INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 94-20 DE 1994 

(Julio 15)

Los notarios deberán sufragar los costos de adquisición, impresión y suministro del papel de seguridad requerido para el otorgamiento de las escrituras matrices

Como lo prescribe expresamente el artículo 20 del Decreto Ley 960 de 1970, las escrituras originales o matrices deben escribirse o diligenciará en papel autorizado por el Estado.

Ese medio o material de seguridad fue por alguna época el papel sellado, cuya utilización en las actuaciones notariales la dispuso el Decreto 890 de 1981, de la existencia en stock del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, cuya provisión a los notarios se efectuó por conducto de esta Superintendencia del traspaso gratuito que de dicho papel le hizo el mentado ministerio y en otros casos la provisión se hizo a través de los administradores y recaudadores de impuestos nacionales, como lo ordenaba el artículo 3º del precitado decreto.

La Ley 3ª de 1981 dispuso en su artículo 3º que en el servicio notarial se utilizará en sus actuaciones un papel de seguridad cuya característica se determinará por la Superintendencia de Notariado y Registro, de modo tal que se garantice la correcta conservación de los archivos, sin costo alguno para los usuarios.

De la norma transcrita se infiere que a esta entidad le corresponde simplemente determinar las características de seguridad del papel a utilizar en el otorgamiento de las escrituras matrices, a efecto de que se garantice la correcta conservación de los archivos, pues no está dentro de sus funciones el proveerlos de dicho material.

Para las notarías que utilizan en la prestación del servicio máquinas de escribir eléctricas o manuales, las características del papel de seguridad que deben mandar a imprimir para el otorgamiento de las escrituras matrices son las siguientes:

Tamaño: Treinta y dos centímetros (32 cms.) de largo por veintiún centímetro (21 cms.) de ancho.

Papel: De seguridad Offset de 90 g. alta blancura de fabricación nacional con colorante en algunas fibras de pulpa o con impresión de tintas de seguridad.

Sistema de impresión: Litografía por el tiro y retiro.

Márgenes y distancia entre líneas:

a) Margen izquierdo, cuatro centímetros (4 cms.).

b) Margen derecho, un centímetro (1 cm.);

c) Margen superior, dos centímetros (2 cms.);

d) Margen inferior, dos centímetros (2 cms.);

e) Distancia entre líneas horizontales, ocho y medio milímetro (8 y medio mms.);

f) Las líneas de tiro tanto horizontales como verticales, deben coincidir perfectamente con las del retiro.

Sellos y leyendas:

a) En la parte superior izquierda llevará un sello conformado por una orla tramada de doble línea, de diez lados con un diámetro mayor en su línea externa de cinco y medio centímetros (5 y medio cms.) y una separación de medio milímetro (medio mm) entre líneas. En el centro de la orla, irá el escudo del colegio de Notarios de Colombia, encerrado dentro de un círculo de doble línea, con un diámetro de tres centímetros (3 cms.) en su línea externa y una separación de medio milímetro (medio mm.) entre líneas; en la parte superior del escudo irá la siguiente leyenda “República de Colombia papel notarial” y en la parte inferior “Colegio de Notarios de Colombia”. Separando las leyendas irá a cada lado una estrella de cinco (5) puntas.

b) En la parte superior derecha utilizando el margen y coincidiendo en su línea exterior con el margen derecho, igualmente llevará un sello ovoidal tramado de doble línea. con un diámetro mayor de seis centímetros (6 cms.) y un diámetro menor de uno y medio centímetro (1 y medio cms.), dentro del cual ira la identificación del papel, o sea, la serie y numeración.

c) Por fuera del margen inferior, en caracteres visibles irá la siguiente leyenda “este papel no tiene costo alguno para el usuario”.

Tintas:

Se utilizará tinta de color azul en el sello que contiene el Escudo de Colombia, en el que encierra la serie y numeración, en las líneas tanto horizontales como verticales, en la identificación de la casa impresora y el año de emisión. Tinta negra en la serie y numeración y en la leyenda del margen inferior.

Identificación:

El papel de seguridad para el servicio notarial, se identificará con dos (2) letras mayúsculas del alfabeto y ocho (8) dígitos numéricos, que serán determinados en cada contrato de impresión.

Año de emisión:

En la parte superior izquierda, seguido del nombre de la casa impresora, irá el año al cual pertenece la emisión.

Por las razones advertidas y sin perder de vista los avances tecnológicos en materia de sistematización, es de entender que todas las notarías que se encuentren sistematizadas y aquellas que en lo sucesivo adopten este medio moderno para atender el servicio escriturario, pueden mandar a imprimir forma continuas, que se ajusten a las características del tipo de impresora de que dispongan, papel que llevarán una numeración preimpresa ascendente en la parte superior derecha y Escudo del Colegio de Notarios de Colombia en tintas de seguridad y a trasluz.

La calidad del papel debe ser óptima, a efectos de que se garantice la durabilidad de los documentos que conforman el protocolo.

A partir del 1º de agosto del presente año esta Superintendencia no atenderá solicitudes de suministro ni despachará papel de seguridad a ninguna de las notarías del país.

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