INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 26 DE 1992 

(Agosto 26)

Dadas las importantes innovaciones introducidas por el Código del Menor en materia de adopciones, considero indispensable, transcribir para su conocimiento y aplicación los artículos pertinentes del Decreto-Ley 2737 del 27 de noviembre de 1989, cuyo contenido contribuirá al adecuado diligenciamiento de los folios de registro civil de nacimiento a que están ustedes obligados con base en la sentencia que decrete la adopción de una persona, así como respecto de la expedición de copias de aquellos, a efecto de unificar criterios y evitar por ende en conductas o comportamientos constitutivos de faltas disciplinarias que den lugar a sanciones, incluyendo la destitución del cargo.

Decreto-Ley 2737 de 1989

(noviembre 27)

por el cual se expide el Código del Menor, Sección Quinta, de la adopción.

“ART. 96.—La adopción requiere sentencia judicial. Una vez en firme, la sentencia que concede la adopción se inscribirá en el registro del estado civil, omitiéndose en aquélla y éste, el nombre de los padres con respecto de los cuales se destruye el vínculo.

Si la sentencia fuere favorable, los efectos de la adopción se surtirán desde la admisión de la demanda.

ART. 97.—Adoptante y adoptivo adquieren, por la adopción, los derechos y obligaciones de padre o madre e hijo legitimo.

El adoptivo llevará como apellidos los del adoptante. En cuanto al nombre, sólo podrá ser modificado cuando el adoptado sea menor de tres (3) años, o consienta en ello, o el juez encontrare justificadas las razones de su cambio.

ART. 112.—La sentencia que decrete la adopción producirá todos los derechos y obligaciones propios dela relación paterno-filial y deberá contener los datos necesarios para que su inscripción en el registro civil constituya el acta de nacimiento y remplace la de origen, la cual se anulará. En la sentencia se omitirá el nombre de los padres de sangre si fueren conocidos.

La sentencia que resuelva sobre la adopción podrá ser apelada ante el Tribunal Superior del Distrito Judicial, de acuerdo con el trámite establecido en el Código de Procedimiento Civil, donde intervendrá el defensor de familia pero en ningún caso será objeto de consulta.

ART. 114.—Todos los documentos y actuaciones administrativas o jurisdiccionales propios del proceso de adopción, serán reservados por el término de treinta (30) años; de ellos sólo se podrá expedir copia por solicitud que los adoptantes hicieren directamente, a través de su apoderado o del defensor de familia, del adoptivo que hubiere llegado a la mayoría de edad o de la Procuraduría General de la Nación para efecto de las investigaciones a que hubiere lugar.

El funcionario que permitiere el acceso a los documentos aquí referidos o que expidiere copia de los mismos a personas distintas de las señaladas en este artículo, incurrirá en causal de mala conducta que será sancionada con la destitución del cargo.

Con todo, cuando se presenten graves motivos que justifiquen el levantamiento de la reserva o se haya admitido el recurso extraordinario de revisión a que se refiere el artículo 113, el Tribunal Superior del Distrito Judicial correspondiente al juzgado que decretó la adopción ordenará el levantamiento, previo un trámite incidental”.

Para acatamiento de las normas transcritas, me permito impartir las siguientes orientaciones:

Cuando reciban una sentencia de adopción, antes de proceder a la apertura del nuevo folio lo primero que deben hacer es verificar que ésta se encuentre en firme, es decir, que exista expresa constancia de su ejecutoria.

De darse la exigencia anterior, se procederá entonces a efectuar la inscripción con base en los datos de la sentencia de adopción, incluyendo obviamente los datos correspondientes a los padres adoptantes. Ahora bien, en virtud de que la sentencia de adopción origina la apertura de nuevo folio, es importante tener en cuenta, que en la casilla dispuesta para consignar el documento antecedente se exprese: “Sentencia judicial”, simplemente; en tanto que al respaldo de dicho folio, en el espacio de notas se coloque: “este folio remplaza el folio o indicativo serial... de fecha...”.

La razón de lo indicado anteriormente obedece a la necesidad de que el adoptado pueda llegar a conocer su origen, según lo previsto en el artículo 115 del Decreto-Ley 2737 de 1989, que establece:

“ART. 115.—Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo anterior, todo adoptado tiene derecho a conocer su origen y el carácter de su vínculo familiar. Los padres juzgarán el momento y las condiciones en que no resulte desfavorable para el menor conocer dicha información.

PAR.—El adoptado, no obstante, podrá acudir ante el Tribunal Superior correspondiente, mediante apoderado o asistido por el defensor de familia, según el caso, para solicitar que se ordene el levantamiento de la reserva y el acceso a la información”.

Igualmente, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 112 ibídem, el notario debe proceder a anular el registro original o primitivo; colocando para ello: “anulado de conformidad con la sentencia de fecha... proferida por el juzgado...”.

Como denunciante deberá firmar la persona que lleve la sentencia para su inscripción en el registro civil. En el evento de que la sentencia sea remitida directamente por el juzgado que conoció de la adopción, se colocará el nombre del juez y el cargo del mismo, en la casilla correspondiente a denunciante.

Ahora bien, en lo referido con la expedición de copias de dichos registros civiles es importante tener el mayor cuidado a objeto de no infringir la reserva al derecho a la intimidad a que se refiere el artículo 114 transcrito, además de cuidar porque se expidan sólo a solicitud de las personas a las que alude dicha norma.

Es igualmente oportuno recordar que las copias de los registros se deben expedir en concordancia con el artículo 115 del Decreto-Ley 1260 de 1970, esto es, reducidas a la expresión del nombre, sexo, lugar y fecha de nacimiento del inscrito, o lo que es lo mismo, limitadas a la sección genérica del folio, para no atentar contra el derecho a la intimidad que consagra la Constitución Política.

La expedición de copias que consignen los datos de los progenitores y la calidad de la filiación está reservada sólo para aquellos eventos en que se necesite demostrar parentesco y a solicitud exclusiva de las personas que de manera taxativa señala el artículo 114 del Código del Menor, o cuando sean requeridas por el Tribunal Superior del Distrito Judicial correspondiente al juzgado que decretó la adopción, reserva cuyo levantamiento será ordenada por esta corporación, cuando los motivos que se presenten así lo justifiquen o cuando se hubiere admitido el recurso extraordinario de revisión, todo lo anterior, para no ir a incurrir en causal de mala conducta, sancionable según la ley, con destitución del cargo.

En ese orden de ideas, no sobra advertir que de conformidad con el artículo 1º del Decreto-Ley 2158 de 1970, la adopción deberá inscribirse también en el libro de varios.

Para finalizar, es importante manifestarles que la presente instrucción deroga las Instrucciones Administrativas Nos. 36 de 1988 y 16 de 1991, expedidas por este despacho.

Dada en Santafé de Bogotá, D. C., a 26 de agosto de 1992.

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