INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 22 DE 2006 

(Noviembre 15)

Asunto: Documentos soporte para aprobación y trámite de las solicitudes de contratación

Es propósito de la secretaría general realizar una adecuada planeación a la contratación que se realiza desde el nivel central de la entidad. Por ello, con el fin de agilizar el trámite de los diferentes procesos que sobre esta materia deben adelantarse por el grupo de contratación administrativa, a partir de la fecha, toda solicitud de la futura contratación debe ir acompañada de la siguiente documentación soporte:

A. Contratación directa, sin publicación de pliegos, hasta 60 SMMLV - $ 24.480.000 año 2006.

Presentar solicitud escrita ante el ordenador del gasto, con quince (15) días de antelación a la contratación, acompañada de los siguientes documentos:

1. Estudio de conveniencia o justificación que determinen la necesidad de adquisición del bien o servicio, o de la realización de la obra, en los términos previstos en la Circular 11 de 2005. Entre otros, fijar las condiciones de la contratación para establecer el objeto, valor, plazo, garantías etc., éstas últimas si la naturaleza del contrato lo requiere.

2. Cotizaciones vigentes, solicitadas directamente a los posibles proveedores o de las ofertas presentadas por quienes respondieron a la invitación a cotizar efectuada a través de la página web de la entidad. Si para el momento de la contratación el ofrecimiento se encuentra vencido, deberá aportarse uno nuevo, o la constancia del proveedor de mantener la propuesta inicialmente formulada.

3. Documento cuadro comparativo de ofertas elaborado por la dependencia o área interesada, en el que se haya impuesto la firma del ordenador del gasto para autorizar la contratación con la persona natural o jurídica seleccionada.

4. Certificación de consulta en el SICE tanto del registro del proveedor, como del precio indicativo del bien, servicio u obra a contratar, tramitado por el grupo de recursos físicos.

5. Cuando lo solicitado afecte el rubro de inversión, deberá aportarse el documento “lista de chequeo” en los términos referidos en la Circular 49 de 2005.

B. Contratación directa con publicación de pliegos, desde $ 24.480.001 año 2006.

Presentar solicitud escrita ante el ordenador del gasto, con veinte (20) días de antelación a la contratación, acompañada de los siguientes documentos:

1. Estudio de conveniencia o justificación que determinen la necesidad de adquisición del bien o servicio, o de la realización de la obra, en los términos previstos en la Circular 11 de 2005. Entre otros, fijar las condiciones de la contratación para establecer el objeto, valor, plazo, garantías, etc.

2. Si se han verificado estudios de mercado, el documento cuadro comparativo de ofertas, elaborado por la dependencia o área interesada, que constituyan soporte para establecer el presupuesto oficial de la futura contratación.

3. Certificación de consulta en el Sice tanto del registro del proveedor, como del precio indicativo del bien, servicio u obra a contratar, tramitado por el grupo de recursos físicos.

4. Cuando lo solicitado afecte el rubro de inversión, deberá aportarse el documento “lista de chequeo” en los términos referidos en la Circular 49 de 2005.

C. Contratos de prestación de servicios profesionales.

Presentar solicitud ante el ordenador del gasto con veinte (20) días de antelación a la contratación, acompañada de los siguientes documentos.

1. Estudios de conveniencia en los términos de la Circular 11 de 2005, en los que se determinen las necesidades del servicio a contratar.

2. Cuadro comparativo de ofertas elaborado por la dependencia o área interesada, para que el ordenador del gasto establezca la cuantía de la futura contratación, en el evento de ser necesario.

3. Propuesta de servicios formulada por la persona que se va a contratar, cuando corresponda.

4. Hoja de vida con fotocopia de los documentos que certifiquen sus estudios y experiencia profesional —persona natural—.

5. Certificación del grupo de gestión humana que acredite la no existencia de personal que desarrolle la labor a contratar en la planta de la entidad.

6. Solicitud de oferta autorizada por el ordenador del gasto.

D. Adiciones o modificaciones contractuales.

Conforme se establece en el numeral 1.7 del ordinal 1º, funciones de carácter técnico de la Resolución 4800 de 2006, la solicitud debe provenir del interventor o supervisor y coadyuvarse por el contratista. En dicho documento el ordenador del gasto autorizará con su firma la petición de que se trate.

E. Devoluciones.

Las peticiones que carezcan de estos requisitos serán devueltas a la dependencia o área interesada para que se verifiquen los ajustes pertinentes.

F. Programación de la contratación.

Antes de la terminación de cada vigencia fiscal, las diferentes dependencias informarán al grupo de recursos físicos de sus requerimientos con el fin de ajustar a términos reales el presupuesto de la Superintendencia. Con base en ello, la secretaría general coordinará con las diferentes áreas la realización de un programa de contratación conforme lo ordena la ley.

La rigurosa observancia de los requisitos precedentes, redundará en que los compromisos que adquiera la entidad se cumplan con la periodicidad programada y se proceda a adelantar los procedimientos de contratación directa y de licitación con la debida oportunidad, en beneficio del cumplimiento de las actividades misionales de la Superintendencia.

N. del D.: Esta instrucción administrativa va dirigida a los directores, jefes de oficina, coordinadores, registradores de instrumentos públicos.

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