lNSTRUCClÓN ADMINISTRATlVA 2 DE 2003 

(Febrero 10)

Asunto: Informe único estadístico notarial.

En razón a las complicaciones que generaban los envíos de informes a las diferentes dependencias de esta entidad, se ha diseñado el formato denominado “informe estadístico notarial”, con el fin de que los distintos datos referidos a la actividad notarial queden recopilados en un solo informe, el cual deberá ser remitido dentro de los primeros quince (15) días de cada mes (el mes de enero de 2003 deberá presentarse a más tardar el día 20 de febrero), al grupo cuenta especial de notariado quien se encargará de distribuir la información pertinente a la superintendencia delegada para el notariado, a la oficina asesora de planeación e informática y al grupo de tesorería.

Como quiera que la Instrucción Administrativa 17 del 4 de octubre de 2000 establecía la obligatoriedad de remitir a la superintendencia delegada para el notariado los formularios correspondientes a la presentación y pago del IVA, retención en la fuente y aporte especial para la administración de justicia, éstos deberán anexarse al informe único notarial previo el diligenciamiento de la casilla denominada “detalle de los pagos a la DIAN”.

Por otra parte, con relación a la cuenta única notarial, creada mediante la Ley 788 de 2002 (ET), me permito solicitarles que se adjunte a, informe único, fotocopia legible del extracto bancario de dicha cuenta, así como los recibos de consignación por concepto de aportes y recaudos a esta superintendencia.

En este orden de ideas, y con el fin de facilitar el correcto diligenciamiento del informe estadístico notarial me permito adjuntar a la presente las instrucciones pertinentes.

Con fundamento en lo anteriormente expuesto, la presente instrucción administrativa deja sin efecto la Instrucción 17 de 2000 y las que le sean contrarias.

Ordénese su publicación en el Diario Oficial y la página web de la entidad y alléguese copia de la misma a todos los notarios del país.

Publíquese, comuníquese y cúmplase

Informe estadístico notarial

Instrucciones para el diligenciamiento

La presentación del formulario debe hacerse todos los meses a más tardar el día 15 de cada mes, diligenciando los datos del período comprendido por los días que actuó como notario la persona que presenta el informe. La información debe estar referida al mes inmediatamente anterior al de la fecha en que se reporta el formulario diligenciado.

Sección A. información general

En la sección A se diligencien los datos correspondiente a la notaría y al notario de la siguiente manera:

Notaría. Identifica la notaría como única o el número si hay varias en el círculo. Círculo. Identifica el municipio donde funciona la notaría.

Departamento. El nombre del departamento al que corresponde el municipio Categoría. De primera, segunda o tercera.

Titular. Marcar X en la casilla determinando si es notario titular o encargado. NIT. Identificación tributaria del notario.

Código. El asignado por la Superintendencia de Notariado y Registro. Subsidiada. Indicar si la notaria es subsidiado o no.

Período al que corresponde el reporte. Relacionar los días, el mes y año al que corresponde el informe

Cambio de dirección. Indicar si ha presentado cambios de sede, teléfono, fax y E-mail.

Nueva dirección. De haber cambio informarlo.

Sección B. Escrituración

La Sección B hace referencia a la escrituración del mes, que servirá de base para la liquidación de los aportes y recaudos según el tipo de escrituras autorizadas por el notario.

Número de escrituras. Anotar el número de la primera y la última escritura autorizada en el respectivo mes y el total de la mismas.

Escrituras repetidas. El total de ellas y su respectivos números.

Escrituras exentas. Totalizar estas escrituras y escribir sus respectivos números.

Instrumentos no autorizadas. Anotar el total y establecer el número de cada uno de los instrumentos no autorizados.

Total escrituras VlS. Cantidad de escrituras de vivienda de interés social autorizadas discriminando sus números.

Escrituras según la tarifa aplicable

Determinar la cantidad de escrituras, el valor de los aportes por escritura, el total del aporte, y los recaudos para el fondo cuenta especial de notariado y la tesorería de la superintendencia, diferenciando las escrituras de tarifa plena y las de tarifa especial.

Sección C. Aportes especiales

La sección C contiene los datos relacionados con los aportes especiales que se deben cancelar por escrituras que conforme a los artículos 25 y 26 de la Resolución 4105 de diciembre 17 de 2002 originen dicho aporte.

Detalle de los aportes. Anotar el número de la escritura, la fecha, el valor de la transacción y el valor del aporte especial.

Total consignado mes. Escribir el valor de los aportes especiales consignados en el período.

Banco. Nombre del banco donde realizó la transacción.

Cuenta Nº. El número de la cuenta donde se consignó el aporte especial.

Sección D. Préstamos

Esta sección se refiere al cumplimiento de la obligaciones de los notarios para con el grupo cuenta especial de notariado, por préstamos recibidos del antiguo "Fonanot".

Pagarés. Detallar el número del pagaré que respalda el crédito, la fecha de la consignación y el valor de la cuota cancelada.

Total. Sumatoria del valor de las cuotas pagadas.

Sección E. Ingresos.

Por escrituración. Consolidar el total de los ingresos detallados en la sección H.

Por copias de escrituras. Relacionar el valor recaudado por copia de escrituras.

Por copias del registro civil. Totalizar todos los ingresos que reciben por los actos relacionados en la sección I.

Otros actos notariales. Totalizar todos los ingresos que reciben por los actos relacionados en la sección J.

Más subsidio. Relacionar el monto del subsidio percibido.

Sección F. Egresos

Gastos de personal. Totalizar los egresos relacionados en la sección K.

Arrendamientos. Anotar el canon de arrendamiento mensual del inmueble donde funciona la notaría.

Gastos generales. Relacionar el total de los gastos que conforman la sección L.

Transferencias. Totalizar las obligaciones que se encuentran detalladas en la sección M.

Sección G. Neto

Ingresos netos. Resultado de restar los egresos totales a los ingresos totales, de las secciones F y E, respectivamente.

Sección H. Valor subsidio

Corresponde al valor que se percibe por concepto de subsidio.

Sección I. Detalle de escrituración

Diligenciar por cada acto aquí discriminado la cantidad y los ingresos percibidos, totalizando al final de la sección.

Sección J. Detalles de copias del registro civil

Tramitar de acuerdo con los actos de registro civil aquí detallados, con los correspondientes ingresos percibidos por cada uno de ellos y totalizar los mismos.

Sección K. Otros actos notariales

Diligenciar de acuerdo con cada uno de los actos aquí señalados, con los correspondientes ingresos percibidos y totalizar los mismos.

Sección L. Detalle gastos de personal

Relacionar por cada una de las obligaciones detalladas en los distintos ítem, el monto de los egresos, totalizándolos al final de la sección.

Sección M. Detalle gastos generales

Relacionar en cada una de las casillas los gastos efectuados por cada uno de los ítem aquí detallados.

Sección N. Detalle transferencias

Relacionar en cada una de las casillas, el monto de las transferencias pagadas.

Sección O. Detalle de los pagos a la DIAN

Valor IVA: Relacionar el pago efectuado a la DIAN por este concepto, el bimestre correspondiente y la fecha de pago.

Valor retefuente: Determinar el valor de la retención, el período al que corresponde y la fecha de pago discriminando día, mes y año.

Administración de justicia (L. 6ª/1992): Fecha del pago realizado por este concepto, detallando día, mes y año.

Sección P. Novedades del mes

Relacionar en cada una de las casillas las novedades relacionadas con la separación del ejercicio de la función notarial y bajo qué figura, citando el número y la fecha del acto administrativo por el cual se realizó el respectivo encargo.

Sección Q. declarante

Escribir el nombre de la persona que preparó el informe, la fecha de elaboración del mismo y el sello de la notaría.

Anexos

Adjuntar al formato diligenciado copias de los volantes de consignación, extractos bancarios de la cuenta única notarial y los formatos de IVA, retención en la fuente y administración de justicia.

Firma del notario. El notario suscribe este formato bajo la gravedad del juramento, garantizando con ello la veracidad de la información contenida en el mismo.

NOTA: El formato "Informe estadístico notarial", anexo al presente instructivo, puede ser consultado en las oficinas de la Superintendencia de Notariado y Registro.

N. del D.: La presente instrucción va dirigida a los notarios del país.

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