Superintendencia de Notariado y Registro

INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 24 DE 2009 

(Noviembre 5)

Tema: Restitución de turnos de registro provisional caducados por falla en el aplicativo informativo de registro provisional habilitado para los notarios a través de la plataforma de intercambio de datos VUR.

En el marco del proyecto ventanilla única de registro VUR la Superintendencia de Notariado y Registro desarrolló e implementó, entre las aplicaciones del portal VUR, el denominado módulo notarial para solicitud en línea de registros provisionales para transacciones de compraventa simple. Este desarrollo fue habilitado por la entidad a partir del 2 de julio del presente año, fecha desde la cual tanto las notarías-piloto vinculadas al proyecto como las que se han venido incorporando gradualmente al mismo, han utilizado el módulo para solicitar el registro provisional de escrituras públicas ante las oficinas de registro de instrumentos públicos de Bogotá, en los términos establecidos en el artículo 33 del Decreto 1250 de 1970.

A partir de la salida al aire de este servicio en línea, el equipo de implementación técnica de la ventanilla única de registro ha venido monitoreando el desempeño de la aplicación informática en conjunto con las oficinas de registro de instrumentos públicos de Bogotá, de manera que se detectó una falla en el comportamiento de la herramienta en cuanto a la imposibilidad que reporta la funcionalidad para interrumpir el conteo de la caducidad del registro provisional una vez el usuario radica los documentos físicos que deben ser calificados por parte de las oficinas de registro de instrumentos públicos.

Tal como lo dispone el artículo 33 ya mencionado, una vez se ha solicitado el registro provisional desde la notaría, el ciudadano cuenta con un (1) mes para acercarse a las oficinas de registro y radicar los documentos físicos que soportarán el proceso de calificación jurídica al interior de las mismas. Cuando ello ocurre, debe detenerse definitivamente el conteo que efectúa el aplicativo del término legal para radicación física de los soportes documentales, pues con este hecho se interrumpe la caducidad del registro provisional, como lo ordena la norma.

Esta operación de interrupción de la caducidad debe efectuarse, en términos informáticos, porque el número de radicación o turno asignado por el sistema para cada solicitud de registro provisional es el mismo con el que ingresan los documentos físicos para su trámite registral, razón por la cual es necesario que al interior del sistema folio magnético el turno permanezca vigente para continuar el trámite hasta su culminación, pasando por todos los estados habilitados por el sistema y dejando la huella correspondiente en el mismo.

Pues bien, detectada la falla en el aplicativo, el equipo de implementación técnica de la VUR, junto con el proveedor informático que desarrolló la funcionalidad, realizó los ajustes en la herramienta, con el fin de solventar definitivamente el error de diseño. De esta manera, a partir del 16 de octubre del presente año el módulo de solicitud de registro provisional en línea dejó de producir este error.

No obstante lo anterior, desde la fecha en que se habilitó la herramienta -2 de julio de 2009- y hasta el 16 de octubre del mismo año, todos los números de radicación o turnos asignados en la plataforma de intercambio de datos VUR y cuyos soportes documentales fueron radicados antes del vencimiento del mes otorgado por la ley para ello, están siendo reflejados por el sistema folio magnético de cada oficina de registro de instrumentos públicos de Bogotá como caducados, con independencia de que hayan continuado su trámite al interior de la oficina respectiva.

Es por esta razón que debe iniciarse el proceso respectivo al interior de cada oficina de registro de instrumentos públicos, con el fin de que cada turno caducado bajo las condiciones expuestas, sea restituido dejando huella de lo sucedido, vale decir, reflejando el yerro y su correspondiente corrección en la base de datos que contiene el sistema folio magnético. Para este efecto es necesario que los registradores principales de instrumentos públicos expidan los actos administrativos necesarios, de manera que quede suficientemente soportado el flujo histórico y cronológico de cada uno de los turnos.

Teniendo en cuenta que el manejo de las radicaciones le compete internamente a la coordinación operativa, las resoluciones respectivas deben ser elaboradas por esta dependencia, revisadas por el área jurídica y finalmente aprobadas por el registrador principal; así mismo, las resoluciones deben contener la descripción de cada turno que se restituye y el procedimiento que se seguirá por parte del centro de cómputo para esta actividad.

Finalmente, es necesario observar que el procedimiento informático para la restitución de los turnos, avalada en la sesión efectuada el día 20 de octubre de 2009 por los registradores principales de Bogotá, los coordinadores de los centros de cómputo y la oficina de informática de la Superintendencia de Notariado y Registro, consiste en intervenir el sistema folio magnético para generar un nuevo registro en donde a la matriz ESTADOC de cada folio de matrícula inmobiliaria respectivo, se le introduzca el nuevo campo de estado. Este nuevo campo referencia el estado en que estuvo el turno de registro provisional previa su caducidad.

Esta solución genera un nuevo estado en el folio, garantizando que se muestre de manera fidedigna el recorrido histórico y la cronología que surtió la radicación, descartando así cualquier posibilidad de que se borre la huella de lo sucedido con el respectivo turno y garantizando la seguridad jurídica respecto al comportamiento del número de radicación al interior de la oficina de registro de instrumentos públicos, así como la disponibilidad de esta información o reporte de cara a cualquier requerimiento interno o externo que se efectúe sobre el mismo.

De acuerdo con lo anterior cada oficina de registro de instrumentos públicos deberá seguir las siguientes actividades, las cuales deberán ser realizadas hasta su culminación en un lapso no mayor a cinco (5) días contados a partir de la fecha en que se expide la presente instrucción:

1. Determinar uno a uno los números de radicación o turnos que se encuentren caducados bajo la condición de haber sido radicada la documentación física para el trámite registral, con independencia del estado en el que se encuentre el trámite al interior de la oficina de registro de instrumentos públicos respectiva.

2. Elaborar y expedir las respectivas resoluciones para restitución de cada uno de los turnos que se encuentran bajo la condición mencionada, debidamente motivada y con la descripción del proceso que debe realizarse específicamente para la respectiva restitución.

3. Efectuar el procedimiento de restitución establecido de manera general en esta instrucción y de manera particular en las resoluciones expedidas por las oficinas de registro de instrumentos públicos de Bogotá, de manera coordinada entre las áreas operativa, jurídica e informática.

4.Remitir a la superintendencia delegada para el registro de instrumentos públicos, la dirección de registro y la oficina de informática de la entidad, tanto las resoluciones como los demás soportes documentales que se elaboren para documentar el proceso de restitución.

5. Inmediatamente se surta la restitución de los turnos, deberá continuarse con el flujo interno del proceso registral para cada una de ellas.

6. Elaborar un reporte de seguimiento al flujo del trámite interno de cada turno restituido, en el que se levante información sobre las fechas en que quedó restituido el turno, en que se reinició el curso de la solicitud al interior de la oficina, la fecha en que culminó el mismo o los inconvenientes que hayan surgido con ocasión de la restitución, si es del caso. De este reporte se enviará copia a la dirección de registro y a la superintendencia delegada para el registro de instrumentos públicos.

7. Una vez se inicie la continuación del trámite respectivo para cada radicación o turno restituido, deberá darse prioridad al interior de cada dependencia de la oficina de registro para que los usuarios obtengan la finalización de los trámites lo antes posible, de manera que pese a las demoras en sus solicitudes debido a la falencia en la operación del aplicativo, obtengan respuesta lo antes posible.

8. La oficina de informática de la Superintendencia de Notariado y Registro deberá disponer del recurso necesario para soportar, apoyar y acompañar a las oficinas de registro de instrumentos públicos de Bogotá en la realización de los procedimientos informáticos, para lo cual deberá realizar la coordinación necesaria con cada coordinación operativa y con cada coordinación de los centros de cómputo.

N. del D.: La presente instrucción administrativa va dirigida a señores registradores de instrumentos públicos de Bogotá y la oficina informática de la Superintendencia de Notariado y Registro.