INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 01-19 DE 2001 

(Junio 8)

De la vigilancia que deben ejercer en los tribunales, juzgados y fiscalías donde cursen procesos en que sea demandada o demandante la Superintendencia de Notariado y Registro y de la oportuna información a la oficina jurídica

De manera atenta me permito demandar de ustedes el mayor celo y diligencia en cuanto corresponde a la vigilancia de los procesos judiciales que se adelantan contra esta entidad, toda vez que la omisión en que lleguen a incurrir no sólo comporta una falta que debe ser investigada por la superintendencia delegada para el registro, sino que impide o por lo menos restringe la labor de defensa que nos compete asumir por conducto de los abogados de la oficina asesora jurídica, avocándonos a obtener fallos adversos.

En relación con el requerimiento a que acabo de referirme, considero necesario hacer las siguientes precisiones:

1. Como es de conocimiento de ustedes, la Superintendencia de Notariado y Registro como persona jurídica de derecho público que es, puede ser demandada a nivel nacional ante la jurisdicción contencioso-administrativo a través de acciones de nulidad, nulidad y restablecimiento del derecho y por reparación directa y de igual manera ante la jurisdicción ordinaria.

La primera instancia ante la jurisdicción contenciosa administrativa se surte en los correspondientes tribunales administrativos, en tanto que la segunda instancia lo es ante el Honorable Consejo de Estado.

En consecuencia, y a menos que el Superintendente de Notariado y Registro llegase expresamente a conferirle poder al registrador para que asuma la defensa de un determinado proceso, estos funcionarios carecen de legitimidad para hacerlo.

En cambio, sí es obligación de los registradores suministrar toda la información y enviar fotocopia de los documentos indispensables para que los abogados a que se hizo mención inicialmente procedan a contestar las demandas y a intervenir en todas y cada una de las actuaciones que el desarrollo procesal así lo demande.

2. Surtida la notificación de la demanda, ésta se fija en lista por el término de diez (10) días hábiles para que se proceda a su contestación por la parte demandada y posteriormente igual término para presentar alegatos de conclusión. Lo anterior implica la necesidad de entender cuán importante es la responsabilidad de ustedes, por lo que deben permanecer atentos y vigilantes en los despachos judiciales, para que remitan oportunamente a la oficina asesora jurídica copia de la demanda respectiva e informen vía fax el mismo día en que se fije en lista el negocio y no esperar el último día; y menos aún enviar el informe, cuando dicho término ha vencido, como ha sucedido en diferentes oportunidades.

3. Cuando en relación con el fallo de primera instancia se interponga el recurso de apelación, es indispensable que el registrador informe oportunamente el número de oficio, fecha con la cual se remite el proceso al Honorable Consejo de Estado, para efectos de entrar a sustentar el recurso.

4. De todos los procesos y actuaciones reseñadas anteriormente, les corresponde mantener informada a la oficina asesora jurídica como mínimo una vez a la semana, salvo cuando se trate de informes urgentes referidos a términos perentorios, los cuales deben suministrarse inmediatamente sean conocidos por ustedes.

5. En vía de ilustración, me permito consignar a continuación aquellos datos mínimos que debe contener el informe general a rendir por ustedes ante la oficina asesora jurídica, a saber:

Tribunal Contencioso Administrativo:

Acción: (Reparación directa, nulidad y restablecimiento...)

Proceso: Número

Actor:

Apoderado: Magistrado Ponente: Sección:

Apoderado de la entidad:

Nota: Cuando se trate de un negocio que ya hubiere tenido inicio y por ende desarrollo procesal, en el informe debe incluirse siempre la última actuación que se hubiere producido.

6. Dado que la falta de información, y, en ocasiones lo inoportuno de éstas por parte de algunos registradores acerca del estado de los procesos ha dado lugar a que se presenten serias irregularidades frente a la labor de defensa judicial que compete a la entidad, debo recordarles de manera perentoria que es responsabilidad de ustedes la vigilancia de los procesos; por lo tanto, les corresponde implementar los mecanismos adecuados para el cumplimiento de esa obligación.

También debo señalar que el desinterés y la falta de diligencia que observemos en algunos de ustedes en relación con tales obligaciones, así como el desacato al envío oportuno de informes detallados y completos, se pondrá en conocimiento de la superintendencia delegada para el registro, a efecto de que adelante la correspondiente investigación e imponga las sanciones a que haya lugar.

Por ello, comedidamente demando una vez más de todos, el máximo interés y colaboración de los deberes consignados en este instructivo, manteniendo las mejores relaciones de cordialidad y entendimiento entre el registrador principal y los seccionales de su jurisdicción, por cuanto el primero debe responder por la información y suministro de datos y documentos de aquellas demandas que lleguen a instaurarse por fallas en la prestación del servicio en las oficinas seccionales de registro.

Para los fines pertinentes les recuerdo que el fax de la oficina asesora jurídica es el número 2-866-003, y que, tanto las copias de las demandas como de aquellos otros documentos que en desarrollo del proceso interesen al abogado a cuyo cargo se encuentre éste, deben remitirlas por el correo más rápido que exista en sus ciudades.

La siguiente instrucción deroga la Instrucción Administrativa 22 de 1997.

N. del D.: Esta instrucción administrativa va dirigida a los registradores de instrumentos públicos.

___________________________________