INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 01-18 DE 2001 

(Junio 8)

Corrección de errores en las escrituras públicas

Como es de su conocimiento, dentro del control de legalidad asignado a los notarios, les corresponde velar porque las declaraciones de los otorgantes se ajusten a los fines prácticos y jurídicos que se proponen y sean compatibles con elementos esenciales y naturales propios del contrato correspondiente.

Esa facultad, de gran alcance y significación, tiene asidero legal fundamentalmente en los artículos 6º, 15 y 21 del estatuto notarial. La última de las disposiciones, modificada por el artículo 35 del Decreto-Ley 2163 de 1970, le impone al notario la obligación de negar la autorización de un instrumento cuando quiera que se vislumbre nulidad absoluta, bien por el contenido de las declaraciones de los otorgantes, ora porque concurran pruebas fehacientes o bien en virtud de hechos percibidos directamente por él.

El control que en este campo compete al notario integra el principio de legalidad y tiene relación directa con el principio de matricidad o protocolo, que informa el derecho notarial; éste hace referencia a la necesidad de conservación de los componentes propios de la existencia formal de los instrumentos notariales y de él forman parte los mecanismos de corrección que la ley proporciona al notario para los eventos en que se incurra en errores. La aplicación, en sus dos modalidades, se encuentra íntimamente vinculada con el hecho de que el instrumento haya o no alcanzado el carácter de escritura pública.

La codificación notarial contiene normas concretas para la corrección de los errores cometidos en instrumentos públicos. El criterio para remediar este tipo de situaciones lo determina el momento en que se advierte el error y la materia sobre la cual recae.

Los momentos pueden ser: 1. Antes de haber sido firmada por los otorgantes. 2. Inmediatamente después de haber sido firmada por los otorgantes, pero sin la autorización del notario y 3. Después de autorizada por el notario.

Si el error se detecta antes del otorgamiento y autorización del instrumento público se deberá proceder de conformidad con el artículo 101 del Decreto Ley 960 de 1970.

Si por el contrario el error se advierte con posterioridad a la autorización de la escritura, es necesario dejar constancia en la matriz del motivo de la corrección y la fecha en que ella se efectúa, en nota marginal suscrita por el notario u otorgar una escritura aclaratoria conforme lo dispone el artículo 86 y 102 del Decreto Ley 960 de 1970 y 51 del Decreto 2148 de 1983.

La supresión y la adición de palabras o frases, acompañadas de la salvedad, son mecanismos de corrección que, previstos por el artículo 101 del Decreto-Ley 960 de 1970, proceden sobre el propio texto del instrumento a corregir antes de su autorización por parte del notario; y que, de haber mediado el otorgamiento, se exige que los comparecientes deben signar de nuevo el instrumento en señal de aprobación de las correcciones. Aquí procede igualmente, la corrección del error aritmético regulado por el artículo 103 ibídem, siempre y cuando sea manifiesto frente a los factores que lo determinen en el propio instrumento.

La escritura aclaratoria o de corrección, distinta de la aclarada o corregida, se constituye en mecanismo al cual debe acudirse cuando una vez perfeccionada ésta, es que el error ha sido objeto de detección; y es regla general que el nuevo instrumento debe allanarse a todas las formalidades necesarias y comparecer a su otorgamiento todos los declarantes de la escritura a corregir.

Empero, la excepción en cuanto a su otorgamiento, esto es, que la comparecencia a su corrección lo sea sólo por el actual titular del derecho, es posible en los casos siguientes, y siempre y cuando concurran las condiciones que a continuación se señalan:

a) Tratándose de error en la nomenclatura, denominación o descripción de un inmueble o en la cita de su cédula catastral, si él es manifiesto frente a los comprobantes allegados a la escritura corregida y a los antecedentes;

b) Tratándose de error en el nombre de los otorgantes, si es manifiesto en relación con los documentos de identificación anotados en el instrumento corregido;

c) Tratándose de error en la cita de los títulos antecedentes y su inscripción en el registro, si se establece con certificado actual del registrador, que ha de protocolizarse.

Finalmente, la intervención de los otorgantes no es requerida cuando el error, además de manifiesto, haga alusión a la fecha o el número de la escritura y/o a la denominación del fedatario y/o cuando se haya omitido la anotación de un comprobante fiscal que ha sido presentado y protocolizado oportunamente. En los dos primeros casos, el notario corregirá a través de nota marginal en la que hará la aclaración correspondiente. En el último, hará la anotación correspondiente dejando constancia del hecho con su firma.

Ahora bien, en cumplimiento y desarrollo del principio de legalidad que informa la actividad registral, y que es recogido por el artículo 37 del Decreto-Ley 1250 de 1970, compete a las oficinas de registro de instrumentos públicos, por intermedio de quienes se encuentren al frente de ellas, velar porque se inscriban sólo aquellos actos y documentos que reúnan los requisitos y formalidades establecidos para ello por la normatividad vigente. Y obvio es, que dentro de éstos se encuentra la debida aplicación de los mecanismos de corrección de errores que de no operar así, necesariamente dará lugar a la improcedencia de su inscripción.

Preocupa la información recibida en relación con supuestas irregularidades vinculadas con escrituras públicas que están siendo corregidas sobre su propio texto, pretermitiendo los presupuestos e, inclusive, recurriéndose a la sustitución de las hojas del papel notarial.

Por ello es que debe recordarse a los señores registradores que, sin perjuicio de la devolución sin inscribir que del documento deben hacer, les corresponde informar a la superintendencia delegada para el notariado la anormalidad para los fines pertinentes, previa confrontación de las copias de la escritura a las cuales se refiere el artículo 37 del Decreto-Ley 1250 de 1970, cuyos ejemplares se aportarán con la información.

El presente instructivo deroga la Instrucción Administrativa 41 de 1996 y la Circular 13 de 2000.

N. del D.: Esta instrucción administrativa va dirigida a los notarios y registradores de instrumentos públicos.

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