INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 02-18 DE 2002 

(Noviembre 18)

Tema: Expedición de copias informales.

(Nota: Derogada por la Instrucción 11 de 2011 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

Teniendo en cuenta que de manera equívoca en el inciso final de la Instrucción Administrativa 01-16 de junio 8 de 2001, señaló como entre las derogadas la Instrucción Administrativa 10 de marzo 1º de 1993, se hace procedente mediante la presente instrucción administrativa reproducir el contenido de la misma, y para tales efectos se dispone:

De conformidad con lo previsto en el artículo 114 del Decreto-Ley 960 de 1970, los archivos notariales podrán ser consultados por cualquier persona, bajo la vigilancia y con el permiso del notario. Esta disposición constituye claro desarrollo del carácter eminentemente público que revisten los archivos notariales.

A su turno, el artículo 79 del mismo estatuto, faculta a los notarios para expedir copia total o parcial de las escrituras que reposan en sus archivos, bien sea por trascripción literal o reproducción mecánica. Señala la misma norma que la copia autorizada hace plena fe de su correspondencia con el original y agrega que en aquellos casos en que el protocolo no se halle bajo la guarda del notario, el funcionario competente estará investido de facultad para expedir copias.

Se infiere de lo anterior que, de los documentos que hacen parte del archivo de la notaría, pueden expedirse dos tipos de copias a saber, auténticas, cuando han sido autorizadas por el notario y hacen plena fe de su correspondencia con el original; informales; cuando por no haber sido autenticadas carecen de valor probatorio. Estas últimas, válidamente pueden ser solicitadas por quien se halla consultando el archivo, evento en el cual, como quiera que no ha sido ejercida respecto de las mismas la función fedataria, sólo habrá lugar al pago de los gastos de reproducción del documento, sin que pueda el notario negar la expedición de tales copias informales o exigir que respecto de estas se surta la autenticación.

Les solicito tener en cuenta las observaciones que sobre el particular y en ejercicio de la función orientadora que compete a este despacho, he considerado pertinente formular, teniendo presente que este tema se había desarrollado anteriormente en la Instrucción Administrativa 10 de 1993, acto administrativo cuya legalidad fue avalada por el honorable Consejo de Estado en sentencia proferida el 22 de agosto de 1997 por la Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Primera, M.P. Doctor Ernesto Rafael Ariza Muñoz, expediente número 4202.

Publíquese en el Diario Oficial, en la página Web de la entidad y alléguese copia de la presente a todas las notarías del país.

N. del D.: Esta instrucción va dirigida a los notarios del país.

(Nota: Derogada por la Instrucción 11 de 2011 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

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