Superintendencia de Notariado y Registro

INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 18 DE 2016

(Noviembre 2)

Asunto: Reserva de las actuaciones de extinción de dominio, trámite registral de imposición y levantamiento de las medidas cautelares ordenadas dentro de procesos de extinción de dominio.

La extinción de dominio es un mecanismo mediante el cual el Estado puede perseguir los bienes de origen o destinación ilícita, a través de una vía judicial que tiene como finalidad declarar la pérdida del derecho de propiedad de dichos recursos. Su importancia radica en que es un instrumento esencial para la ejecución de las estrategias contra el crimen organizado, ya que cumple un papel fundamental en la desarticulación de organizaciones y redes criminales, además de detener los efectos que genera el flujo de recursos ilícitos en la sociedad.

En este sentido, la extinción de dominio ha sido concebida como una consecuencia patrimonial de actividades ilícitas o que deterioran gravemente la moral social, consistente en la declaración de titularidad a favor del Estado de los bienes, por sentencia, sin contraprestación ni compensación de naturaleza alguna para el afectado.

La acción de extinción del derecho de dominio es de naturaleza constitucional, pública, jurisdiccional, directa, de carácter real y de contenido patrimonial, y procederá sobre cualquier bien, independientemente de quien lo tenga en su poder o la haya adquirido.

De acuerdo con la naturaleza especial de este proceso, desde la Superintendencia de Notariado y Registro se imparten las siguientes directrices:

1. Reserva de las actuaciones de extinción de dominio.

Las investigaciones que se adelantan en desarrollo de los procesos de extinción de derecho de dominio se ajustan a los parámetros establecidos en la Ley 1708 de 2014(1), y en cuanto a la publicidad de las actuaciones que se surtan dentro de las mismas, se aplica el artículo 26 de la norma en mención, que dispone la remisión normativa en aquellos eventos no previstos por esta normatividad, indicando que se atenderá la siguiente regla de integración, entre otras:

“(...)”. 1. En la fase inicial, el procedimiento, medidas cautelares, control de legalidad, régimen probatorio y las facultades correccionales de los funcionarios judiciales, se atenderán las reglas previstas en el Código de Procedimiento Penal contenido en la Ley 600 de 2000. (…)”.

Aunado a lo anterior, el artículo 27 de la Ley 1708 de 2014 dispone que las normas rectoras y principios generales previstos en ese capítulo son obligatorios y prevalecen sobre cualquier otra disposición de ese código, por lo tanto, deben ser utilizados como fundamento de interpretación.

De acuerdo a lo anterior, atendiendo que el procedimiento en fase inicial se rige por los principios y normas establecidas en la Ley 600 de 2000, a excepción de las técnicas especiales de investigación, es pertinente aplicar el principio de publicidad previsto en el artículo 14 ibídem, que dispone:

“Dentro del proceso penal el juicio es público. La investigación será reservadapara quienes no sean sujetos procesales... (resaltado y subrayado fuera de texto).

Así mismo, el artículo 330 de la Ley 600 de 2000 reitera la reserva de la etapa de instrucción en las investigaciones penales, indicando que durante la instrucción, ningún funcionario puede expedir copias de las diligencias practicadas, salvo que las solicite autoridad competente para investigar y conocer de procesos judiciales, administrativos o disciplinarios, o para dar trámite al recurso de queja. Por tanto, la etapa de instrucción en la investigación penal se equipara a la fase inicial de la acción de extinción del derecho de dominio.

Además de lo anterior, la Corte Constitucional ha señalado que en las siguientes situaciones resulta legítima la reserva: 1. Para garantizar la defensa de los derechos fundamentales de terceras personas que puedan resultar desproporcionadamente afectados por la publicidad de una información; 2. Ante la necesidad de mantener la reserva para garantizar la seguridad y defensa nacional; 3. Frente a la necesidad de asegurar la eficacia de las investigaciones estatales de carácter penal, disciplinario, aduanero o cambiario; 4. Con el fin de garantizar secretos comerciales e industriales. En todo caso cualquier restricción debe resultar razonable y proporcionada a los fines que se busca alcanzar.

En síntesis, la fase inicial del proceso de extinción de dominio es reservada y no tiene término, de modo que durante la misma, la fiscalía deberá desplegar todos los actos de investigación que sean necesario para fijar de manera provisional una pretensión extintiva debidamente estructurada o en su defecto adoptar la decisión de archivo de las diligencias.

Por otro lado, es preciso señalar que toda solicitud que se realice en desarrollo del proceso de extinción de dominio ante cualquier entidad pública, incluyendo las oficinas de registro de instrumentos públicos gozan de reserva, tal como lo prevé el artículo 121 de la Ley 1708 de 2014:

ART. 121.—Cooperación interinstitucional. Los servidores públicos están en la obligación de brindar toda la colaboración a las investigaciones con fines de extinción de dominio, y de mantener la reserva judicial que le es inherente frente a los asuntos que le son confiados o requeridos.

Todas las entidades públicas y las entidades privadas que sean objeto de requerimientos por parte de la Fiscalía o de la policía judicial en razón de su objeto social, deberán atender las solicitudes de manera inmediata, completa y gratuita. Los gastos de envío de la documentación serán asumidos por la entidad que los expide.

El servidor público que incumpla con los términos aquí establecidos o el deber de reserva incurrirá en falta disciplinaria gravísima.

El funcionario judicial sancionará a las personas que incumplan este requerimiento en el plazo con multa de diez (10) salarios mínimos legales mensuales vigentes, de conformidad con lo señalado en el artículo 86 de la Ley 222 de 1995”. Resaltado fuera de texto.

Por todo lo anterior, se recuerda la obligación legal que le asiste a los registradores de instrumentos públicos y funcionarios de todas las oficinas de registro de instrumentos públicos del país, en atender todas las solicitudes que realice la fiscalía o los órganos de policía judicial en procesos de extinción del derecho de dominio, de manera inmediata, completa y gratuita y además mantener la reserva judicial frente a los asuntos requeridos, so pena de incurrir en falta disciplinaria gravísima.

2. Inscripción de medidas cautelares ordenadas en desarrollo de procesos de extinción del derecho de dominio.

Ahora bien, dentro del procedimiento de la acción de extinción del derecho de dominio dispuesto en la Ley 1708 de 2014, el fiscal, previo a la realización del estudio de caso y luego de encontrar elementos de juicio suficientes los cuales denoten la existencia de un vínculo probable de alguna causal de extinción del derecho de dominio, ordenará a través de providencia independiente y motivada al señor registrador de instrumentos públicos del círculo correspondiente, la inscripción de la medida cautelar y suspensión del poder dispositivo, dicha medida, tiene como fin principal evitar que los bienes que se cuestionan puedan ser ocultados, negociados, gravados, distraídos, transferidos o puedan sufrir algún deterioro, extravío o destrucción o con el propósito de cesar su uso o destinación ilícita; lo anterior salvaguardando en todo caso los derechos de terceros de buena fe exenta de culpa.

En ese orden, una vez se allega al despacho del registrador de instrumentos públicos la orden de inscripción de la medida cautelar, este de conformidad con lo establecido en la Ley 1579 de 2012(2), realiza un análisis del instrumento en virtud del principio de legalidad que le asiste, velando por la legalidad del registro. En consecuencia, se hace necesario un estudio del documento sometido al trámite de registro orientado bajo los principios registrales de: Rogación, especialidad, prioridad o rango, legalidad, legitimidad y tracto sucesivo, por lo que se deben tener en cuenta las siguientes observaciones:

a. La solicitud de inscripción de medidas cautelares se deben remitir a la ORIP correspondientes en tres (3) copias originales.

b. Dicha solicitud podrá realizarse mediante oficio, enviado por la entidad competente, sin requerir necesariamente la resolución que decide la imposición o cancelación de la medida, pues, como se indicó inicialmente se está frente a procesos de extinción del derecho de dominio en etapa investigativa, la cual contiene información reservada.

c. Las medidas cautelares de embargo y suspensión del poder dispositivo se inscribirán de inmediato sin ningún tipo de dilación o restricción en el trámite y sin consideración a la persona que alega ser titular del bien(3), dado el carácter real de la acción.

d. La inscripción de las medidas cautelares de embargo y suspensión del poder dispositivo se deberán realizar con los códigos registrales 0436 y 0463.

3. Levantamiento de medidas cautelares ordenadas en procesos de extinción del derecho de dominio.

Con el fin de contrarrestar la inscripción en el registro inmobiliario de posibles falsedades respecto de los oficios librados por la Fiscalía General de la Nación a través de sus despachos especializados en extinción del derecho de dominio en todo el país, es necesario que los registradores de instrumentos públicos y/o los funcionarios calificadores en la etapa registral de calificación de solicitudes de levantamiento o cancelación de medidas cautelares de extinción de dominio, realicen consulta, ante la Superintendencia Delegada para la Protección, Restitución y Formalización de Tierras - Grupo jurídico con funciones de policía judicial, respecto de la autenticidad de la providencia ordenada por el despacho correspondiente.

En ese orden, los señores registradores deberán remitir al correo electrónico grupojuridicofiscalia@supernotariado.gov.co, copia simple de la providencia, para que sea realizado el respectivo control y verificación ante el despacho de origen, que deberá emitir una confirmación y/o respuesta formal a través de este mismo medio.

Este trámite y verificación será realizado por la delegada para la protección, restitución y formalización de tierras dentro de los cinco (5) días siguientes de recibido el correo electrónico y procederá a remitir al registrador la constancia expedida por el fiscal respectivo dando viabilidad a la inscripción. En el evento de no recibir respuesta dentro del término antes citado, o que el despacho informe que dicho oficio no fue proferido por él, el registrador procederá a emitir nota devolutiva.

N. del D.: Esta instrucción administrativa va dirigida a registradores y calificadores de las oficinas de registro de instrumentos públicos del país.

1 Código de Extinción de Dominio.

2 Estatuto de Registro de Instrumentos Públicos.

3 Ley 1708 de 2014. “ART. 88.—Clases de medidas cautelares. Aquellos bienes sobre los que existan elementos de juicio suficientes que permiten considerar su probable vínculo con alguna causal de extinción de dominio, serán objeto de la medida cautelar de suspensión del poder dispositivo.

Adicionalmente, de considerarse razonable y necesarias, se podrán decretar las siguientes medidas cautelares:

1. Embargo.

2. Secuestro.

3. Toma de posesión de bienes, haberes y negocios de sociedades, establecimientos de comercio o unidades de explotación económica.

PAR. 1º—La medida cautelar de suspensión del poder dispositivo se inscribirá de inmediato en el registro que corresponda, sin ser sometidas a turno o restricción por parte de la entidad respectiva y sin consideración a la persona que alega ser titular del bien, dado el carácter real de la presente acción. Tratándose de bienes muebles o derechos, se informará a las instituciones correspondientes sobre la medida a través de un oficio, si a ello hubiere lugar” (resaltado fuera de texto).