INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 27 DE 1992 

(Agosto 31)

(Nota: Derogada por las Instrucciones Administrativas 22 y 23 de 2001 de la Superintendencia de Notariado y Registro).

Ante las oficinas de registro de instrumentos públicos del país se viene presentando un gran volumen de solicitudes de certificados de tradición y libertad e inscripción de medidas cautelares y actos administrativos en general que no se radican en ventanilla, sino que la respectiva petición se efectúa por correo dirigido directamente al despacho del registrador, pretermitiéndose así lo establecido en los artículos 1º y 2º del Decreto 2156 de 1970 y 11 y 12 del Decreto-Ley 1250 del mismo año, haciendo inoperante el principio de prioridad o rango que rige en materia registral, por el cual se considera que el instrumento público que ingrese primero a la oficina de registro, tiene preferencia sobre cualquier otro ingreso posterior en el mismo inmueble aunque fuere de fecha anterior. (Principio general de derecho “el primero en el tiempo es el más poderoso en el derecho”, cuyo fundamento se desprende del artículo 27 del Decreto-Ley 1250 de 1970, al expresar: “La inscripción se hará siguiendo con todo rigor el orden de radicación”).

De otra parte, muchas de las mencionadas solicitudes no aportan en forma clara y precisa los datos necesarios para una pronta y correcta ubicación del folio de matrícula inmobiliaria, tal como lo estatuye el artículo 31 del estatuto registral.

Lo anterior implica la inobservancia del procedimiento para la radicación de la solicitud del certificado de tradición y libertad o inscripción del respectivo documento, además de que incide negativamente en la prestación del servicio, en razón de la desorganización, costos y dilación que ello genera.

Al respecto no sobra advertir que las exenciones señaladas en el artículo 6º del Decreto 1708 de 1989 son en cuanto al pago de los derechos registrales mas no exime a las autoridades y entidades exentas de cumplir con el trámite previsto para la expedición de los certificados e inscripción de documentos.

Sobre el particular, y teniendo en cuenta que a la disposición legal en mención no se le ha dado la interpretación y aplicación correcta, sea esta la oportunidad para precisar su real alcance, de acuerdo a su contenido.

Son dos los casos en que hay lugar a exenciones:

“1. Cuando la solicitud de inscripción o certificación sea formulada por el juez penal de menores o el funcionario de ejecuciones fiscales.

2. Cuando en el acto, título o documento objeto de inscripción o certificación intervengan exclusivamente entidades públicas. Si contratan con ellas los particulares estos pagarán la totalidad de los derechos que se causen”.

Significa lo anterior que, si la solicitud la efectúa autoridad o funcionario diferente al señalado en el numeral 1º, se cobrará por derechos de registro la tarifa ordinaria.

De igual manera, de acuerdo a lo señalado en el numeral 2, no habrá exención en aquellos casos en que entidades públicas que soliciten certificación no intervengan en los actos, títulos o documentos objeto del servicio registral. Si concurrieren con particulares estos pagarán la totalidad de los derechos que se causen.

A manera de ejemplo ilustrativo de lo contemplado en el numeral 2 transcrito, tenemos el siguiente caso:

El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, establecimiento público adscrito al Ministerio de Salud, solicita un determinado número de certificados de libertad. Al observarse los folios de matriculas inmobiliarias correspondientes se aprecia que dicha entidad pública no figura como parte en los actos inscritos. ¿Debe el instituto pagar derechos de registro por concepto de las solicitudes efectuadas?

A la luz de lo establecido en el mencionado artículo 6º del Decreto 1708 de 1989, la respuesta es afirmativa, pues por una parte, el instituto aludido no figura en la taxativa relación comprendida en el numeral 1, y por otra parte, tampoco aparece como interviniente en los folios de matriculas inmobiliarias objeto del servicio registral.

En todo caso, las peticiones de certificado de tradición y libertad, así sean requeridas por entidades exentas del pago de derechos registrales en razón de su intervención en el acto, deben presentarse por escrito y con las especificaciones requeridas en ventanilla de atención al público, a fin de que allí se lleve a cabo la respectiva radicación y se le entregue al interesado comprobante para que posteriormente con el mismo recibo retire de ventanilla el documento diligenciado.

Del mismo modo, para la inscripción de medidas cautelares, tales como demandas, embargos, prohibiciones, valorizaciones y demás actos administrativos o judiciales, que afecten la enajenabilidad de los predios, deberá surtirse el mismo trámite de radicación y la comunicación que disponga la medida cautelar deberá reunir los requisitos señalados en el artículo 31 del Decreto-Ley 1250 de 1970.

Dicha norma preceptúa que el acto administrativo o medida judicial individualizará los bienes y las personas, además de que se deberá indicar la matrícula inmobiliaria del inmueble correspondiente para facilitar su registro. Así mismo, es menester que al documento se adjunte la copia especial y auténtica con destino al archivo de la oficina, conforme lo dispone el artículo 18 ibídem.

En el evento de que entidades públicas continúen con la costumbre de enviar las peticiones por correo y directamente al despacho del registrador, omitiendo el procedimiento y requisitos contemplados en las disposiciones enunciadas, dichas solicitudes deberán ser inadmitidas.

(Nota: Derogada por las Instrucciones Administrativas 22 y 23 de 2001 de la Superintendencia de Notariado y Registro).

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