INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 22 DE 1991 

(Agosto 5)

Como es conocimiento de todos, la Superintendencia de Notariado y Registro cuenta en la actualidad con la Resolución 4174 de 1984, mediante la cual se le da cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1 de 1984, respecto al derecho de petición.

Con el fin de implementar de manera más efectiva el cumplimiento de la resolución antes mencionada y tomando como fundamento jurídico el artículo 30 del Decreto 1659 de 1978, se ha considerado que en cada oficina de registro de instrumentos públicos sea creada una oficina de información especializada y encargada exclusivamente de la atención al ejercicio del derecho de petición. Sin embargo en tanto usted organiza su creación, la superintendencia cree conveniente aclarar los mecanismos de recepción, tanto de peticiones en general, petición de tramitación o informaciones especiales y particulares, como de consultas y quejas.

Ante lo anterior y ciñéndonos a lo preceptuado por la Resolución 4174 que a la presente adjunto para su revisión y estudio, cuando se trate de peticiones o consultas verbales, telefónicas o personales, la recepción de esta superintendencia o de la respectiva oficina de registro de instrumentos públicos, remitira al usuario inmediatamente a la respectiva división o dirección, para que allí pueda ejercer su derecho de petición.

Con respecto a las quejas, cabe anotar tres especificaciones referentes a la competencia interna para su conocimiento y tramitación, en el evento de ser verbal, telefónica o personal:

1. La oficina de registro de instrumentos públicos tiene competencia para conocer de las diferentes quejas que se presenten ante ella, pero dicha competencia esta limitada como usted bien lo sabe. Así, cuando se trate de una queja verbal de aquellas que justifiquen iniciar investigación disciplinaria regida por la Ley 13 de 1984 y su Decreto Reglamentario 482 de 1985, es decir aquellas referentes al personal de las dependencias internas de la oficina de registro, el peticionario sera remitido por quien inicialmente lo atienda, a registrador delegado, o a la oficina jurídica, o al secretario de la oficina de registro seccional, que pasara a escrito la queja. Posteriormente dicho escrito sera remitido al registrador quien por mandato del artículo séptimo de la Ley 13 de 1984 impulsara la investigación correspondiente, si lo considera pertinente aplicando el artículo 21 del Decreto Reglamentario 482 de 1984, si es del caso.

Si dicha investigación arroja resultados sancionatorios, aplicara el artículo 45 del decreto reglamentario, es decir, que si la sanción corresponde a amonestación o censura, el registrador directamente impondra la sanción; por el contrario si la sanción es de multa, suspensión o destitución, remitira el expediente a la superintendencia y más exactamente a la secretaría general de la misma, indicando claramente sobre la superficie del sobre remisorio, que la correspondencia se refiere al uso del derecho de petición en su modalidad de queja regida por la Ley 13 de 1984.

2. Si la queja se refiere a irregularidades presentadas en la prestación del servicio en la respectiva oficina de registro de instrumentos públicos, igualmente quien atienda al usuario lo remitira al registrador delegado, o a la oficina jurídica, o al secretario de la oficina de registro seccional, donde se pasara a escrito la queja y se enviara al registrador, quien dependiendo de la gravedad de la queja misma, tomara los correctivos pertinentes e impulsara una investigación preliminar, de cuyo resultado se concluira si es o no necesario remitir lo hecho hasta ese momento a la Superintendencia de Notariado y Registro.

3. En relación con los demás mecanismos o formas del ejercicio del derecho de petición diferentes a la queja, la oficina jurídica de la respectiva oficina de registro o el registrador delegado si lo hay, cuando se trate de oficina principal de registro de instrumentos públicos, o bien el secretario de las oficinas de registro, partiendo del presupuesto de que en estas últimas no existe oficina jurídica, según lo establece el Decreto 1659 de 1978 que determina la estructura de las oficinas de registro de instrumentos públicos, recibira al usuario remitido previamente por el funcionario que inicialmente lo atienda, e igualmente si es el caso, elaborara un escrito de la petición verbal, o bien solicitara al usuario que la elabore e indicara los documentos que debe adjuntar a su solicitud para el logro de una oportuna respuesta.

Igualmente si se considera necesaria, según la naturaleza de la solicitud, la intervención de la superintendencia, remitira la petición indicando que se trata de uso del derecho de petición.

De otra parte cuando el derecho de petición en cualquiera de sus formas se ejerza de manera escrita, quien tenga a su cargo la distribución de la correspondencia interna en la oficina de registro, remitira la correspondencia al registrador delegado si lo hay, o a la oficina jurídica o al secretario de la oficina de registro seccional, para el cumplimiento del mismo trámite señalado anteriormente en concordancia con la Resolución 4174 de 1984, dependiendo de si se trata de consulta, petición o queja.

Considero importante además, hacer especial énfasis en el cumplimiento estricto de los términos señalados en el Decreto 1 de 1984 como en la Resolución 4174 de 1984 en el desarrollo del trámite de atención al ejercicio del derecho de petición, fundamentalmente porque su incumplimiento además de generar perjuicio al peticionario, conlleva para el funcionario las sanciones correspondientes, como lo señala el artículo séptimo del Decreto 1 de 1984.

Finalmente quisiera que, si es del caso, recordaran al público o bien a quien no tenga absoluta claridad en ello, que el horario de atención al usuario se entiende por el mismo tiempo que permanece la oficina de registro de instrumentos públicos, abierta al público.

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