INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 01-26 DE 2001 

(Junio 8)

Obligaciones fiscales del notario

Comprobantes fiscales

Contabilidad notarial

En ejercicio de la función orientadora y la de velar por el cumplimiento de las normas que rigen la adecuada y eficaz prestación del servicio público notarial conforme a lo dispuesto en los artículos 2º, numerales 1º y 2º; 9º numerales 2º y 3º del Decreto-Ley 2158 de 1992, es propósito de esta superintendencia para su aplicación y observancia unificar los criterios expuestos en instrucciones administrativas y circulares relacionadas con los temas en referencia así:

1. Obligaciones fiscales del notario

Retención en la fuente

Finalidad de la retención en la fuente

La retención en la fuente tiene por objeto conseguir en forma gradual que el impuesto se recaude en lo posible dentro del mismo ejercicio gravable (año) en que se cause (E.T., art. 367).

Agentes de retención. Deberán responder como agentes de retención (E.T., art. 518), modificado por el artículo 35 de la Ley 6ª de1992:

1. Las personas naturales y asimiladas, cuando reúnan las condiciones previstas en el artículo 519 de este estatuto, y las personas jurídicas y asimiladas, que teniendo el carácter de contribuyentes del impuesto, intervengan como contratantes, aceptantes, emisores o suscriptores en los documentos.

2. Los notarios por las escrituras públicas.

3. (...).

4. (...).

Los agentes que no efectúen la retención son responsables con el contribuyente. No realizada la retención el agente responderá por la suma que está obligado a retener sin perjuicio de su derecho de reembolso contra el contribuyente, cuando aquél satisfaga la obligación. Las sanciones o multas impuestas al agente por el incumplimiento de sus deberes serán de su exclusiva responsabilidad (E.T., arts. 370, 375).

Causación

A los notarios les corresponde retener el 1% sobre el valor de la enajenación de activos fijos de personas naturales de conformidad con el artículo 398 del Decreto 624 de 1989.

Retenciones en la enajenación de activos fijos de personas naturales

Los ingresos que obtengan las personas naturales por concepto de enajenación de activos fijos, estarán sometidos a una retención en la fuente equivalente al uno (1%) del valor de la enajenación.

La retención aquí prevista deberá cancelarse previamente a la enajenación del bien, ante el notario en el caso de bienes raíces, o ante las entidades autorizadas para recaudar impuestos en los demás casos (E.T., art. 398).

Retención en la fuente para personas jurídicas

“De conformidad con los artículos 8º y 12 del Decreto 2509 de 1985, el pago o abono en cuenta por la venta de bienes inmuebles realizada por personas jurídicas y sociedades de hecho se encuentra sometida a una retención en la fuente del uno por ciento (1%) por concepto de otros ingresos tributarios debiendo efectuar la retención quien realice el pago salvo que se trate de una persona natural que no reúna las calidades para ser agente retenedor.

Si quien vende es un autorretenedor autorizado legalmente debe efectuar la autorretención correspondiente y conservar el recibo de consignación para cuando la administración de impuestos lo exija.

Como la retención no se efectúa ante notario por tratarse de otros ingresos tributarios y no de enajenación de activos fijos por persona natural no será necesario acreditar que se efectuó la retención ante este funcionario sino ante la administración de impuestos cuando lo requiera” (conc. 53011, dic. /99, expedido por la Oficina Jurídica de la DIAN).

Retención en la fuente en la permuta

“En caso de enajenación de bienes raíces mediante contratos de permuta, los ingresos que perciban los permutantes personas jurídicas en especie (el bien permutado) y en dinero (cuando lo haya), para efectos de retención en la fuente deben aplicarse las disposiciones del artículo 5º del Decreto 1512 de 1985, tal como fue modificado por el artículo 8º del Decreto 2509 de 1985, que prevé que los pagos susceptibles de constituir ingreso tributario para el beneficiario, realizados por personas jurídicas por concepto de adquisición de bienes raíces, entre otros, está sometida a retención en la fuente el 1% sobre un valor total que comprenderá el precio y del dinero en el evento de que se pague parte en especie y parte en dinero”.

“Las situaciones en las que participan como permutantes una persona natural y una persona jurídica, se rigen por los principios generales... frente a la persona natural el agente retenedor es el notario siempre que se cumplan todos los requisitos, o sea que para dicha persona se trate de un activo fijo, y la tarifa es la misma del 1%” (concepto obligatorio Nº 031594 de mayo 6 de 1998, emitido por la Oficina de Normativa y Doctrina de la DIAN).

Enajenación a título de venta o dación en pago, de derechos sucesorales, sociales o litigiosos

La enajenación a título de venta o dación en pago, de derechos sucesorales, sociales o litigiosos, que constituyan activos fijos para el enajenante, estará sometida a una retención en la fuente del uno por ciento (1%) del valor de la enajenación, la cual deberá consignarse ante el notario que autorice la respectiva escritura pública (D.R. 1354/87, art. 8º, modificado por D. 1189/88, art. 20).

Enajenación de inmuebles a entidades públicas

El artículo 25 de la Ley 9ª de 1983 consagra como ingreso no constitutivo de renta ni ganancia ocasional la utilidad obtenida en la enajenación de inmuebles que sean activos fijos, a entidades públicas, mediante negociación directa.

Retención en la fuente en las donaciones

No existe retención en la fuente en la donación porque en estricto sentido en ella no se genera un ingreso para el donante. Es a título gratuito la donación que consiste en la transmisión que una persona hace gratuita e irrevocable de un bien a otra que la acepta (C.C., art. 1443).

La donación es una ganancia ocasional que se grava en cabeza del beneficiario o donatario y la cuantía se determina por el valor fiscal que tengan los bienes donados en el período inmediatamente anterior (E.T., art. 303).

Protocolización de la prueba del pago de retención en la fuente

El Decreto Reglamentario 2509 de 1985 en el artículo 10 dispuso que las pruebas referidas al pago de la retención en la fuente, deberán protocolizarse con la escritura respectiva.

La protocolización a que alude la disposición debe entenderse en los términos del artículo 56 del Decreto-Ley 960 de 1970 cuyo documento es, entre otros, de los considerados como protocolizaciones legales que consagra el artículo 220 del estatuto notarial por tanto necesarios para el otorgamiento de actos o contratos y exentos de derechos notariales.

Consignación de valores retenidos

Las personas o entidades obligadas a hacer la retención deberán consignar el valor retenido en los lugares y dentro de los plazos que para tal efecto señale el Gobierno Nacional, para lo cual cada año se expedirá un decreto en el que se fijan los términos, según el último dígito del NIT, por lo que el notario deberá consultar la disposición que anualmente modifique o reforme su aplicación (E.T., art. 376).

La no consignación de la retención en la fuente, dentro de los plazos que indique el gobierno, causará intereses de mora, los cuales se liquidarán y pagarán por cada mes o fracción del mes calendario de retardo en el pago, de acuerdo con lo previsto en el artículo 634 (E.T., art. 377).

Obligación de declarar

Los agentes de retención en la fuente deberán presentar declaración mensual de las retenciones que debieron efectuar durante el respectivo mes por la enajenación de activos fijos realizadas ante ellos, la cual se presentará en el formulario que para tal efecto señale la Dirección General de Impuestos Nacionales y en la forma prevista en los artículos 604 al 606 inclusive (E.T., art. 382). La declaración de retención deberá contener lo señalado en el artículo 606 del estatuto tributario.

Los demás agentes retenedores obligados a llevar libros de contabilidad, deberán presentar la declaración mensual de retenciones firmada por contador público, vinculado o no laboralmente a la empresa, cuando el patrimonio bruto del agente retenedor en el último día del año inmediatamente anterior o los ingresos brutos de dicho año sean superiores a $ 1.349.400.000 (año gravable 2000).

En este último evento, deberá informarse en la declaración de retenciones el nombre completo y número de matrícula de contador público o revisor fiscal que firma la declaración.

No será obligatorio presentar la declaración de que trata este artículo por el mes en el cual no se debieron practicar retenciones en la fuente (E.T., art. 606, par. 2º).

Los notarios deberán incluir en su declaración mensual de retenciones, las recaudadas por la enajenación de activos fijos, realizadas ante ellos durante el respectivo mes. (E.T., art. 606, par. 3º).

Certificados

El artículo 381 del estatuto tributario, consagra que cuando se trate de conceptos de retención, diferentes de los ordenados en la relación laboral o legal y reglamentaria, los agentes retenedores deberán expedir anualmente un certificado de retenciones.

A solicitud de la persona o entidad beneficiaria del pago, el retenedor expedirá un certificado por cada retención efectuada, el cual deberá contener las mismas especificaciones del certificado anual.

Qué es un activo fijo

Se entiende por éste cualquier bien mueble o inmueble que reúna las características siguientes:

• Que no se encuentre o pertenezca al giro ordinario de negocios.

• Que no esté destinado a la enajenación por compraventa dación en pago o permuta dentro del giro ordinario de negocios.

• Que haya estado en su patrimonio por dos años o más.

El carácter de activo fijo, podrá desvirtuarse mediante la entrega, por parte del enajenante, de copia auténtica de una cualquiera de las siguientes pruebas:

1. Certificación de la Superintendencia Bancaria en la cual conste su inscripción como constructor o urbanizador, y

2. Certificación de la administración de impuestos nacionales en la cual conste que el bien enajenado tiene el carácter de activo movible para el enajenante.

Las certificaciones deberán expedirse con una anterioridad no mayor de un (1) año a la fecha en la cual se realice la enajenación.

Disminución de la retención

Cuando el activo fijo enajenado corresponda a la casa o apartamento de habitación del contribuyente, adquirido con anterioridad al 1º de enero de 1987 el porcentaje de retención en la fuente se disminuirá de conformidad con lo previsto en la siguiente tabla (E.T., art. 399).

*10% si fue adquirido durante el año 1986.

*20% si fue adquirido durante el año 1985.

*30% si fue adquirido durante el año 1984.

*40% si fue adquirido durante el año 1983.

*50% si fue adquirido durante el año 1982.

*60% si fue adquirido durante el año 1981.

*70% si fue adquirido durante el año 1980.

*80% si fue adquirido durante el año 1979.

*90% si fue adquirido durante el año 1978.

*100% si fue adquirido antes del 1º de enero de 1978.

Para efectos de determinar si hay lugar a disminución en la retención, adicionalmente se tendrá en cuenta, lo siguiente:

1. Cuando la casa o apartamento de habitación se haya adquirido en sucesión por causa de muerte, la fecha de adquisición para el asignatario será la de ejecutoria de la sentencia aprobatoria de la partición (literal b) artículo 7º Reglamentario 1354/87).

2. Cuando se trate del apartamento o casa de habitación, recibido por uno de los cónyuges a título de gananciales, se tomará como fecha de adquisición la del título debidamente registrado mediante la cual fue adquirido por cualquiera de los cónyuges, antes de disolverse la sociedad conyugal (literal c) art. 7º Reglamentario 1354/87).

3. En el caso de que el enajenante de un apartamento o casa de habitación haya efectuado su construcción con posterioridad a la adquisición del terreno, se tomará como fecha de adquisición la de la finalización de la construcción (D. 1189/88, art. 11 , que modificó el D. 1354/87, art. 7º lit. f)).

Excepción a la retención en la fuente

a) El otorgamiento, la autorización y el registro de cualquier escritura pública de compraventa o de hipoteca de una vivienda de interés social de que trata la Ley 9ª de 1989, no requerirá del pago de retenciones en la fuente (E.T., art. 400).

b) Cuando, mediante negociación directa y por motivos definidos previamente por la ley como de interés público o de utilidad social, o con el propósito de proteger el ecosistema a juicio del Ministerio del Medio Ambiente, se transfieran bienes inmuebles que sean activos fijos a entidades públicas y/o mixtas, en las cuales tenga mayor participación el Estado la utilidad obtenida será ingreso no constitutivo de renta ni ganancia ocasional. Igual tratamiento se aplicará cuando los inmuebles que sean activos fijos se transfieran a entidades sin ánimo de lucro, que se encuentren obligadas por ley a construir vivienda social (E.T., art. 37).

En consecuencia, los notarios como agentes retenedores que son en la enajenación de inmuebles que tengan la calidad de activos fijos y la efectúe personas naturales deberán exigir como prueba para la no retención certificación del representante legal de la entidad pública en la cual conste que la trasferencia, se efectuó de conformidad con lo previsto en el artículo 25 de la Ley 9ª de 1983, compilado en el artículo 37 del estatuto tributario; además, copia de la resolución ejecutiva que incorpora la entidad y su actividad dentro de su declaratoria de utilidad pública e interés social, documentos estos que se protocolizan con la respectiva escritura.

II. Número de Identificación Tributaria-NIT

Para efectos tributarios, cuando la Dirección General de Impuestos lo señale, los contribuyentes, responsables, agentes retenedores y declarantes, se identificarán mediante el número de identificación tributaria NIT, que les asigne la Dirección General de Impuestos Nacionales (E.T., art. 555.1 , adicionado por L. 49/90, art. 56).

El Decreto Reglamentario 1189 de 1988, artículo 4º regula lo pertinente.

NIT en el trámite notarial de sucesiones

A los interesados y/o apoderados en la iniciación del trámite sucesoral regulado por los decretos 902 de 1988 y 1729 de 1989, en que el causante nacional o extranjero carezca de documento legal de identificación (cédula de ciudadanía), se exigirá por los notarios tramitar y obtener previamente el NIT ante la respectiva oficina de la DlAN.

En la correspondencia, facturas y demás documentos se debe informar el NIT

En los membretes de la correspondencia, facturas, recibos y demás documentos de toda empresa y de toda persona natural o entidad de cualquier naturaleza, que reciba pagos en razón de su objeto, actividad o profesión, deberá imprimirse o indicarse, junto con el nombre del empresario o profesional, el correspondiente número de identificación tributaria (E.T., art. 619).

Registro único tributario

Ante la oficina de la DIAN correspondiente se diligenciará el formato de solicitud para la inscripción en el registro único tributario, RUT, para atender asuntos de las notarías de acuerdo a su situación geográfica y a la organización administrativa de la dirección de impuestos a nivel nacional (Res. 589, art. 4º, jun. 7/89).

III. Impuesto de Valor Agregado (IVA)

Definición de servicio

El Decreto 1372 de 1992 en el artículo 1º señala: “Para los efectos del impuesto sobre las ventas se considera servicio, toda actividad, labor o trabajo prestado por una persona natural o jurídica, o por una sociedad de hecho, sin relación laboral con quien contrata la ejecución, que se concrete en una obligación de hacer, sin importar que en la misma predomine el factor material o intelectual, y que genera una contraprestación de dinero o en especie, independientemente de su denominación o forma de remuneración”.

Aplicación

El impuesto a las ventas se aplicará, entre otros, en la prestación de servicios en el territorio nacional (E.T., art. 420, lit. b)), con exclusión de los departamentos de San Andrés y Providencia y del Amazonas (E.T., art. 423 y L. 223/95, art. 270).

Causación de la retención en la fuente por IVA

La retención en la fuente, del impuesto sobre las ventas en la adquisición de bienes y servicios gravados, deberá efectuarse en el momento en que se realice el pago o abono en cuenta, lo que ocurra primero (E.T. , art. 429, Iit. c).

Responsables del impuesto en la prestación de servicios notariales

En el caso de prestación de servicios notariales serán responsables del impuesto sobre las ventas, las notarías; las cuales cumplirán las diferentes obligaciones tributarias derivadas de tal calidad, con el número de identificación tributaria NIT, que corresponda al respectivo notario (D. 1250, jul. 28/92, art. 5º concordante con el artículo 437 literal c) del E.T.).

Corresponde al notario el cumplimiento de las obligaciones tributarias derivadas del impuesto sobre las ventas para la respectiva notaría.

Base gravable

La base gravable en la prestación de los servicios notariales estará conformada en cada operación por el valor total de la remuneración que reciba el responsable por la prestación del servicio. Para la liquidación del impuesto se excluirán del valor de la remuneración, los valores que correspondan a recaudos recibidos para terceros (D. 2076/92, art. 18).

Aproximación de impuesto sobre las ventas cobrado (D. 1250/92, art. 8º)

Para facilitar el cobro del impuesto sobre las ventas, cuando el valor del impuesto generado implique el pago de fracciones de diez pesos ($ 10). Dicha fracción se podrá aproximar al múltiplo de diez pesos más cercano ($ 10).

Tarifa general del impuesto sobre las ventas

La tarifa general del impuesto sobre las ventas es del dieciséis por ciento (16%), la cual se aplicará también a los servicios, con excepción de los excluidos expresamente. Igualmente, la tarifa general será aplicable a los bienes de que tratan los artículos 446, 469 y 474 y a los servicios de que trata el artículo 461 del estatuto tributario (E.T., art. 468 modificado por el artículo 26 de la Ley 633 de 2000).

Declaración tributaria

El período fiscal del impuesto sobre las ventas será bimestral. Los períodos bimestrales son: Enero-Febrero; Marzo-Abril; Mayo-Junio; Julio-Agosto; Septiembre-Octubre; Noviembre-Diciembre (E.T., art. 600, modificado L. 223/95, art. 31).

Obligación de declarar y pagar el impuesto sobre las ventas retenido

El valor del impuesto sobre las ventas retenido, deberá declararse y pagarse dentro de los plazos que señale el Gobierno Nacional, utilizando para tal efecto el mismo formulario que prescriba la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, para declarar las retenciones en la fuente de los impuestos de renta y timbre (art. 603).

Anualmente el notario deberá consultar la normatividad vigente por medio de la cual se modifica la obligación de declarar y cancelar el IVA.

Las declaraciones del IVA, deberán ser presentadas aunque no se hayan efectuado ventas del servicio notarial, dentro de los plazos que se establezcan anualmente por medio de decretos del Gobierno Nacional, las cuales se sujetarán a lo previsto por el artículo 606 del estatuto tributario, situación que confirma la sentencia de la Corte Constitucional C-637 del 31 de mayo de 2000.

Obligación de expedir certificado por IVA

Los agentes de retención del impuesto sobre las ventas deberán expedir por las retenciones practicadas un certificado bimestral que cumpla los requisitos previstos en el artículo 381 del estatuto tributario (E.T., art. 615, par. 2º).

Los certificados a que se refiere este artículo, serán expedidos dentro de los diez (10) días calendario siguientes al bimestre en el cual se practicó la retención.

Cuando el beneficiario del pago solicite un certificado por cada retención practicada, el agente retenedor lo hará con las mismas especificaciones del certificado bimestral.

Anotación de la retención en la fuente e IVA en las escrituras

En el original o matriz de la escritura pública se dejará constancia del valor o suma de dinero recaudadas por conceptos de retención e IVA. Reiterándose también dicha obligación respecto de los derechos notariales (D. 397/84, art. 4º; Circ. 14/75, num. 11 e Instrucción Administrativa 003/90, tema d). Así mismo, lo relativo a los recaudos para la Superintendencia de Notariado y Registro y el grupo especial de notariado, cuyos subtotales de valores deberán coincidir con la total suma anotada en la factura de venta respectiva.

Exclusión del IVA en el servicio de registro del estado civil

Para la liquidación del impuesto se excluirán del valor de la remuneración los valores que correspondan a recaudos recibidos para terceros y los valores relacionados con los documentos o certificados del registro civil (D. 2076, dic. 23/92, art. 18).

Constituye el archivo del registro civil, los elementos enunciados en el artículo 8º del Decreto-Ley 1260 de 1970 entre ellos: Los registros de nacimiento, de matrimonio, de defunción, los índices de éstos. el libro de visitas y el archivador de documento, en el cual “se conservarán los documentos que hayan servido para la inscripción” (art. 16), que para el efecto entre otros, son: certificados médicos de nacimiento o de defunción, partidas eclesiásticas (de bautismo o de matrimonio), sentencias judiciales o copias de escrituras de cambio de nombre o de correcciones a determinado registro de matrimonio civil y de protocolizaciones de este contrato (sic) cuando proviene de proceso judicial y de otros documentos auténticos, como los relativos a las actuaciones administrativas y judiciales con motivo del trámite o proceso de adopción (Código del Menor, arts. 88 y ss., 114).

Actos notariales del registro civil gravados con IVA

Las escrituras públicas contentivas de la celebración de matrimonio civil, de los cambios de nombres y correcciones al registro civil se encuentran gravadas con el IVA.

IV. Devoluciones

Procedimiento en devoluciones, rescisiones, anulaciones o resoluciones de operaciones sometidas a retención en la fuente por IVA y retenciones practicadas en exceso (D. 380/93, art. 11):

En los casos de devolución, rescisión, anulación o resolución de operaciones sometidas a retención en la fuente por impuesto sobre las ventas, el agente retenedor podrá descontar las sumas que hubiere retenido por tales operaciones, del monto de las retenciones por declarar y consignar correspondientes a este impuesto, en el período en el cual aquellas situaciones hayan tenido ocurrencia. Si el monto de las retenciones de IVA que debieron efectuarse en tal período no fuere suficiente, con el saldo podrá afectar la de los dos períodos inmediatamente siguientes.

En los casos de retenciones en la fuente del IVA, practicadas en exceso, el agente retenedor aplicará el mismo procedimiento establecido en el inciso anterior. En todo caso podrá reintegrar tales valores, previa solicitud escrita del afectado con la retención. acompañada de las pruebas cuando a ello hubiere lugar.

El retenido deberá manifestarle por escrito al retenedor que los valores retenidos en las condiciones aquí previstas, no fueron ni serán imputados en la declaración del impuesto sobre las ventas correspondiente. Si dichos valores fueron utilizados, el retenido deberá reintegrarlos al retenedor (par. 1º).

Para que proceda el descuento el retenedor deberá anular el certificado de retención del impuesto sobre las ventas y expedir uno nuevo sobre la parte sometida a retención, cuando fuere el caso (par. 2º).

V. Sanciones, intereses moratorios

Por mora en el pago de impuestos anticipos y retenciones

Los contribuyentes o responsables de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales, incluidos los agentes de retención que no cancelen oportunamente los impuestos, anticipos y retenciones a su cargo, deberán liquidar y pagar intereses moratorios por cada mes o fracción de mes calendario de retardo en el pago (E.T., art. 634). Ello sin perjuicio de la responsabilidad disciplinaria.

Por mora en la consignación de los valores recaudados por las entidades autorizadas

Cuando una entidad autorizada para recaudar impuestos, no efectúe la consignación de los recaudos dentro de los términos establecidos para tal fin, se generará a su cargo y sin necesidad de trámite previo alguno, intereses moratorios, liquidados diariamente a la tasa de mora que rija para efectos tributarios, sobre el monto exigible no consignado oportunamente, desde la fecha en que se debió efectuar la consignación y hasta el día en que ella se produzca (E.T., art. 636).

Sanciones relacionadas con las declaraciones tributarias

Extemporaneidad en la presentación

Las personas o entidades obligadas a declarar que presenten las declaraciones tributarias en forma extemporánea, deberán liquidar y pagar una sanción por cada mes o fracción del mes calendario de retardo, equivalente al cinco por ciento (5%) del total del impuesto a cargo o retención objeto de la declaración tributaria, sin exceder del ciento por ciento (100%) del impuesto o retención, según el caso (E.T., art. 641).

De la sanción por no declarar

La sanción por no declarar será equivalente

En el caso de que la omisión se refiera a la declaración del impuesto sobre las ventas, al diez por ciento (10%), de las consignaciones bancarias o ingresos brutos de quien persista en su incumplimiento, que determine la administración por el período al cual corresponda la declaración no presentada, o al diez (10%) de los ingresos brutos que figuren en la última declaración de ventas presentada, el que fuere superior (E.T., art. 643, num. 2º).

En el caso de que la omisión se refiera a la declaración de retenciones, al diez por ciento (10%) de los cheques girados o costos de quien persiste en su incumplimiento que determine la administración por el período al cual corresponda la declaración no presentada, o al ciento por ciento (100%) de las retenciones que figuren en la última declaración de retenciones presentadas, el que fuere superior (E.T., art. 643, num. 3º).

En el caso de que la omisión se refiera a la declaración del impuesto de timbre la sanción por no declarar, será equivalente a cinco (5) veces el valor del impuesto que ha debido pagarse (E.T., art. 643, num. 4º).

De la sanción por no expedir certificados

Los retenedores que dentro del plazo establecido por el Gobierno Nacional, no cumplan con la obligación de expedir los certificados de retención en la fuente, incluido el certificado de ingresos y retenciones, incurrirán en una multa hasta del cinco por ciento (5%) del valor de los pagos o abonos correspondientes a los certificados no expedidos (E.T., 667).

De la sanción por autorizar escrituras o traspasos sin el pago de la retención

Los notarios y demás funcionarios que autoricen escrituras o traspasos sin que se acredite previamente la cancelación del impuesto retenido, incurrirán en una multa equivalente al doble del valor que ha debido ser cancelado, La cual se impondrá por el respectivo administrador de impuestos o su delegado, previa comprobación del hecho (E.T., art. 672).

De la sanción a notarios que autoricen escrituras por un precio inferior

Los notarios que violaren lo dispuesto en el inciso 2º del artículo 278, serán sancionados por la Superintendencia de Notariado y Registro, con base en la información que le suministre la Dirección de Impuestos Nacionales, con multa equivalente al 5% del valor mínimo que debería figurar en la correspondiente escritura (E.T., art. 673).

ART. 278 E.T.—Costo mínimo de los inmuebles adquiridos con préstamos.

Cuando se adquieran bienes raíces con préstamos de entidades sometidas a la vigilancia del Estado, el precio de compra fijado en la escritura no podrá ser inferior a una suma en la cual el préstamo represente el (70%) del total.

Los notarios se abstendrán de autorizar las escrituras que no cumplan con este requisito.

VI. Impuesto de timbre nacional

Atendiendo lo establecido en el inciso segundo del artículo 518 del estatuto tributario y el artículo 23 del Decreto 2076 de 1992, Las escrituras públicas están sujetas al impuesto de timbre, siempre y cuando consagren la existencia, constitución, modificación o extinción de obligaciones, cuya cuantía supere el monto de causación y en las cuales intervengan como otorgantes, aceptantes, suscriptores, por lo menos uno de los contribuyentes del impuesto, o reúna esta calidad la persona a cuyo favor se expida, otorgue o extienda la misma.

Los notarios, por las escrituras públicas, deberán responder como agentes de retención en las actuaciones gravadas por el impuesto de timbre nacional (E.T., art. 518, num. 2º).

El impuesto de timbre que se cause en el exterior, será recaudado por los agentes consulares y su declaración y pago estará a cargo del Ministerio de Relaciones Exteriores en la forma como lo determine el reglamento, sin que se generen intereses moratorios.

Causación

El impuesto de timbre nacional, se causará a la tarifa hoy del uno punto cinco por ciento (1.5%) sobre los instrumentos públicos y documentos privados, incluidos los títulos valores, que se otorguen o acepten en el país, o que se otorguen fuera del país pero que se ejecuten en el territorio nacional o generen obligaciones en el mismo, en los que se haga constar la constitución, existencia, modificación o extinción de obligaciones, al igual que su prórroga o cesión, cuya cuantía sea superior hoy a cincuenta y ocho millones trescientos mil pesos ($ 58.300.000), (valor año gravable 2001), en los cuales intervenga como otorgante aceptante o suscriptor una entidad pública, una persona jurídica o asimilada, o una persona natural que tenga la calidad de comerciante que en el año inmediatamente anterior tuviere unos ingresos brutos o un patrimonio bruto superior hoy a novecientos treinta millones trescientos mil pesos ($ 930.300.000), (valor año gravable 2001).

Tratándose de documentos que hayan sido elevados a escritura pública se causará el impuesto de timbre, siempre y cuando no se trate de la enajenación de bienes inmuebles o naves o constitución o cancelación de hipotecas sobre los mismos. En el caso de constitución de hipoteca abierta, se pagará este impuesto sobre los respectivos documentos de deber (E.T., art. 519, inc. 3º).

Impuesto de timbre en modificación de contratos

Cuando se modifique la cuantía de un contrato sobre el cual se hubiere pagado impuesto de timbre, y la modificación implique un mayor valor del contrato original, se deberá pagar el impuesto sobre la diferencia, siempre y cuando ésta sumada a la cuantía del contrato original, exceda la suma mínima no sometida al gravamen de conformidad con el artículo 519 del estatuto tributario. Cuando la modificación implique un menor valor del contrato no se deberá liquidar impuesto de timbre nacional (D. 836/91, art. 27).

Los títulos valores como la letra de cambio, el pagaré, el cheque, los bonos, certificados de depósito y bono de prenda, carta de porte y conocimiento de embarque, facturas cambiarias son objeto de impuesto de timbre (C. Co., arts. 671 a 779).

El notario deberá exigir el pago de dicho impuesto antes de proceder a realizar su actuación notarial (diligencia de reconocimiento de contenido y firma).

Exentos del impuesto de timbre

La normatividad desarrollada en la Ley 223 de 1995 sobre impuesto de timbre, introdujo cambios sobre los actos y documentos que quedan exentos, entre otros el contrato de promesa de venta, entidades de derecho público, la ampliación a los vehículos y sobre las liquidaciones oficiales de contratos de concesión y distribución.

En ningún caso estarán sometidas al impuesto de timbre las escrituras públicas de enajenación de inmuebles para viviendas urbanas clasificadas en los estratos socioeconómicos uno, dos y tres (E.T., art. 530-1).

Las entidades de derecho público están exentas del pago del impuesto de timbre nacional.

Cuando en una actuación o en un documento intervengan entidades exentas y personas no exentas, Las últimas deberán pagar la mitad del impuesto de timbre, salvo cuando la excepción se deba a la naturaleza del acto o documento y no a la calidad de sus otorgantes.

Cuando la entidad exenta sea otorgante, emisora o giradora del documento, la persona o entidad no exenta en cuyo favor se otorgue el documento, estará obligada al pago del impuesto en la proporción establecida en el inciso anterior (E.T., art. 532).

Así mismo, cuando el documento esté sujeto al impuesto de registro no se causará el impuesto del timbre nacional.

Es importante recalcar que este impuesto ha sido y será liquidado y recaudado en la notaría, constituyéndose en una obligación fiscal del notario.

El artículo 46 de la Ley 633 de 2000 establece: “Adiciónese el artículo 530 del estatuto tributario con los siguientes numerales:

“54. Los pagarés que instrumenten cartera hipotecaria.

55. Los documentos que instrumentan la cesión de activos, pasivos y contratos que suscriban las entidades financieras públicas conforme a lo dispuesto por el artículo 68 del estatuto orgánico del sistema financiero, o la cesión de uno de varios de los activos, pasivos o contratos conforme a las normas del Código de Comercio. Para efectos de este numeral, se entiende por entidades financieras públicas aquellas en las cuales la participación del capital público es superior al cincuenta por ciento (50%) de su capital social.

56. Los títulos y demás documentos que se originen o deriven directamente de las operaciones de compra de cartera hipotecaria, su titularización y la colocación de los títulos correspondientes a los que se refiere la Ley 546 de 1999”.

VII. Pago de retenciones y timbre por parte del contribuyente

El artículo 21 del Decreto 3101 de 1990 dispone: Forma de pago de obligaciones. Los bancos recibirán el pago de los impuestos, anticipos, retenciones, intereses y sanciones, en efectivo, tarjeta de crédito que administre la entidad bancaria o mediante cheque girado sobre la misma plaza de la oficina que lo recibe y únicamente a la orden del banco receptor. Las demás entidades financieras autorizadas recibirán el pago mediante tarjeta de crédito.

El pago del impuesto de timbre y de la retención en la fuente por enajenación de activos fijos, sólo se podrá realizar en efectivo o mediante cheque librado por un establecimiento de crédito sometido al control y vigilancia de la Superintendencia Bancaria. Esta misma norma será aplicada en relación con la retención en la fuente que debe consignarse ante los notarios y las oficinas de tránsito, según el caso.

PAR.—Los bancos, los notarios y las oficinas de tránsito, bajo su responsabilidad, podrán recibir cheques librados en forma distinta a la señalada o habilitar cualquier procedimiento que facilite el pago. En estos casos, Las entidades mencionadas deberán responder por el valor del recaudo, como si éste se hubiera pagado en efectivo”.

VIII. Obligaciones de expedir factura

Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales.

Para quienes utilicen máquinas registradoras, el documento equivalente será el tiquete expedido por ésta (E.T., art. 615).

Requisitos de la factura de venta

Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los requisitos señalados en el artículo 617 del estatuto tributario.

Factura por computador

La factura por computador es la que cumple con todos los requisitos establecidos en los artículos 617 y 618 del estatuto tributario que permiten al software asociar la identificación del artículo o servicio a la tarifa del impuesto sobre las ventas correspondiente, en la que interactúan la programación, el control y la ejecución de las funciones inherentes a la venta, tales como emisión de facturas, comprobantes, notas de crédito, notas débito, programación de departamentos, códigos, grupos, familias o subfamilias etc. (D.R. 1165/66, art. 13).

Factura electrónica

Entiéndase por factura electrónica el documento computacional que soporta una transacción de venta de bienes o prestación de servicios, transferido bajo un lenguaje estándar universal denominado Edifact de un computador a otro (D.R. 1094/66, art. 1º).

La factura electrónica como documento equivalente a la factura de venta. Las personas o entidades que opten por utilizar la factura electrónica como documento equivalente a la factura de venta, deberán hacerlo a través de una red de valor agregado.

El agente emisor de la factura electrónica será responsable ante la administración tributaria por el cumplimiento de los requisitos que la ley contempla para la factura, los cuales deberán figurar en códigos estándar (D.R. 1094/96, art. 2º).

Otros documentos equivalentes a la factura

Constituyen documentos equivalentes a la factura los expedidos por entidades de derecho público incluidas las empresas industriales y comerciales del Estado y sociedades de economía mixta donde el Estado posea mas del cincuenta por ciento (50%) de su capital, los expedidos por empresas o entidades que presten servicios públicos domiciliarios, cámaras de comercio, notarías y en general los expedidos por los no responsables del impuesto sobre las ventas que simultáneamente no sean contribuyentes del impuesto sobre la renta. Estos documentos deberán contener como mínimo los siguientes requisitos:

• Nombre o razón social o NIT

• Numeración consecutiva

• Descripción específica o genérica de bienes o servicios

• Fecha

• Valor

IX. Aviso e intervención de la DIAN en las sucesiones

El aviso o comunicación que se debe suministrar a la DIAN, para la intervención de esta en el trámite notarial de sucesión es el previsto en el artículo 3º, numeral 2º inciso 2º, del Decreto-Ley 902 de 1988 (modificado por el art. 3º del D. 1729/89), que determina:...” Así mismo dará inmediatamente a la oficina de cobranzas o a la Administración de Impuestos Nacionales que corresponda, el aviso que exigen las disposiciones legales sobre el particular y comunicará a la superintendencia la iniciación del trámite informando el nombre del causante y el número de su cédula de ciudadanía o de la tarjeta de identidad, o del NIT, según el caso”.

De los procesos de sucesión

Los funcionarios ante quienes se adelanten o tramiten sucesiones, cuando la cuantía de los bienes sea superior hoy, a diez millones trescientos mil pesos ($ 10.300.000) deberán informar previamente a la partición del nombre del causante y el avalúo o valor de los bienes. Esta información deberá ser enviada a la oficina de cobranzas de la Administración de Impuestos Nacionales que corresponda, con el fin de que ésta se haga parte en el trámite y obtenga el recaudo de las deudas de plazo vencido y de las que surjan hasta el momento en que se liquide la sucesión (año base 2001, Decreto 2661 de diciembre 22 de 2001).

Si dentro de los veinte (20) días siguientes a la comunicación, la administración de impuestos no se ha hecho parte, el funcionario podrá continuar con los trámites correspondientes (E.T., art. 844).

Para los efectos de la intervención de la DIAN, es necesario adicionar:

• Nombre completos de los causantes

• Número de la cédula de ciudadanía y/o NIT

• Cuantía exacta de inventario bruto de la sucesión

Comunicación de la DIAN

En todos los casos contemplados la administración, deberá presentar o remitir la liquidación de los impuestos, anticipo, retenciones, sanciones e intereses a cargo del deudor, dentro de los veinte (20) días siguientes al recibo de la respectiva comunicación o aviso. Si vencido este término no lo hiciere, el juez, funcionario o liquidador podrá continuar el proceso o diligencia, sin perjuicio de hacer valer las deudas fiscales u obligaciones tributarias pendientes, que se conozcan o deriven de dicho proceso y de las que se hagan valer antes de la respectiva sentencia, aprobación, liquidación u homologación (E.T., art. 848, inc. 2º).

Importante de manera especial, sobre las comunicaciones y el cómputo de términos con relación a la DIAN, es de tener en cuenta el artículo 559 inciso 3º o final, del estatuto tributario que expresa:

“Presentación de escritos. Los términos para la administración que sea competente comenzarán a correr el día siguiente de la fecha de recibo”.

La comunicación deberá ser dirigida a la división de cobranzas, grupo de representación externa —personas naturales— por lo que al contener todos los requisitos anteriormente señalados se entenderá realizada en la fecha de introducción al correo, del oficio que informa la existencia de deudas de plazo vencido.

X. Obligación de suministrar información a la DIAN por enajenaciones de bienes o derechos

A partir del año 1989, los notarios deberán informar anualmente dentro de los plazos que indique el Gobierno Nacional, los apellidos y nombres o razón social y NIT de cada una de las personas o entidades que durante el año inmediatamente anterior, efectuarán en la respectiva notaría, enajenaciones de bienes o derechos, cuando la cuantía de cada enajenación sea superior a $ 21.800.000 (año gravable 2000), por enajenante, con indicación del valor total de los bienes o derechos enajenados. Para efecto de su cumplimiento los notarios podrán exigir la exhibición de la cédula de ciudadanía o NIT de cada uno de los enajenantes.

Esta información podrá presentarse en medios magnéticos (E.T., art. 629).

Resolución Nº 8749 de 2000: (Reglamentaria del artículo 629 del estatuto tributario).

Los notarios deberán suministrar por el año gravable 2000 y siguientes, la información que se relaciona a continuación, de cada una de las personas o entidades que efectuaron en la respectiva notaría, enajenación de bienes o derechos, cuando la cuantía de cada enajenación sea superior al valor indicado en el artículo 629 del estatuto tributario y su reglamentación por el respectivo año gravable:

1. NIT, cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad de cada uno de los enajenantes.

2. Dígito de verificación.

3. Apellidos y nombre o razón social de cada uno de los enajenantes.

4. Valor de la enajenación.

5. Fecha de transacción.

6. Año de adquisición del bien o derecho enajenación.

7. Valor retención en la fuente (art. 1º).

Los notarios a cargo de las notarías que se constituyan en fecha posterior a la publicación de la presente resolución tendrán la obligación de enviar la información según lo establecido (art. 2º).

La información tributaria exigida en la resolución debe presentarse dentro del plazo establecido por el Gobierno Nacional (art. 10).

Para el año fiscal de 2000 venció el 31 de mayo de 2001 (D. 2662/00, art. 33).

XI. Aportes a la administración de justicia

La constitución política en el artículo 131, inciso 1º consagra: “Compete a la ley la reglamentación del servicio público que prestan los notarios... y lo relativo a los aportes como tributación especial de las notarías, con destino a la administración de justicia”.

Del aporte especial para la administración de justicia

El aporte especial para la administración de justicia será equivalente al 10% de los ingresos brutos obtenidos por las notarías por concepto de todos los ingresos notariales (L. 6ª/92, art. 135).

En ningún caso podrán trasladarse estos aportes a los usuarios del servicio notarial (par. art. 135 ibídem).

De la base para el cálculo del aporte especial (D. 1960/93).

Para efectos de establecer la base para el cálculo del aporte especial para la administración de justicia, se consideran ingresos notariales los ingresos obtenidos como derechos notariales con ocasión del cumplimiento de la función notarial, tales como otorgamiento y autorización de escrituras; protocolizaciones, guarda; apertura y publicación de testamentos cerrados; reconocimiento de documentos privados; autenticaciones; testimonios de fe de vida; expedición de copias y certificaciones; diligencias fuera del despacho y, en general todas las actuaciones notariales que generen un ingreso (D. 1960/93, art. 2º).

No formarán parte de la base gravable para el cálculo del aporte especial, los ingresos recibidos para terceros, el subsidio recibido del fondo nacional de notariado, ni los aportes a la Superintendencia de Notariado y Registro (par. ibídem).

De la liquidación del aporte especial

El aporte especial para la administración de justicia se liquidará mensualmente sobre los ingresos notariales obtenidos en el respectivo mes, de conformidad con los artículos anteriores (D. 1960/93, art. 3º).

Del recaudo del aporte especial

Los notarios deberán consignar el aporte especial para la administración de justicia en nombre de la respectiva notaría, en el número de cuenta y establecimiento bancario que señale la dirección del tesoro nacional, dentro de los primeros cinco (5) días de cada mes siguiente a aquel en que se obtuvieron los ingresos, en los formatos que para el efecto prescriba la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (D. 1960/93, art. 4º).

En desarrollo con lo dispuesto en el artículo 4º precitado, el Director de Impuestos y Aduanas Nacionales, mediante la Resolución 2015 del 29 de octubre de 1993, prescribió las características del formato que se adoptó para dichas consignaciones y adicionalmente dictó otras disposiciones sobre el particular entre ellas la relativa a intereses moratorios por extemporaneidad (art. 3º Ibídem) de que trata el artículo 634 del estatuto tributario.

Ingresos para terceros que no forman parte de la base gravable para el aporte especial a la administración de justicia

• No formarán base gravable los siguientes:

• Cualquier tributo que sea recaudado o retenido en la notaría de aquellos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, es decir: timbre, IVA o retención en la fuente.

• Recaudo de sumas para pago de los derechos de registro de instrumentos públicos y por impuesto de registros (L. 223/95, D. 650/96 y D. 1428/00).

• Los recaudos del usuario para el grupo cuenta especial de notariado de la Superintendencia de Notariado y Registro (equivalente hoy a la suma de $ 4.320).

• El subsidio recibido por el grupo cuenta especial del notariado de la Superintendencia de Notariado y Registro.

• El aporte especial por escrituración para el grupo especial de notariado, no forman parte de la base gravable para liquidar el aporte especial para la administración de justicia (Res. 5338/94, arts. 25 y 26).

XII. Responsabilidades

Responsabilidad civil

Se presenta cuando el notario o los funcionarios notariales, faltando a sus deberes ético-jurídicos propios de su actividad funcional, incumplen obligaciones que tengan origen legal, reglamentario o convencional, por acción u omisión, dolosa o culposa, productora de un daño o perjuicio que les sea imputable, según las reglas del nexo de culpabilidad (art. 195 estatuto notarial).

Responsabilidad penal

El Código Penal (Ley 599 de julio 24 de 2000, art. 397, en su título XV, relaciona los “Delitos contra la administración pública” se advierte que a partir del 1º de julio de 2001 empezará a regir.

Responsabilidad penal por no consignar las retenciones y el IVA (L. 633/00, art. 42).

“Unifícanse los parágrafos 1 y 2 del artículo 665 del estatuto tributario en el siguiente parágrafo, el cual quedará así:

PAR.—Cuando el agente retenedor o responsable del impuesto a las ventas extinga en su totalidad la obligación tributaria, junto con sus correspondientes intereses y sanciones, mediante pago o compensación de las sumas adeudadas, no habrá lugar a responsabilidad penal. Tampoco habrá responsabilidad penal cuando el agente retenedor o responsable del impuesto sobre las ventas demuestre que ha suscrito un acuerdo de pago por las sumas debidas y que éste se está cumpliendo en debida forma”.

El agente retenedor que no consigne las sumas retenidas dentro de los dos (2) meses siguientes a aquél en que se efectuó la respectiva retención, queda sometido a las mismas sanciones previstas en la ley penal para los servidores públicos que incurran en el delito de peculado por apropiación (L. 383/97, art. 22).

En la misma sanción incurrirá el responsable del impuesto sobre las ventas que, teniendo la obligación legal de hacerlo, no consigne las sumas recaudadas por dicho concepto, dentro del mes siguiente a la finalización del bimestre correspondiente” (E.T., art. 665).

Responsabilidad penal por no certificar correctamente valores retenidos

Los retenedores que expidan certificados por sumas distintas a las efectivamente retenidas, así como los contribuyentes que alteren el certificado expedido por el retenedor, quedan sometidos a las mismas sanciones previstas en la ley penal por el delito de falsedad (E.T., art. 666).

Falsedad ideológica en documento público

El servidor público que en ejercicio de sus funciones, al extender documento público que pueda servir de prueba, consigne una falsedad o calle total o parcialmente la verdad, incurrirá en prisión de cuatro (4) a ocho (8) años e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de cinco (5) a diez (10) años (C.P., art. 286).

Responsabilidad fiscal

Cuando el notario no cumple con los deberes fiscales que le ha impuesto el Estado para determinadas actuaciones fedatarias incurre en responsabilidad fiscal.

La ilicitud fiscal es cuando el notario participa como agente directo o indirecto del fisco, vale decir, en su condición de sujeto activo de la relación tributaria, cuando debe cobrar los impuestos o recaudos o en su calidad de controlador del sistema impositivo, cuando debe abstenerse de permitir el otorgamiento del acto notarial, sin la debida presentación de ciertos certificados fiscales. El notario responde con su patrimonio económico por los compromisos fiscales de los comparecientes en ciertas actuaciones notariales debido a la solidaridad legal de la obligación tributaria.

Responsabilidad disciplinaria

Surge de la violación de prohibiciones e incompatibilidades, el desconocimiento de derechos y sobre todo por el incumplimiento de los deberes ético-jurídicos señalados en las normas legales (L. 588/00, L. 200/95, D.L. 960/70 y D.R. 2148/83).

XIII. Comprobantes fiscales en la autorización de escrituras públicas

Dispone la Ley 33 de 1896 en su artículo 1º: En los departamentos en donde está establecido el impuesto directo sobre la propiedad raíz, los notarios o los que hagan sus veces, no prestarán su oficio en el otorgamiento y autorización de escritura públicas o de instrumentos que graven o cambien la propiedad de fincas raíces, sin que se les presente por los interesados el comprobante de que la finca o fincas a que el instrumento va a referirse, están a paz y salvo con el respectivo tesoro departamental con lo que corresponda por impuesto directo hasta la fecha del mismo otorgamiento.

Cuando el instrumento verse sobre la propiedad de fincas situadas en un departamento distinto del de su otorgamiento, siempre se exigirá la formalidad apuntada, si en el lugar de la ubicación existiere el gravamen de que se trata.

El comprobante de haberse pagado el impuesto directo se agregará al protocolo a fin de que se inserte en las copias que se expidan de los instrumentos en que conforme a esta ley fuere necesario.

La omisión de lo preceptuado no es causa de nulidad de los instrumentos en que se haya incurrido, pero el notario o funcionario responsable será castigado con la suspensión de su empleo por uno a tres meses y además, con una multa igual al importe del impuesto que haya dejado de cubrirse hasta la fecha del otorgamiento del instrumento (art. 2º ibídem).

El impuesto se trasladó de los departamentos a los municipios por medio de la Ley 1ª de 1943.

Los comprobantes fiscales serán presentados por los interesados en el momento de solicitar el servicio notarial. Prohíbase a los notarios extender instrumentos sin que previamente se hayan presentado los certificados y comprobantes fiscales exigidos por la ley para la prestación de servicios notariales. Aunque dichos instrumentos no sean numerados, fechados ni autorizados inmediatamente con la firma del notario (D. 960/70, art. 43, modificado por el art. 37 del D. 2163/70).

Los comprobantes fiscales se agregarán a las escrituras a que correspondan en forma original o en fotocopia autenticada por un notario siempre que el original de donde provengan se halle protocolizado y se indique en ella la escritura con la cual lo está. En el original de la escritura se anotarán las especificaciones de todos los comprobantes allegados, por su numeración, lugar, fecha y oficina de expedición, personas a cuyo favor se hallan expedido, con su identificación, cuantía si la tuvieren y fecha límite de su vigencia. Todos éstos datos serán reproducidos en las copias que del instrumento llegaren a expedirse (D. 960/70, art. 44).

El formulario único adoptado para la declaración y pago del impuesto predial del Distrito Capital, se procederá a protocolizar fotocopia autenticada del documento, sin perjuicio de que cuando se le exhiba el original, se deje constancia de este hecho en la fotocopia que de tal documento se allegue (Circular 0001 de 2000 expedida por la Secretaría del Distrito Capital y consignada en la Circular 78 de julio 4 de 2000 expedida por la S. de N. y R.).

Extensivamente esa regla se aplicará a otros distritos y municipios, que tengan implantado el referido procedimiento.

El notario deberá examinar los comprobantes fiscales que se le presenten. Cuando un certificado de paz y salvo aparezca con enmendaduras, tachaduras o adulteraciones, debe retenerlo y enviarlo al administrador de impuestos respectivo, sin autorizar la escritura (D. 2148/83, art. 20).

De conformidad con la Ley 1ª de 1981 en los casos de participación material de un inmueble no se exigirá la presentación de comprobantes fiscales a menos que en la misma escritura se enajene o grave algunas de las porciones. Tampoco serán necesarios en la ampliación y cancelación de gravámenes” (D. 2148/83, art. 21).

Todo otorgante debe presentar al notario los comprobantes fiscales. El notario no permitirá la firma por ninguno de los comparecientes mientras el instrumento no esté completo, anexos la totalidad de los certificados y documentos requeridos (D. 2148/83, art. 26).

Si un comprobante fiscal presentado o protocolizado en la oportunidad legal, no fue anotado en el original de la escritura como lo establece el artículo 44 del Decreto-Ley 960 de 1970, podrá el notario hacerlo en cualquier tiempo dejando constancia del hecho al final de las copias que se hayan expedido, debidamente suscrita por el notario (D. 2148/83, art. 52).

Del impuesto predial

Según los artículos 1º y 2º de la Ley 44 de 1990, el impuesto predial unificado, es un tributo anual municipal que sustituye los siguientes impuestos:

• El impuesto predial regulado por el Código de Régimen Municipal adoptado.

• Por el Decreto 1333 de 1986 y demás normas complementarias, especialmente las leyes 14 de 1983, 55 de 1985 y 75 de 1986.

• El impuesto de parques y arborización, regulado en el Código de Régimen Municipal adoptado por el Decreto 1333 de 1989.

• El impuesto de estratificación socio-económico creada por la Ley 9ª de 1989.

• La sobretasa de levantamiento catastral (10%) que se refiere a las leyes 128 de 1941, 50 de 1984 y 9ª de 1989 (L. 44/90, art. 1º).

De la valoración

La Ley 25 de 1921 introdujo por primera vez este concepto, consistente en una “contribución” de las propiedades inmuebles beneficiados con “obras de interés público local”. Dicha ley la calificó del “impuesto directo de valorización.

Posteriormente el Decreto 1604 de 1966, adoptó un estatuto nacional sobre “contribuciones por valorización” de la propiedad inmueble y concretamente el artículo 1º, le denomina: “Impuesto de valorización” y el 2º, se refiere a: “recaudo de la contribución de valorización” y el artículo 12 ibídem, expresa:

“La contribución de valorización constituye gravamen real sobre la propiedad inmueble”.

El Decreto 1394 de 1970, en su artículo 3º señala que: es un gravamen real y personal que afecta a los inmuebles que se benefician con la ejecución de obras públicas y a los poseedores materiales de los mismos.

El Consejo de Estado, mediante concepto del 14 de agosto de 1968 (consulta radicación Nº 208), consideró que:

El llamado originalmente “impuesto de valorización” y hoy “contribución de valorización” es un recurso fiscal para construir obras de interés público con los dineros que deben aportar los propietarios de los inmuebles que se benefician con la ejecución de las obras.

El Decreto-Ley 2163 de 1970 (modificatorio del Estatuto Notarial) en su artículo 45 regula:

El comprobante de paz y salvo con el municipio de ubicación de los inmuebles objeto de escrituras públicas, por todos los impuestos y contribuciones causados en razón de ellos, de que tratan los artículos 1º y 2º de la Ley 33 de 1896... 21 y 26 de la Ley 1ª de 1943, se referirá a todos los impuestos y contribuciones de que tratan las disposiciones citadas, y los notarios lo exigirán por todos los actos y contratos en ella determinados.

Las autoridades que liquiden y distribuyan el impuesto especial de valorización tendrán la obligación de comunicarlo a la oficina de registro correspondiente, en los términos del inciso 3º del artículo 42 de la Ley 57 de 1887.

La Ley 1ª de 1943 en el artículo 26 dispuso que: “para los efectos y bajo las sanciones establecidas en los artículos 1º y 2º de la Ley 33 de 1896, los notarios o los que hagan sus veces, no prestarán su oficio en el otorgamiento de instrumentos por medio de los cuales se grave o cambie la propiedad de bienes raíces, sin que se les presente por los interesados, además del comprobante allí previsto y de los exigidos por las leyes vigentes, el de estar a paz y salvo con el municipio de ubicación de las respectivas fincas, por todos los impuestos y contribuciones causados en razón de ellas, como pavimentación, andenes, alcantarillado, aseo, alumbrado, vigilancia y similares”.

Comprobantes en transferencias, constitución o limitación de dominio

Para protocolizar actos de transferencias, constitución o limitación de dominio, el notario, o quien haga sus veces, exigirá e insertará en el instrumento el certificado catastral y el paz y salvo municipal expedidos por la oficina de catastro o el tesoro municipal (L. 14/83, art. 27). Si se trata de inmuebles procedentes de segregación de uno de mayor extensión, el certificado catastral exigido podrá ser el del inmueble del cual se segrega.

Igualmente, las escrituras de enajenación total del inmueble si se otorgan por valores inferiores a los avalúos catastrales vigentes, se tendrá en cuenta para todos los efectos fiscales y catastrales, el avalúo catastral vigente en la fecha de la respectiva escritura.

Cuando se trate de protocolizar escrituras que contengan contratos de compra-venta de inmuebles que se vayan a construir o se estén construyendo, el notario exigirá copia debidamente sellada y radicada, de la solicitud del avalúo del correspondiente inmueble acompañada del certificado de paz y salvo del lote donde se vaya a adelantar o se está adelantando la construcción.

XIV. Del tráfico de estupefacientes

Decreto 2150 de 1995. Certificados de carencia de informes por tráfico de estupefacientes 

Expedición del certificado. El certificado de carencia de carencia de informes por tráfico de estupefacientes con destino a las siguientes entidades y exclusivamente para los fines previstos en este artículo:

1. Con destino a la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil para: ...b) La adquisición del dominio o cambio de explotador aeronaves, aeródromos, pistas o helipuertos.

2. Con destino a la Dirección General Marítima, Dimar para: b) La adquisición o matrícula de embarcación... e) La propiedad, explotación u operación de tanques en tierra ubicada en zonas francas comerciales (art. 82).

Término de vigencia de los certificados. El certificado expedido tendrá las siguientes vigencias:

Los otorgados para realizar trámites ante la Unidad Administrativa Especial Aeronáutica Civil tendrá las siguientes vigencias:

d) Para la aprobación de nuevo propietario o explotador de aeródromo, pistas o helipuertos, podrá otorgarse hasta por cinco (5) años y quedará sujeto en su vigencia al término estipulado por la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil en la resolución que apruebe el nuevo propietario o explotador.

Los otorgados para realizar trámites ante la Dirección General Marítima, Dimar, tendrán las siguientes vigencias:

e) Para la propiedad, explotación y operación de tanques en tierra ubicados en zona franca comercial, podrá otorgarse hasta por cinco (5) años.

f) Para la adquisición y/o matrícula de embarcación podrá otorgarse hasta por un (1) año (art. 83).

XV. Contabilidad notarial

Los notarios deben llevar contabilidad de las operaciones, conforme al Decreto 2649 de 1993.

Registro de los libros

Cuando la ley así lo exija, para que puedan servir de prueba los libros deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento, ante las autoridades o entidades competentes en el lugar de su domicilio principal (L. 43/90, art. 126, inc. 1º).

Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los libros auxiliares no requieren ser registrados (inc. 3º).

Con relación al libro de contabilidad y su registro por concepto de ingresos y egresos y de los datos en su diligenciamiento en las notarías bajo la responsabilidad del respectivo titular, ha existido una legislación reiterada, entre las que se destacan las siguientes:

• Artículo 8º del Decreto 3694 de 1954, “Los notarios deberán llevar libros de contabilidad debidamente numerados y foliados”.

• Artículo 19 Decreto 1613 de 1957, “De conformidad con el artículo 8º del Decreto 3694 de 1954, los ... notarios registrarán sus libros de cuentas en las recaudaciones o administración de hacienda nacional”...

• Artículo 14 Decreto 147 de 1970, “Los notarios deberán llevar los libros de contabilidad debidamente numerados, foliados y registrados en la administración de hacienda hoy Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN.

De las “obligaciones especiales para los nuevos responsables no comerciantes (D. 1107/92, art. 8º).

Referente al impuesto sobre las ventas señala que: ... “los responsables personas naturales que presten servicios..., llevarán un registro auxiliar ... de ventas que consistirá en la conservación discriminada de las facturas o documentos equivalentes que expidan por los servicios prestados.

Estos mismos responsables deberán efectuar al final de cada bimestre en un documento auxiliar, el cálculo del impuesto a cargo.

El documento auxiliar hará las veces de cuenta mayor o de balance denominada “impuesto a las ventas por pagar”.

Así las cosas, el aludido “documento auxiliar”, significa la de disponer de un “libro” pero sin que se requiera el registro, destinado para la anotación o relación de dicho impuesto, regla que extensivamente comprende a la retención en la fuente.

En armonía con lo anterior el artículo 509 del estatuto tributario, señala la obligación de llevar un registro auxiliar, cuya denominación será “impuesto a las ventas por pagar”.

Así las cosas, el aludido “documento auxiliar”, se traduce o significa la de disponer de un “libro” pero sin que se requiera el registro, destinado para la anotación o relación de dicho impuesto, regla que extensivamente comprende a la retención en la fuente.

En armonía con lo anterior el artículo 509 del estatuto tributario, señala la obligación de llevar un registro auxiliar, cuya denominación será “impuesto a las ventas por pagar”.

La DIAN mediante la Circular Externa 21 del 14 de agosto de 1992, punto III obligaciones de los responsables del IVA, numeral 2º, reitera el diligenciamiento del registro auxiliar de ventas y compras.

Deber de conservar información y pruebas

Para efecto del control de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales, las personas o entidades contribuyentes o no contribuyentes de los mismos, deberán conservar por un período mínimo de cinco (5) años contados a partir del 1º de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo, los siguientes documentos, informaciones y pruebas, que deberán ponerse a disposición de la administración de impuestos cuando ésta así lo requiera (E.T., art. 632).

1. Cuando se trate de personas o entidades obligadas a llevar contabilidad, los libros de contabilidad junto con los comprobantes de orden interno y externo que dieron origen a los registros contables, de tal forma que sea posible verificar la exactitud de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos, deducciones, rentas exentas, descuentos, impuestos y retenciones consignados en ellos.

2. Cuando la contabilidad se lleve en computador, adicionalmente se deben conservar los medios magnéticos que contengan la información, así como los programas respectivos.

3. Las informaciones y pruebas específicas contempladas en las normas vigentes, que dan derecho o permiten acreditar los ingresos, costos, deducciones, descuentos, exenciones y demás beneficios tributarios, créditos activos y pasivos, retenciones y demás factores necesarios para establecer el patrimonio líquido y la renta líquida de los contribuyentes, y en general, para fijar correctamente las bases gravables y líquidas los impuestos correspondientes.

4. La prueba de la consignación de las retenciones en la fuente practicadas en su calidad de agente retenedor.

5. Copia de las declaraciones tributarias presentadas así como de los recibos de pago correspondientes.

Hechos irregulares en la contabilidad

Habrá lugar a aplicar sanción para libros de contabilidad, en los siguientes casos (E.T., art. 654).

a) No llevar libros de contabilidad si hubiere obligación de llevarlos;

b) No tener registrados los libros principales de contabilidad, si hubiere obligación de registrarlos;

c) No exhibir los libros de contabilidad, cuando las autoridades tributarias lo exigieren;

d) No llevar los libros de contabilidad en forma que permita verificar o determinar los factores necesarios para establecer las bases de liquidación de los impuestos o retenciones;

e) Cuando en la fecha de las últimas operaciones registradas en los libros, y el último día del mes anterior a aquel en el cual se solicita su exhibición, existan más de cuatro (4) meses de atraso.

Sanción por irregularidades en la contabilidad

“La sanción por libros de contabilidad será del medio por ciento (0.5%) del mayor valor entre el patrimonio líquido y los ingresos netos del año anterior al de su imposición, sin exceder (hoy 269.900.000)” (E.T., art. 655).

XVI. Impuesto Industria Comercio Avisos y Tableros, ICA, en Bogotá, D.C.

A partir del 1º de enero de 1994, los notarios del círculo de Bogotá, Distrito Capital son sujetos pasivos del Impuesto de Industria, Comercio, Avisos y Tableros.

El Decreto-Ley 1421 de 1993 (Estatuto Orgánico de Bogotá, Distrito Capital), norma mediante la cual el Gobierno Nacional en uso de sus facultades contempladas en el artículo 41 transitorio de la Constitución Política, desarrolló el principio contenido en el artículo 322 de la Carta y modificó la estructura de algunos de los tributos distritales, entre ellos, el impuesto conocido como ICA, para el Distrito Capital.

El período de acusación de la declaración tributaria es bimestral. Caso en el cual cada período coincidirá con el respectivo bimestre de causación (arts. 12, num. 2º; 27; 28; lit. b), del Decreto Distrital de Bogotá 807 del 27 de diciembre de 1993).

Además del anterior, hace parte integrante de esta normatividad, el Decreto 53 del 30 de enero de 1996 del Distrito Capital, “por medio del cual se reglamenta el sistema de retenciones para el Impuesto de Industria y Comercio y se dictan otras disposiciones”.

El hecho generador del impuesto, lo constituye la prestación de servicios y se definen como tales, los relacionados en el artículo 154 numeral 4º del Decreto-Ley 1421 de 19993, así:

“Se consideran actividades de servicio de todas las tareas, labores o trabajos ejecutados por persona natural o jurídica o por sociedad de hecho, sin que medie relación laboral con quien los contrata que genere contraprestación en dinero o en especie y que se concreten en la obligación de hacer, sin importar que en ellos predomine el factor material o intelectual.

El Consejo de Estado, mediante sentencia del 13 de agosto de 1999 (exp. 9306/99), determinó, entre otros, que la actividad notarial es una de las gravadas con el Impuesto de Industria y Comercio en el Distrito Capital y por tanto los notarios sus contribuyentes.

XVII. Conceptos de la DIAN - Obligatorios

El artículo 264 de la Ley 223 de 1995, establece que los conceptos en los cuales los contribuyentes sustenten sus actuaciones en vía gubernativa y jurisdiccional, no podrán ser desconocidos por las autoridades tributarias, salvo cuando la DIAN cambie la posición mediante otro concepto el cual deberá ser publicado.

De conformidad con el artículo 13 del Decreto 1725 de 1997, la División de Doctrina de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, es la competente para absolver en forma general las consultas que se formulen por escrito ante ella, funcionarios o particulares relativas entre otras, sobre interpretación y aplicación de disposiciones tributarios.

Quedan derogadas las instrucciones administrativas números 15 de 1987; 1 y 11 de 1988; 15 de 1989; 7 de 1991; 29 de 1990; 3, 4, 24, 28, 31 y 32 de 1992; 29 y 35 de 1993; 12 de 1994; 26 de 1995; 14, 29 y 34 de 1996; 11 de 1998; las circulares 51 de 1985; 13 de 1995; 3 y 56 de 1999; 52 y 78 de 2000.

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