INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 22 DE 2005 

(Noviembre 1º)

Asunto: Informe Estadístico Notarial y pago del subsidio.

En cumplimiento al plan de mejoramiento para el año 2005, me valgo de esta oportunidad para recordarle el estricto cumplimiento del contenido de los artículos 122, 123 y 124 del Decreto Reglamentario 2148 de 1983, en cuanto a sus obligaciones para con la entidad.

Como es de su conocimiento el artículo 122 establece que: “Dentro de los primeros quince días de cada mes, el notario deberá pagar a la Superintendencia de Notariado y Registro y al grupo de recaudos y subsidios notariales los recaudos y aportes correspondientes al mes inmediatamente anterior”.

De igual forma, el artículo 123 consagra que “El notario enviará mensualmente a la superintendencia informe sobre el número de escrituras autorizadas por él en el mes inmediatamente anterior. Además (...) las cuentas de ingresos y egresos dentro del mismo término”. Ya sabe usted que dicho informe es el estadístico notarial, que debe enviarse entre el 1º y el 15 de cada mes, al grupo recaudos y subsidios notariales, junto con sus respectivos anexos.

Este grupo a su vez, se encargará de repartir la información a la oficina asesora de planeación, al grupo de tesorería y a cualquier otra dependencia indicada por el Superintendente de Notariado y Registro, lo que obligará a estas áreas a no solicitarle información relacionada con el informe estadístico y a los notarios, a remitir una sola copia a la entidad.

Los anexos que debe enviar con el informe estadístico notarial, son dos copias de consignación de los recaudos de la superintendencia - tesorería, una copia de los aportes y recaudos del grupo de recaudos y subsidios notariales, de los certificados de presentación y pago del impuesto sobre las ventas, IVA, de la retención en la fuente y del aporte para la administración de justicia, en la periodicidad establecida por la normatividad vigente. Recuerde que las consignaciones deben efectuarse con indicación clara del nombre del notario y la notaría.

En vista de que algunos notarios hacen llegar el citado informe de manera extemporánea, le recuerdo el contenido del artículo 124 del Decreto 2148 de 1983, que a la letra dice:

No se pagará el subsidio al notario que no dé cumplimiento oportuno a sus obligaciones para con la Superintendencia de Notariado y Registro y el fondo (...), según el caso, en lo relacionado con aportes, recaudos e informes de escrituración” (negrilla fuera de texto) y el envío del informe estadístico notarial en los primeros quince días de cada mes.

Este último aspecto fue regulado en los artículos 8º y 9º de la Resolución 1722 de abril 4 de 2005, cuyo contenido también le reitero.

N. del D.: La presente instrucción administrativa va dirigida a señores notarios.

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