir de la expedición de la Constitución Política perdió vigencia, en la medida en que uno de sus miembros dejó de formar parte de aquel, y por ende en la práctica no opera, motivo por el cual este tipo de licencias no ha vuelto a concederse.

Se considera igualmente como licencia especial aquella que se concede a los notarios, sean o no de carrera, cuya finalidad es la asistencia a foros, seminarios nacionales o internacionales relacionados exclusivamente con la actividad notarial, cuya concesión lo será por los días que comprenda el evento, más uno de ida y otro de regreso. En cuanto respecta a este tipo de licencia es preciso tener en cuenta que, si es querer del notario permanecer más tiempo de aquel al que acabo de referirme, debe solicitar licencia ordinaria por el tiempo restante, pues en ningún momento se le tendrían en cuenta los permisos que llegare a solicitar.

No sobra recordar que tanto la licencia ordinaria como las especiales interrumpen el tiempo de servicio, a excepción de la licencia ordinaria, que hasta por el término de quince (15) días en cada año calendario se conceda a los notarios que aún no se encuentren escalafonados en carrera notarial.

Las licencias no se pueden revocar unilateralmente, pero son renunciables por el notario, informando de ello al funcionario o autoridad competente tan pronto adopte tal decisión, para los trámites a que haya lugar.

Es importante tener presente que durante el disfrute de la licencia, el notario se encuentra cobijado por las prohibiciones legales, especialmente las previstas en el artículo 10 del Decreto-Ley 960 de 1970.

Las licencias por incapacidad física temporal no podrán exceder de ciento ochenta (180) días, tanto éstas como la licencia por maternidad se rigen por las normas de seguridad social establecidas en la ley. Desde luego que la autoridad o funcionario facultado legalmente para concederlas, debe exigir en todo caso la certificación o el documento idóneo que al respecto expida el ente de seguridad social respectivo. Cuando la incapacidad sea expedida por un médico particular, debe presentarse tal certificación ante el médico del organismo de seguridad social al cual esté afiliado el notario, a efecto de que sea convalidada o transcrita, pues si careciere de dicho requisito no será admitida para el trámite de la licencia.

El tiempo de estas licencias no interrumpe el de servicio.

Cuando se trate de licencia por enfermedad, y mientras se expide la certificación a que se hizo alusión anteriormente, puede el notario solicitar ante el funcionario o autoridad competente para concederla, licencia ordinaria, y una vez obtenido aquélla (la certificación), debe enviarla en el menor tiempo posible a la Superintendencia de Notariado y Registro (grupo de actividades notariales) o a la entidad nominadora, según el caso, para que se produzca la modificación del acto administrativo inicial.

Ante quién deben solicitarse las licencias

a) Las que requieran los notarios de círculos de primera categoría deben formularse ante la Superintendencia de Notariado y Registro (grupo de actividades notariales). Se exceptúan de esta regla general las licencias que soliciten notarios de círculos de primera categoría que no residan en ciudad capital y siempre que el término de tales licencias no exceda de quince (15) días, evento en el cual puede concederlas el alcalde respectivo, y

b) Las que soliciten los notarios de círculos de segunda y tercera categoría deben formularse ante el respectivo gobernador.

Términos de antelación para solicitarlas

Licencias ordinarias y/o especiales

Licencias ordinarias y/o especiales

Licencias por maternidad, enfermedad o incapacidad física temporal

Para círculo de Bogotá

Con diez (10) días de antelación

Para los demás círculos

Con quince (15) días de antelación

Para todos los círculos

A partir de la fecha de expedición del certificado de incapacidad médica por el ente de seguridad social.

De los permisos

(Artículo 112 del Decreto 2148 de 1983)

En lo que tiene que ver con las solicitudes y concesión de permisos es importante observar que fue el propio legislador, quien al reglamentar tal situación contempló dos hipótesis, a saber:

La primera es aquella que corresponde a la regla general, según la cual el notario puede solicitar permiso hasta por tres días cuando medie justa causa y se concederá por la Superintendencia de Notariado y Registro para los de círculos de primera categoría, en tanto que para los de segunda y tercera categoría lo será por el gobernador respectivo.

La segunda hipótesis parte de la base de la urgencia que ha de revestir el permiso requerido, en cayo evento es la primera autoridad política del lugar (en este caso el alcalde), quien está facultado legalmente para concederlo, salvo en tratándose de los notarios de la capital de la República, quienes necesariamente deben solicitarlo ante la Superintendencia de Notariado y Registro (grupo de actividades notariales).

Hecha la precisión anterior considero pertinente describir a continuación qué ha de entenderse por justa causa como requisito exigible frente a la regla general de la primera parte del artículo 112 del Decreto 2148 de 1983, y en ese sentido se considera que es la situación o circunstancia que dada su importancia y la necesaria concurrencia del notario, le impide a éste atender sus funciones, implicando por tanto la separación del ejercicio del cargo, previa solicitud de permiso ante el funcionario competente, petición que por lo demás está sujeta a ser comprobada ante éste, aportando para el efecto el documento idóneo respectivo. Para los notarios del círculo de Santafé de Bogotá estas peticiones deben hacerse con cinco (5) días de antelación, y para los demás círculos con ocho (8) días.

En toda solicitud de permiso debe exponerse el motivo en que se fundamenta, adjuntando el documento que constituya el soporte de dicha justa causa, mientras ello no ocurra, tanto esta superintendencia como los gobernadores debemos abstenernos de darle trámite favorable a aquélla.

A manera de ilustración cito los siguientes ejemplos constitutivos de justa causa:

La asistencia de los directivos de los colegios de notarios y/o de la asociación de notarios a las juntas o asambleas que programen; la asistencia a seminarios, foros, paneles y cursos de capacitación; una cirugía previamente programada; etc., todo lo cual es perfectamente demostrable.

De otra parte debo señalar que frente a la segunda hipótesis, vale decir, en los casos de urgencia, la concesión del permiso está supeditada al hecho de ser tal la gravedad, imprevisión o apremio de la situación dada, que no haya margen de tiempo para que el notario se dirija al nominador, esto es, al gobernador respectivo en los casos de notarios de círculos de segunda y tercera categoría o a esta Superintendencia para los de primera categoría. Constituyen ejemplo de casos urgentes: la enfermedad súbita o repentina; la muerte de un familiar allegado; un accidente de tránsito; una citación apremiante e inaplazable para atender requerimientos de la fiscalía, la procuraduría, los juzgados, etc. Al igual de lo comentado para la primera hipótesis, en la solicitud de permiso debe consignarse la causa o motivo que lo sustenta, a efecto de analizar la situación y proceder a darle trámite favorable, puesto que de omitirse tal exigencia no se le dará curso a la petición.

Señor notario: recuerde que usted no puede hacer uso de licencias ni permisos sino luego de posesionada la persona designada para que lo reemplace.

A los notarios de círculo distinto al de Santafé de Bogotá les recuerdo que es su deber enviar al grupo de actividades notariales de esta Superintendencia copia de los actos administrativos en virtud de los cuales los nominadores o la primera autoridad política del lugar, según el caso, les hubiere concedido cualesquiera clases de licencias y/o permisos, así como de la correspondiente acta de posesión, compromiso cuyo cumplimiento será revisado minuciosamente durante las visitas generales que practica la Superintendencia Delegada para el Notariado.

Las solicitudes de licencia y/o permiso que de acuerdo con lo consignado en el presente instructivo deban formularse a esta Superintendencia, pueden dirigirlas al Fax 3-41-66-28 ó al 2-86-61-74, o enviarlas por el medio más expedito a su alcance, a efecto de evitar traumatismos en el estudio y trámite interno de aquellas.

Por último, les pido de manera muy especial que las personas a quienes ustedes postulen para reemplazarlos con ocasión de las licencias y/o permisos a que he hecho referencia en esta ocasión, reúnan los requisitos de ley para el desempeño del cargo y sean lo suficientemente capaces e idóneas, a efecto de garantizar al usuario la normal prestación del servicio y la confianza que éste demanda del fedatario público.

(Nota: Derogada por la Instrucción Administrativa 30 de 2001 de la Superintendencia de Notariado y Registro).

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