INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 24 DE 1993 

(Septiembre 20)

El Gobierno Nacional en ejercicio de las facultades conferidas por los numerales 1, 3 y 4 del artículo 29 de la Ley 27 de 1992, expidió los Decretos Reglamentarios 1221 y 1222 del 28 de junio de 1993); cuyos aspectos más relevantes relaciono a continuación, con el fin de que sean puestos en práctica, en cada una de las oficinas de registro de instrumentos públicos del país.

Mecanismos y procedimientos de programas y planes de capacitación (Decreto Reglamentario 1221). Los mecanismos y procedimientos de capacitación tienen como objetivo mejorar la prestación del servicio de las diferentes oficinas de registro de instrumentos públicos del país, por tal motivo deben formular planes y programas de capacitación de acuerdo con las necesidades, el nivel de preparación del factor humano y los recursos asignados; buscando con esto elevar el nivel de eficiencia y eficacia de la oficina, para contribuir en la buena dirección y manejo de los asuntos públicos, promoviendo el desarrollo de los funcionarios a su cargo, a través de su preparación permanente.

Sobre los programas y planes a desarrollar por las oficinas de registro de instrumentos públicos del país, se deben rendir informes oportunamente a esta superintendencia.

La formulación de los planes y programas de capacitación establecidos por cada una de las oficinas de registro del país, podrán contar con la asesoría de Departamento Administrativo de la Función Pública, de la Escuela Superior de Administración Pública a través de la Superintendencia de Notariado y Registro.

La capacitación se desarrolla a través de las siguientes modalidades:

a) Capacitación basada en recursos;

b) Capacitación basada en la experiencia:

— Entrenamiento en el puesto.

— Rotación de puestos.

— Proyectos especiales, y

c) Capacitación basada en intercambios institucionales.

La capacitación podrá ejecutarse con el apoyo de sus propios recursos humanos o de otras oficinas o entidades tales como:

La Superintendencia de Notariado y Registro, la Escuela Superior de Administración Pública, los establecimientos educativos públicos o privados legalmente aprobados o con personas jurídicas o naturales de reconocida idoneidad.

Los planes y programas de capacitación deben estar orientados en las siguientes áreas:

— Información a los funcionarios sobre las funciones generales del Estado y de las específicas de la oficina, así como relacionada con las políticas de capacitación implementadas por estas mismas.

— Inducción al nuevo funcionario explicándole el funcionamiento de la oficina, los servicios que le están adscritos, la ubicación jerárquica y física del empleo, su presentación al superior jerárquico y demás compañeros de trabajo.

— Desarrollo de los conocimientos, aptitudes, habilidades y destrezas que permitan el logro de los objetivos de las diferentes oficinas de registro del país.

Para la realización de las actividades de capacitación la Superintendencia de Notariado y Registro seguirá celebrando convenios con entidades educativas, para que los funcionarios de las oficinas tengan acceso siempre y cuando cumplan con los requisitos exigidos para su realización.

Una vez la oficina patrocine la capacitación de los funcionarios, estos estarán obligados a demostrar una superación en cuanto a sus aptitudes, habilidades, conocimientos y destrezas; de igual forma el mismo empleado debe sugerir sus necesidades de capacitación, rendir informes, aplicar los conocimientos adquiridos, para mejorar la prestación del servicio de la oficina y servir de agente capacitador dentro y fuera de ésta.

Es obligación de las oficinas de registro llevar un seguimiento de la capacitación impartida a cada uno de sus funcionarios.

Requisitos para ingreso, provisión y permanencia en cargos de carrera (Decreto Reglamentario 1222). La provisión de los cargos vacantes de carrera, deberán ser sometidos a concurso, previa la autorización de la Superintendencia de Notariado y Registro quien en forma oportuna emitirá las pautas pertinentes; siguiendo los siguientes lineamientos:

— Los empleados inscritos en el escalafón de la carrera administrativa, tendrán derecho preferencial a encargarse de dichos empleos, si llenan los requisitos para su desempeño.

— En caso contrario se proveerá la vacante mediante la modalidad de nombramiento provisional, previa comprobación del lleno de los requisitos exigidos para el cargo, el cual no podrá tener una duración superior a los cuatro (4) meses. Dicho término se contará a partir de la fecha de su posesión.

— El nombramiento provisional podrá prorrogarse por una sola vez, hasta por un término igual a cuatro (4) meses, siempre y cuando quien efectúe el nombramiento así lo determine.

— En el evento que se presente la prórroga, ésta deberá ser comunicada a la comisión del servicio civil, a través de la Superintendencia de Notariado y Registro, dentro de los (3) días hábiles siguientes a la expedición del acto administrativo correspondiente.

— Cuando se efectúe un encargo o se produzca un nombramiento provisional en un cargo de carrera que esté vacante, se debe convocar a concurso, dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha del encargo o nombramiento.

— Para la aplicación de las pruebas o instrumentos de selección en la oficina de registro, la Superintendencia de Notariado y Registro remitirá en forma oportuna la debida instrucción administrativa, con los formatos y pruebas a aplicar.

— Los concursos serán abiertos o de ascenso. En lo que respecta a la modalidad de concursos abiertos tendrán acceso todas las personas que cumplan con los requisitos del cargo, y en lo pertinente a los concursos de ascenso sólo podrán participar quienes se encuentren inscritos en el escalafón de carrera.

— Los cargos de carrera que en la actualidad estén provistos mediante nombramiento provisional, deberán ser sometidos al proceso de concurso abierto conforme a lo antes establecido para estos efectos. La Superintendencia de Notariado y Registro impartirá las instrucciones correspondientes oportunamente.

Etapas del proceso de selección. Para efectos de la realización del proceso de selección mediante el sistema de concurso, se deberán tener en cuenta las siguientes etapas:

Convocatoria: esta debe indicar la clase de concurso, el cargo a proveer, el nivel jerárquico, requisitos, sitio y fecha de inscripción del candidato, pruebas a aplicar, etc.

La difusión del concurso debe hacerse a través de los medios de comunicación tales como prensa, radio y televisión.

El funcionario que se encuentre nombrado provisionalmente en el cargo objeto del concurso, debe inscribirse para legalizar su situación administrativa.

Reclutamiento: de aquellas personas inscritas se elaborará una lista con los aspirantes admitidos por cuanto cumplen con los requisitos exigidos y otra lista con los aspirantes rechazados que no cumplen con los mencionados requisitos. Estas listas serán fijadas en lugar visible de la respectiva oficina de registro.

Selección: a los aspirantes admitidos en el concurso, se les aplicará, como mínimo dos (2) pruebas o instrumentos de selección.

Con base en los resultados de concurso, se elaborará la lista de elegibles en riguroso orden de mérito, la cual tendrá vigencia hasta de un (1) año para empleos objeto del concurso.

Nombramiento: la provisión del empleo se hará con una de las personas que se encuentre entre los tres (3) primeros puestos de la lista de elegibles. La persona escogida será nombrada en período de prueba por el término de cuatro (4) meses, vencidos los cuales se efectuará la respectiva calificación de servicios la cual debe remitirse oportunamente a esta superintendencia.

Si la calificación no es satisfactoria deberá informarse en forma oportuna a la Superintendencia de Notariado y Registro para que se proceda a declarar insubsistente el nombramiento.

De igual forma se procederá con el empleado ascendido, cuando el ascenso conlleve cambio en el nivel jerárquico o en la denominación del empleo.

Aprobado el período de prueba se informará al Departamento Administrativo de la Función Pública a través de la Superintendencia de Notariado y Registro para que el empleado nombrado por concurso abierto adquiera los derechos de carrera y sea inscrito en el escalafón, y al empleado ascendido le sea actualizado el escalafón.

Calificación de servicios. En lo que respecta a la calificación de servicios se debe tener en cuenta lo siguiente:

— Sólo serán objeto de calificación, los empleados que estén inscritos en carrera administrativa, esto es que las personas que estén nombradas provisionalmente o estén en cargos de libre nombramiento y remoción no serán calificados.

— En la calificación de servicios se evaluará el rendimiento, la calidad del trabajo y el comportamiento laboral del empleado; la cual debe ser objetiva, imparcial y fundada en principios de equidad.

— Los funcionarios que desempeñen funciones de dirección, coordinación y/o supervisión serán calificados a través del formulario grupo (A). A los demás funcionarios les será aplicado el formulario grupo (B).

— El inmediato superior o jefe del funcionario será quien efectúa la calificación de servicios de los empleados bajo su dependencia, los cuales serán calificados en los siguientes casos:

a) En el mes de mayo de cada año;

b) En el mes de noviembre del mismo año si la calificación practicada en mayo ha sido insatisfactoria;

c) Mensualmente, para los nombrados o ascendidos en período de prueba dentro de la carrera administrativa;

d) Cuando el empleado cambie de empleo que indique cambio de superior inmediato;

e) Cuando el calificador se retire o cambie de empleo, y

f) Cuando así lo ordene el superintendente de notariado y registro.

— La calificación de servicios deberá hacerse con carácter obligatorio y por quien sea competente dentro de los quince (15) días calendario siguientes al vencimiento del término señalado para calificar. El incumplimiento de lo anterior, se sancionará disciplinariamente sin perjuicio de que se cumpla la obligación de calificar.

— Contra la calificación de servicios proceden los recursos de reposición y apelación conforme a las normas establecidas para estos efectos y lo correspondiente con el Código Contencioso Administrativo.

Según Resolución 4566 del 27 de agosto de 1993, se delegó en los registradores principales de instrumentos públicos de aquellas oficinas en cuyas estructuras orgánicas existan los cargos de jefe de división, la facultad de entrar a conocer y decidir los recursos de apelación que presenten contra los actos de calificación de servicios, los funcionarios inscritos en la carrera administrativa subalternos de los respectivos jefes de dichas dependencias.

Los Decretos 1221 y 1222 de 1993, reglamentarios de la Ley 27 de 1992, son de obligatorio cumplimiento, por tal motivo se anexan a la presente los decretos mencionados para su información y correcta aplicación.

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