INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 28 DE 1996 

(Junio 11)

(Nota: Derogada por la Instrucción Administrativa 35 de 2001 de la Superintendencia de Notariado y Registro).

De suma importancia en la función orientadora que compete a la Superintendencia de Notariado y Registro, se considera fijar a ustedes el alcance de las razones que motivaron a este despacho para exigir un nuevo registro de firma ante el eventual cambio de notario: se encuentra vinculado con el principio de la inmediación, orientador de la actividad a su cargo.

Para nadie puede ser desconocido el carácter esencial que para la prestación del servicio a su cargo representan supuestos como la comparecencia y la comunicación, baluartes insustituibles del fundamento de visu et auditu siu sensibus de la autenticidad y de la fe notarial, según el cual, la fe que protege las actuaciones del notario se encuentra fundada en la percepción sensorial de las declaraciones y comportamientos de los comparecientes; tampoco puede ser olvidado, que en el evento de la primera forma de autenticación prevista por el artículo 73 del Decreto-Ley 960 de 1970, esos supuestos se materializan en la oportunidad en que el usuario acude al acto del registro de la firma.

Y si esto es así, como necesariamente lo es, la actualización del registro de firma se constituye en presupuesto de primer orden para que por parte del notario se cumpla el “testimonio de la autenticidad de firmas de funcionarios y particulares y de otros notarios que las tengan registradas ante ellos” como función que le adscribe a su competencia el artículo 3º, numeral 3º, del estatuto notarial. Se trata de un acto que conserva la naturaleza esencialmente documentaria de la función, antes que desvirtuarla.

De otra parte, conveniente es precisar que el suministro de información sobre el nombre e identificación de los interesados que deben cumplir frente a la Fiscalía General de la Nación y esta superintendencia, lo debe ser en relación con aquellas personas que lo hagan anualmente; es decir, que en los listados remitidos al cabo de cada año, no debe incurrirse en la repetición que comporta incluir información correspondiente a la de los años que han precedido a aquél del cual se está dando cuenta.

No obstante que son ustedes los obligados a comunicar al usuario del servicio sobre la necesidad de actualizar el registro de la firma, se entiende que éste es rogado como corresponde en términos generales a la prestación del servicio notarial. Entonces, en pro de la eficacia que informa el servicio, procede conferir un tiempo prudencial para que el interesado acuda a formalizar la actualización; a su vencimiento, se entiende que el ejercicio de la función derivado del registro de firma, no es posible, sin que esta actitud pueda dar lugar a denegación del servicio.

(Nota: Derogada por la Instrucción Administrativa 35 de 2001 de la Superintendencia de Notariado y Registro).

_______________________________________