INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 18 DE 2003 

(Junio 24)

Asunto: Reparto de minutas de escrituras públicas.

Como usted sabe al entrar en vigencia la Ley 734 de 2002, Código Disciplinario Único, se generó una normatividad aplicable a los notarios. Dicho Código en el Libro III, relativo a los regímenes especiales, desarrolló el principio integrador de aplicar a los notarios el régimen especial estructurado para los particulares. Sin duda es esta una concepción jurídica de amplia repercusión para la definición misma del poder disciplinario de la Procuraduría General de la Nación y para el notario como sujeto disciplinable. Allí mismo se consagró la tesis que de manera reiterada venía sosteniendo la Superintendencia de Notariado y Registro, en el sentido de preservar su capacidad de órgano de control especial con facultad para aplicar el régimen específico creado por la ley para los notarios y sin perjuicio del poder preferente de la Procuraduría General de la Nación.

El artículo 62 del mencionado código al establecer el cuadro de los deberes y prohibiciones de los notarios, determinó el deber que ellos tienen de someter a reparto las minutas de las escrituras que correspondan a los actos de los organismos administrativos que la misma norma describe. Utilizó para determinar el espacio de las entidades obligadas, las clasificaciones de la Ley 489 de 1998.

Como es natural, con una normatividad nueva surgen interpretaciones y doctrinas que, si bien generan reflexiones para las acciones administrativas tradicionales, no es menos cierto que en definitiva arrojan un saldo enriquecedor que termina por sacudir la inercia de los procedimientos acuñados.

Así, y después de un tiempo prudencial de examen y discusiones en las cuales han intervenido los notarios, el Ministerio del Interior y de Justicia, la Procuraduría General de la Nación, la Superintendencia Bancaria, gremios, juristas interesados en el tema, y la Superintendencia de Notariado y Registro, he decidido establecer un régimen completo para la figura del reparto creada por la Ley 29 de 1973. Ustedes observarán que la providencia en cuestión, sin incurrir en el delirio de un casuismo infinito, imposible por demás, se refiere y regla los actos principales de una función notarial vinculada a diario con los requerimientos de una sociedad cuyas distintas formas de comercio jurídico van en crecimiento.

He preferido dejar atrás el sistema del azar y propugnar por un mecanismo elemental, transparente y sencillo que debe generar expectativas confiables y formas cada vez más habituales de autocontrol y fe en la bondad de la ley.

Al escuchar a muchas de las entidades estatales sometidas al régimen del reparto y su temor fundado de quedar en desventaja frente a un sector privado, imaginativo y con índices de celeridad en sus transacciones, he pensado en la conveniencia que representa para la cultura democrática el conocimiento de la ley por parte de todos los ciudadanos. Esta participación en un principio funcional, que al hacerse vivencia le agrega a la letra legal una carnadura de costumbre que por contera genera sociedad y convivencia.

El temor en mención debe quedar desechado con la interpretación que con autoridad y por vía de doctrina ha hecho el señor Superintendente Bancario sobre la significación y alcance de las expresiones utilizadas por el parágrafo del artículo 15 de la Ley 29 de 1973.

También, quiero instar a los jefes, directores y responsables de entidades públicas sometidas al reparto a que envíen, de manera directa, a la oficina encargada del reparto, Superintendencia de Notariado y Registro y Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, sus minutas. Como observarán en la nueva providencia de reparto tan pronto dichas minutas se radican se les asigna la notaría en la cual deben ser presentadas para su recepción. Así el procedimiento del reparto extraordinario se limita a autorizar la producción de un acta de manera inmediata.

Destaco entonces algunos apartes de la resolución que establece el procedimiento del reparto, para su mejor análisis:

a) Reglamentación del procedimiento de reparto. Vigencia. Para los fines previstos en el artículo 15 de la Ley 29 de 1973 y atendiendo al contenido del artículo 62 ordinal 2º del Código Disciplinario Único, esta superintendencia expidió la Resolución número 1986 del 20 de junio de 2003, por la cual se reglamenta el procedimiento de reparto de minutas de las escrituras públicas.

Allí, se establecen seis (6) clases de minutas que van desde los actos de cuantía igual o superior a seiscientos cincuenta millones de pesos ($ 650.000.000), clase primera, hasta los actos o negocios jurídicos a los cuales concurran únicamente entidades exentas del pago de derechos notariales, clase sexta.

La resolución tendrá vigencia a partir del 14 de julio de 2003, para los círculos notariales de Bogotá, Chía y Soacha; y para el resto del país el 8 de agosto de 2003;

b) El reparto y el Código Disciplinario Único. El artículo 62, ordinal 2º, del Código Disciplinario Único establece:

“Es deber de los notarios someter a reparto las minutas de las escrituras públicas correspondientes a los actos en los cuales intervengan todos los organismos administrativos del sector central y del sector descentralizado territorial y por servicios para los efectos contemplados en el literal g) del artículo 38 de la Ley 489 de 1998, cuando en el círculo de que se trate exista más de una notaría”.

En relación con los efectos previstos en el ordinal g del artículo 38 de la Ley 489 de 1998, debe entenderse que la disposición vino a ampliar el marco hacia futuro de las entidades u organismos, que integran la rama ejecutiva del poder público, en sus sectores central y descentralizado por servicios;

c) Sistema de sanciones. En relación con las sanciones debe observarse que, antes, la Ley 29 de 1973, artículo 15, contempló como sanción por el incumplimiento del reparto, la multa. En la actualidad, por el cambio de sistema disciplinario introducido por la Ley 734 de 2002 el incumplimiento del deber de someter a reparto las minutas, impone la sanción de suspensión.

En el artículo 60 del Código Disciplinario, se califica como falta disciplinaria grave para los notarios, el incumplimiento de deberes. A su vez, los artículos 63 ordinal 2º y 64, inciso 2º, ibídem, disponen que los notarios serán suspendidos del ejercicio del cargo, por faltas graves. Esta sanción oscila entre treinta (30) días y doce (12) meses;

d) Obligaciones del registrador de instrumentos públicos y del funcionario calificador. Con relación a los registradores de instrumentos públicos y funcionarios calificadores de esas oficinas, el régimen disciplinario es el contemplado para los servidores públicos. Ellos están sujetos al cumplimiento de deberes y al cuadro de faltas establecidas en los artículos 34 y 48 de la ley disciplinaria.

El artículo 17 de la Resolución 1986 de 2003 dispuso para el registrador el deber de informar a la Superintendencia Delegada para el Notariado cuando advierta que los notarios autorizaron escrituras públicas de las obligadas al régimen pretermitiendo el reparto.

Los funcionarios calificadores quedan obligados a verificar que los actos escriturarios señalados por la ley hayan sido sometidos al reparto. Por conducto del registrador comunicarán las irregularidades observadas.

La omisión del reparto no genera nulidad formal del acto o contrato autorizado por el notario. Pero no es menos cierto que el incumplimiento de lo regulado en la Resolución 1986 de 2003, constituye falta disciplinaria grave del notario y del registrador y del funcionario calificador;

e) Nuevo sistema de reparto. En procura de generar transparencia y una expectativa cierta que produce autocontrol en la distribución de las minutas, para fortalecer el principio de equidad, se asignarán las mismas por el mecanismo elemental y riguroso que la resolución prevé.

Se empezará la asignación por la notaría de número mayor, la de más reciente creación, en el entendido de que es esa la de protocolo más nuevo y la de menor número de instrumentos;

f) Entrega de minutas. Las minutas deberán presentarse por el interesado en forma impresa “en su texto total” por medio magnético o en papel para permitir el examen de las mismas;

g) Reparto de minutas en municipios sin oficina de registro. Con excepción de lo previsto por el parágrafo del artículo 3º de la Resolución 1986 de 2003, para la oficina de registro de instrumentos públicos de Medellín zona norte, las minutas de actos o negocios jurídicos obligados al reparto, cuyas escrituras se otorgarán en círculos notariales carentes de una oficina de registro, se presentarán por el interesado ante el círculo registral al cual se encuentre adscrito el municipio, así:

Círculo notarialCírculo registral para el reparto
ChíaZona norte de Bogotá, D.C.
SoachaZona sur de Bogotá, D.C.
BelloZona norte Medellín
EnvigadoZona norte Medellín
ItagüíZona norte Medellín
ChinchináManizales

h) Día de reparto festivo. Teniendo en cuenta que por mandato de la ley, varios de los días festivos previstos en la nación colombiana trasladaron su celebración para el día lunses siguiente, se modificaron los días de la diligencia de reparto para los martes y jueves.

Cuando quiera que un día de vacancia coincida con martes o jueves, la diligencia de asignación de las minutas radicadas se realizará el día señalado para el siguiente reparto;

i) Causales de devolución de las minutas. Se devolverá por escrito en el cual se señale la causa y sin radicar, la minuta que presente alguna o algunas de las siguientes situaciones:

• Carezcan de salvedad los borrones, repisados o enmendaduras.

• Se omitan o no se encuentren determinados los nombres de los otorgantes.

• No se designe el acto o negocio jurídico a celebrar.

• No se incluya el valor cuando el acto así lo exija.

• No se describa la naturaleza jurídica de la entidad otorgante;

j) Envío de copias de las actas de reparto. Para efectos del control y publicidad que debe darse a la diligencia de reparto, en los términos de los artículos 9º y 10 de la Resolución 1986 de 2003, los funcionarios responsables del reparto remitirán la siguiente información, vía e-mail: copia del acta de reparto, copia de la lista de las minutas radicadas, y la relación de las notarías que quedan habilitadas para la siguiente diligencia.

Las direcciones electrónicas son:

Oficina de planeación e informática: reparto_notarial@colombia.com

Grupo cuenta especial de notariado: cuenta_reparto@colombia.com

k) Comunicación del reparto a las notarías. El grupo de actividades notariales de la superintendencia o las oficinas de registro encargadas del reparto, informarán al notario por comunicación directa y mediante la fijación del acta en un lugar visible al público en sus sedes. Esto se surtirá el mismo día de la diligencia o, a más tardar, al día siguiente. También se publicará en la página web de esta superintendencia;

l) Derogatorias. El artículo 22 de la providencia objeto de esta instrucción derogó las disposiciones que le sean contrarias. Ellas son las resoluciones 643 y 725 del 7 y 14 de marzo de 2003, respectivamente, y sus modificatorias, complementarias y demás.

Quedaron sin efecto las instrucciones administrativas 36 de 15 de diciembre de 1992; la 16 de 27 de diciembre de 2000 y parcialmente la número 02-04 de 2002, en lo que atañe a la no radicación del instrumento por falta del formato de reparto;

m) Publicación. Esta instrucción administrativa se publicará en el Diario Oficial y en la página web de la Superintendencia de Notariado y Registro. Copia de ella se remitirá a los notarios y registradores de instrumentos públicos.

___________________________________