INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 20 DE 2005 

(Octubre 26)

Asunto: Instrucción Administrativa 13 de 2005, sobre la ley de racionalización de trámites.

El 1º de agosto del año en curso, esta superintendencia expidió la Instrucción Administrativa 13, en la que se dio a conocer las novedades de la Ley 962 de 2005, más conocida como ley antitrámites. Allí se destacan las nuevas atribuciones para adelantar el divorcio del matrimonio civil y la dejación de efectos civiles del matrimonio religioso, la constitución del patrimonio de familia inembargable voluntario, el inventario de bienes de menores que se encuentren bajo patria potestad cuando los padres estén administrándolos y quieran contraer matrimonio confiadas a ustedes.

Así mismo, se informó de la supresión o limitación de algunas exigencias, tales como las presentaciones personales para probar supervivencia: el registro notarial de cualquier sello elaborado para el uso de la administración pública; el valor probatorio de las copias de los registros del estado civil de las personas que se expidan mediante medio magnético y óptico; la plena validez que tienen todas las copias y certificaciones del registro civil, sin importar la fecha de su expedición.

En cuanto a las autenticaciones de firmas y las declaraciones extrajuicio, se dijo en la Instrucción 13 que estas se suprimían. Ello ha generado reparo por parte de algunos notarios, ya que, tal como quedó redactada, permite deducir que estos actos notariales se eliminaron definitivamente; por lo tanto, piden se revoquen dichos apartes o que se aclare su alcance.

Se hace necesario entonces precisar algunos aspectos de la Instrucción Administrativa 13 de 2005, para evitar interpretaciones alejadas a la Ley 962 de 2005.

Sobre el tema de las autenticaciones y declaraciones extrajuicio, dicen los artículos 24 y 25 de la citada ley, los cuales fueron referenciados en la instrucción administrativa, lo siguiente: “Las firmas de particulares impuestas en documentos privados, que deban obrar en trámites ante autoridades públicas no requerirán de autenticación”, pues las mismas se presumen que provienen “de la persona respecto de la cual se afirma corresponden”. También se advierte que: “En todas las actuaciones o trámites administrativos, suprímase como requisito las declaraciones extrajuicio ante juez o autoridad de cualquier índole. Para estos efectos, bastará la afirmación que haga el particular ante la entidad pública, la cual se entenderá hecha bajo la gravedad del juramento (...)” (el resaltado es nuestro).

De acuerdo con lo anterior, la supresión de la autenticación de firmas de documentos privados y las declaraciones extrajuicio; va dirigida es a las entidades públicas; por lo tanto, estas no podrán requerir dicha diligencia para las actuaciones o trámites administrativos que en ellas se adelanten, salvo en los casos expresamente señalados por la Ley 962 de 2005.

Como puede observarse, son las entidades públicas las obligadas a darle estricto cumplimiento a la prohibición de pedir los documentos privados autenticados o exigir declaraciones extrajuicio, pues, para todos los efectos, las firmas se presumen auténticas o de su autor, o en el segundo caso, bastará la afirmación que haga el particular ante la entidad pública.

Debo recordarles lo expresado en la Instrucción Administrativa 12 de 2004, en el sentido de informar a los usuarios del servicio de la supresión y/o limitación de estas diligencias o requisitos. Así se contribuye a que los fines y objetivos de la ley de racionalización de trámites se haga realidad por parte de las entidades públicas. No hay que olvidar que el servicio no se puede negar, si el usuario insiste en la práctica de los actos notariales comentados.

De las capitulaciones y constitución, disolución y liquidación de la sociedad patrimonial de compañeros permanentes.

Sobre las nuevas competencias asignadas a los notarios en el artículo 37 de la Ley 962 de 2005, se dijo en la Instrucción Administrativa 13 de 2005 que estos temas requerían reglamentación, pues la ley apenas los mencionó, dándose la necesidad de establecer unos procedimientos que sean acordes con la función notarial.

Pues bien, con la expedición de la Ley 979 del 26 de julio de 2005, la cual modificó parcialmente la Ley 54 de 1990 y estableció “unos mecanismos ágiles para demostrar la unión marital de hecho y sus efectos patrimoniales entre compañeros permanentes”, considera la superintendencia que la actuación notarial referida quedó definida. Esta consagró que la existencia de la unión marital de hecho entre compañeros permanentes, la declaración de la existencia de la sociedad patrimonial, su disolución y liquidación se puede adelantar mediante escritura pública ante notario por mutuo consentimiento de los compañeros permanentes.

En cuanto a las capitulaciones entre compañeros permanentes, hay que recordar que, según el artículo 7º de la Ley 54 de 1990, a la liquidación de la sociedad patrimonial entre compañeros permanentes se le aplican las normas contenidas en el libro 4º título XXII, capítulo I al VI del Código Civil. Es decir, las referidas a capitulaciones matrimoniales y a la sociedad conyugal. Por lo tanto, por dicha remisión, desde la vigencia de la ley, para la convención de capitulaciones celebrada entre los futuros compañeros permanentes, mediante escritura pública, debe el notario observar los requisitos formales y sustanciales señalados en los artículos 1771 a 1780 del Código Civil.

De acuerdo con el análisis normativo esbozado, se reitera que el tema reseñado no requiere reglamentación. El asunto quedó definido con la expedición de la Ley 979 de 2005 y la remisión que hizo el artículo 7º de la Ley 54 de 1990, al Código Civil, en lo relacionado con las capitulaciones matrimoniales.

En materia de tarifas, la Resolución 6810 de 2004 consagra los derechos para las capitulaciones, la disolución y liquidación de la sociedad patrimonial entre compañeros (arts. 8º y 10), que tiene en cuenta el valor de los bienes objeto de la convención o el patrimonio líquido, respectivamente.

La existencia de la unión marital y/o la declaración de la sociedad patrimonial, siguiendo la regla general, se toma como un acto sin cuantía (art. 1º).

En los anteriores términos se explica la Instrucción Administrativa 13 de 2005 y se instruye sobre las capitulaciones y constitución, disolución y liquidación de la sociedad patrimonial de compañeros permanentes, de acuerdo con la Ley 979 de 2005. Espero que usted, señor notario, propenda por que la administración pública racionalice los trámites siguiendo los principios de la Ley 962 de 2005, sin que estas previsiones se conviertan en un pretexto para negar la prestación del servicio.

N. del D.: La presente instrucción administrativa va dirigida a los señores notarios.

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