INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 01-22 DE 2001 

(Junio 8)

Solicitud de certificados de tradición y libertad y radicación de medidas cautelares por entidades exentas

Ante las oficinas de registro de instrumentos públicos del país se viene presentando un gran volumen de solicitudes de certificados de tradición y libertad e inscripción de medidas cautelares y actos administrativos en general que no se radican en ventanilla, sino que la respectiva petición se efectúa por correo dirigido directamente al despacho del registrador, pretermitiéndose así lo establecido en los artículos 1º y 2º del Decreto 2156 de 1970 y 11 y 12 del Decreto-Ley 1250 del mismo año, haciendo inoperante el principio de prioridad o rango que rige en materia registral, por el cual se considera que el instrumento público que ingrese primero a la oficina de registro, tiene preferencia sobre cualquier otro ingreso posterior en el mismo inmueble aunque fuere de fecha anterior (principio general del derecho “el primero en el tiempo es el más poderoso en el derecho”, cuyo fundamento se desprende del artículo 27 del Decreto-Ley 1250 de 1970, al expresar “La inscripción se hará siguiendo con todo rigor el orden de radicación”).

De otra parte, muchas de las mencionadas solicitudes no aportan en forma clara y precisa los datos necesarios para una pronta y correcta ubicación del folio de matrícula inmobiliaria, tal como lo estatuye el artículo 31 del estatuto registral.

Lo anterior implica la inobservancia del procedimiento para la radicación de la solicitud del certificado de tradición y libertad o inscripción del respectivo documento, además de que incide negativamente en la prestación del servicio, en razón de la desorganización, costos y dilación que ello genera.

Al respecto no sobra advertir que las exenciones señaladas en el artículo 17 del Decreto 1428 de 2000 son en cuanto al pago de los derechos registrales, más no exime a las autoridades y entidades exentas de cumplir con el trámite previsto para la expedición de los certificados e inscripción de documentos.

Los siguientes son los casos en que hay lugar a exenciones:

a) Cuando las solicitudes de certificación, de inscripción de documentos o su cancelación en que intervengan exclusivamente las entidades estatales, a excepción de las empresas de servicios públicos domiciliarios, las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta, las cuales asumirán el pago de los derechos de registro.

De acuerdo con el parágrafo del artículo 17, cuando intervengan las empresas oficiales de servicios públicos domiciliarios, los derechos registrales a su cargo se liquidarán con base en el porcentaje de participación de éstas, el que se acredita para tales efectos con el documento legal pertinente. Los particulares, personas naturales o jurídicas que contraten con estas empresas asumirán el pago por el excedente;

b) Cuando las solicitudes de certificación, de inscripción de documentos o su cancelación, así como la expedición de copias de los instrumentos que reposan en el archivo de la oficina de registro, provengan de la Corte Suprema de Justicia, la Corte Constitucional, el Consejo de Estado, los Tribunales, el Consejo Superior de la Judicatura, la Fiscalía General de la Nación, la Contraloría General de la República, la Procuraduría General de la Nación, las superintendencias, la Dirección Nacional de Estupefacientes, los jueces penales, la policía judicial, los defensores de familia, los juzgados de familia en asuntos relacionados con menores, el personero municipal, los funcionarios de ejecuciones fiscales, o cualquier otro organismo que ejerza funciones similares, originadas en desarrollo de investigaciones que les corresponda adelantar, de intervención y toma de posesión de bienes o que se requieran para aportar a procesos en que actúen en calidad de demandados o demandantes, independientemente de que afecten o beneficien a un particular, persona natural o jurídica.

Las peticiones de certificado de tradición y libertad, así sean requeridas por entidades exentas del pago de derechos registrales en razón de su intervención en el acto, deben presentarse por escrito y con las especificaciones requeridas en ventanilla de atención al público, con el fin de que allí se lleva a cabo la respectiva radicación y se le entregue al interesado comprobante para que posteriormente con el mismo recibo retire de ventanilla el documento diligenciado.

Del mismo modo, para la inscripción de medidas cautelares tales como demandas, embargos, prohibiciones, que afecten la enajenabilidad de los predios, deberá surtirse el mismo trámite de radicación y la comunicación que disponga la medida cautelar deberá reunir los requisitos señalados en el artículo 31 del Decreto-Ley 1250 de 1970.

Dicha norma preceptúa que el acto administrativo o medida judicial individualizará los bienes y las personas, además de que se deberá indicar la matrícula inmobiliaria del inmueble correspondiente para facilitar su registro. Así mismo, es menester que al documento se adjunte la copia especial y auténtica con destino al archivo de la oficina, conforme lo dispone el artículo 18 ibídem.

Por razones de distancia y teniendo en cuenta el interés superior del Estado en el propósito de una justicia e instituciones transparentes, cuando se trate de entidades exentas se hace necesario en estos casos aceptar solicitudes de certificaciones y eventualmente de inscripciones por correo, las cuales el mismo registrador de instrumentos públicos se encargará de velar por que sean radicadas en ventanilla de inmediato para su pronto trámite.

El presente acto administrativo deroga las instrucciones administrativas 27, 29 y 35 de 1992.

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