INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 24 DE 2003 

(Agosto 22)

Asunto: Los jueces y la competencia de los notarios para autorizar reconocimiento espontáneo de documentos privados, dar testimonio de la autenticidad de firmas registradas ante ellos y dar fe de la correspondencia o identidad que exista entre un documento que tenga a la vista y su copia.

La señora Jueza Promiscua Municipal de Tauramena, Casanare, me ha consultado "si acorde con la normatividad vigente, los jueces promiscuos municipales son competentes para realizar autenticaciones de firmas y de fotocopias o si estas facultades están reservadas privativamente a las notarías.

Esta inquietud surge como juez promiscuo municipal de esta localidad, donde solamente existe este juzgado y las notarías más cercanas ubicadas en los municipios de Aguazul y Monterrey, ambas del departamento del Casanare, distan de la población alrededor de 45 minutos".

Y agrega: "Así mismo, solicito a usted, en caso que este despacho sea competente para realizar esta clase de diligencias, cuál es el valor que se debe cobrar a los usuarios y qué destino se da a este recaudo".

Procedo entonces a efectuar el análisis jurídico que permita caracterizar las figuras y las competencias que constituyen los elementos del tema en consulta.

Del reconocimiento de documento privado

El artículo 3º del Decreto-Ley 960 de 1970, estatuto del notariado, dice:

"Compete a los notarios:

(...).

2. Autorizar el reconocimiento espontáneo de documentos privados.

3. Dar testimonio de la autenticidad de firmas de funcionarios o particulares y de otros notarios que las tengan registradas ante ellos.

4. Dar fe de la correspondencia o identidad que exista entre un documento que tenga a la vista y su copia mecánica o literal.

(...)".

El mismo estatuto describe así cada una de las competencias transcritas.

El artículo 68 del Decreto-Ley 960 de 1970 reza:

"Quienes hayan suscrito un documento privado podrán acudir ante el notario para que este autorice el reconocimiento que hagan de sus firmas y del contenido de aquel. En este caso se procederá a extender una diligencia en el mismo documento o en hoja adicional en que se expresen el nombre y descripción del cargo del notario ante quien comparecen; el nombre e identificaciones de los comparecientes; la declaración de estos de que las firmas son suyas y el contenido del documento es cierto y el lugar y fecha de la diligencia, que terminará con las firmas de los declarantes y del notario quien, además, estampará el sello de la notaría."

A su vez, el artículo 34 del Decreto Reglamentario 2148 de 1983 dispuso:

"En la diligencia de reconocimiento de un documento privado el notario dejará constancia de la manifestación del interesado, suscrita por éste de que el contenido de aquel es cierto. Para tal efecto, podrá utilizar un sello en donde se exprese de manera inequívoca esta declaración. Si el documento contiene varias hojas, sellará y rubricará cada una de ellas.

Esta diligencia será firmada por el notario en último lugar. En igual forma se procederá para el reconocimiento de la firma".

De las autenticaciones

En cuanto a la autenticación de firmas el artículo 73 del Decreto-Ley 960 de 1970 establece:

"El notario podrá dar testimonio escrito de que la firma puesta en un documento corresponde a la de la persona que la haya registrado ante él, previa confrontación de las dos. También podrá dar testimonio de que las firmas fueron puestas en su presencia, estableciendo la identidad de los firmantes".

El artículo 35 del Decreto Reglamentario 2148 de 1983 preceptuó:

"El notario extenderá la diligencia de autenticación de copias directamente o utilizando un sello. En ambos casos se precisará que el contenido del documento corresponde exactamente al que tuvo a la vista.

Para autenticación de firmas podrá también utilizar un sello que se ajustará a lo dispuesto en el artículo 73 del Decreto-Ley 960 de 1970.

Las diligencias de autenticación serán suscritas por el notario con firma autógrafa en último lugar”.

Autenticación documental

El artículo 74 del Decreto-Ley 960 de 1970 dispone:

"Podrá autenticarse una copia mecánica o una literal de un documento, siempre que aquella corresponda exactamente al original que se tenga a la vista o que esta comprenda la integridad del documento exhibido y lo reproduzca con entera fidelidad".

Establecido el marco jurídico conforme al cual se describen competencias notariales y se establecen procedimientos para su aplicación, se debe examinar la competencia de los jueces en relación con los aspectos expuestos.

Noción de documento en el Código de Procedimiento Civil

El artículo 251 del Código de Procedimiento Civil introduce una idea amplia del concepto de documentos y los clasifica en públicos o privados.

Al definirlos dice que el documento público es el otorgado por el funcionario público en ejercicio de su empleo o con su intervención.

Y es privado aquel que no reúne los requisitos para ser documento público.

La misma norma determina que cuando el documento público consiste en un escrito autorizado por el funcionario respectivo, será instrumento público y cuando es autorizado por el notario o quien haga sus veces y haya sido incorporado al respectivo protocolo, se denomina escritura pública.

En el artículo 252 del código ya citado, modificado por el artículo 26 de la Ley 794 de 2003, prescribió sobre documento auténtico, lo que sigue:

"(...).

Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito o firmado. El documento público se presume auténtico mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad".

En el inciso segundo enumera los casos en los cuales el documento privado es auténtico. Para el tema del presente examen, debe considerarse el caso al que se refiere el ordinal 1º del citado artículo 252:

"Si ha sido reconocido ante el juez o notario o si judicialmente se ordenó tenerlo por reconocido" (las negrillas son de la instrucción).

Parece congruente solo referirse a la primera proposición del numeral 1º por cuanto ella presupone que, a petición de una persona, el juez ha actuado con una facultad cuyo ejercicio da un resultado semejante al que se desprende de la intervención notarial. La segunda proposición de dicho ordinal, supone un procedimiento judicial como en el resto de los ordinales donde los documentos privados a los cuales allí se refieren, son de alguna manera documentos procesales.

El término reconocer utilizado por el Código de Procedimiento Civil, aparece descrito en su primera acepción como: "Examinar con cuidado algo o a alguien para enterarse de su identidad, naturaleza y circunstancias". (Diccionario de la Lengua Española, vigésimosegunda edición).

El anterior sentido se ajusta a la descripción jurídica de la figura del reconocimiento de documento privado que se hace en el artículo 68 del estatuto del notariado, Decreto-Ley 960 de 1970.

Así las cosas y conforme al Código de Procedimiento Civil, el juez podrá reconocer los documentos privados que sean presentados ante él. Esta diligencia comprenderá el reconocimiento de las firmas que aparezcan en el documento y el contenido de este.

Si el Código de Procedimiento Civil no estableció un ritual específico para el reconocimiento por parte del juez de documentos privados, bien podría el juez utilizar de manera analógica la forma establecida por el Estatuto Notarial, ya que la finalidad de la diligencia es la misma: Darle autenticidad a un documento privado.

En cuanto a la aplicación de tarifas resulta claro que si la ley no estableció unos derechos determinados aplicables a las diligencias realizadas por el juez, el reconocimiento en cuestión no generará cobro alguno.

N. del D.: La presente instrucción administrativa va dirigida a los señores notarios.

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