INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 24 DE 1994 

Teniendo en cuenta que mediante Decreto 2649 del 29 de diciembre de 1993 se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas contables aceptadas en Colombia, es de entender que esos conceptos básicos, normas y reglas deben observarse por los notarios a efecto de que permitan identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar, informar y demostrar el cumplimiento de las obligaciones fiscales, patronales y, por sobre todo, la calidad en la prestación del servicio.

El decreto antes citado en su artículo 2º y en el título 3º relativo a las normas sobre registros y libros (artículos 123 a 135), establecen que toda operación que implique registro contable debe estar respaldada con su respectivo soporte contable tanto interno como externo, debidamente fechado y autorizado por quien intervenga en ella, para que en cualquier momento pueda ser posible su verificación (subrayo).

Es importante recalcar que el libro de contabilidad exigido por el artículo 14 del Decreto 1347 de 1970, artículos 1º, 2º y 3º del Decreto 397 de 1984, reglamentados por la Resolución 4584 de 1993, debe guardar correspondencia con los reportes mensuales de ingresos y egresos hechos a la Superintendencia de Notariado y Registro; además, deberá estar debidamente foliado y rubricado ante la administración de impuestos y aduanas nacionales correspondientes.

Los notarios como agentes retenedores, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 368 del Decreto 624 de 1989 (estatuto tributario) y normas concordantes, deberán llevar además de los libros tradicionales, los siguientes: uno destinado a “retención en la fuente”, otro correspondiente al “IVA” y un tercero para “impuesto de timbre nacional”.

Los recibos que se deben expedir a los usuarios por concepto de retención en la fuente e IVA, deberán conservarse en el archivo de la notaría por un término no inferior a cinco (5) años, contados a partir del 1º de enero de 1990, según lo dispuesto en los artículos 9º y 10 del Decreto 2509 de 1985 y artículo 632 del Decreto 624 de 1989, respectivamente.

Para un mejor manejo del libro de ingresos y egresos, se anexa al presente instructivo, un formato rediseñado por la superintendencia relacionado con los egresos, los cuales deberán ser discriminados en forma detallada y no global como hasta ahora lo venían haciendo.

Con el propósito de contribuir a una adecuada organización y manejo administrativo de las notarías, que esté acorde con las políticas de modernización del Estado, es importante:

— Implementar una contabilidad organizada, de acuerdo con sus necesidades, ciñéndose a lo dispuesto en el Decreto 2649 de 1993.

— Organizar un plan contable con el objeto de poder registrar las operaciones económicas en el ejercicio de la función notarial.

— Disponer lo conducente a la utilización y manejo de libros auxiliares de las cuentas de ingresos y egresos, como instrumentos de registro y control, fuente para confrontación, verificación y demostración en un momento determinado.

Tanto los ingresos como los egresos deberán estar respaldados por el comprobante correspondiente, que reposará en el archivo de la notaría durante un período de dos años contados a partir de la fecha de su expedición, según lo dispuesto en el parágrafo del artículo 2º del Decreto 397 de 1984.

— Implementar programas de microfilmación y sistematización de las tareas en las diferentes áreas como mecanismo de garantía y celeridad de las actividades de la notaría, de acuerdo con la categoría y capacidad económica de la misma.

Conviene señalar que la información contable debe caracterizarse por ser: comprensible, es decir clara y fácil de entender; útil, esto es, pertinente y confiable; y comparable, cuando ha sido preparada sobre bases uniformes.

De otra parte, me permito recordarles que el informe de ingresos, egresos y estadístico de notarías debe reflejar la situación precisa de cada una de las actividades desarrolladas por ustedes, en el correspondiente mes, toda vez que de ello depende la objetividad de la sistematización de datos y estadísticas que le corresponde llevar a esta entidad. Por ello se incluyeron en el formato citado los datos correspondientes a algunos de los actos y contratos o negocios jurídicos autorizados en su notaría, para que al frente de ellos se consigne la información respectiva.

También están obligados a suministrar cada cuatro (4) meses a sus empleados un vestido y un par de zapatos en las siguientes fechas: 30 de abril, 31 de agosto y 30 de diciembre de cada año (artículos 7º, 8º y 10 de la Ley 11 de 1984 y/o artículo 1º Ley 70 de 1988 según lo considere de carácter particular o público; Instrucción Administrativa 2 de enero 24 de 1990, proferida por la Superintendencia de Notariado y Registro).

Esta prestación se debe suministrar a los empleados cuya remuneración mensual sea inferior a dos salarios mínimos y no es compensable en dinero de conformidad con lo establecido en la ley.

A su turno el Decreto 2148 de 1983 en su artículo 46 también impone al notario la obligación de llevar un libro de relación diaria de depósitos realizados por los usuarios para los fines allí previstos.

Los notarios están obligados a expedir recibos de caja o factura a los usuarios por todo derecho que perciban de éstos por la prestación de los servicios notariales, debidamente prenumerados y en estricto orden consecutivo y cronológico (D. 1572/94, art. 30, jul. 22), y discriminando los diferentes conceptos por servicios y recaudos fiscales.

Los empleados encargados de la liquidación y cobro de los servicios notariales deben ser instruidos sobre el decreto en mención a fin de evitar al máximo errores en el cumplimiento de esta función.

Por último les reitero que el incumplimiento a las instrucciones impartidas en el presente documento los hará acreedores a las sanciones previstas en las normas vigentes por desacato a ellas.

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