INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 29 DE 2003 

(Septiembre 12)

Asunto: Análisis indicadores de gestión año 2002.

De acuerdo con los objetivos trazados en el plan estratégico de la SNR 2002-2006, la entidad fortalecerá los sistemas de información estadística, con el ánimo de ser fuente de información para los socios misionales e implementar políticas que propendan por la buena prestación del servicio público registral y permitan una mejor relación con el ciudadano.

Como resultado de la primera aproximación, la superintendencia delegada para el registro a través de su área de estadística registral y la secretaría general diseñaron un cubo de información, de acuerdo con datos suministrados por las ORIPS del país.

Este instrumento estadístico permite darle homogeneidad a la información de las ORIPS, con el propósito que los indicadores y resultados sean comparables y con el objetivo de que se convierta en una herramienta que propenda al mejoramiento en la prestación del servicio, al detectar en cifras las principales fallas de las oficinas, que van en detrimento de la imagen institucional de nuestra entidad, mostrando un análisis cualitativo que permite su auto evaluación y generar con ello a nivel nacional un análisis comparativo. Por esta razón se dividieron las ORIP en cuatro categorías, según el volumen de matrículas inmobiliarias que manejan en su jurisdicción, y que permite que el parangón sea equilibrado. Estas categorías son:

• Con más de 200.000 matrículas (9 oficinas).

• Entre 100.000 y 200.000 matrículas (14 oficinas).

• Entre 50.000 y 100.000 matrículas (27 oficinas).

• Menos de 50.000 matrículas (141 oficinas).

Además de lo anterior, para el análisis de la información, los factores de evaluación, se dividieron en los siguientes cuatro grupos, dando como resultado notables diferencias en la eficiencia del conjunto de oficinas de cada círculo registral.

Es muy importante que para cada grupo ustedes puedan revisar el cuadro estadístico que en su parte final precisa la media, la desviación estándar y los umbrales superior e inferior para efectos de saber qué tan bien o mal se está respecto de cada indicador, como observaremos a continuación:

1. El Proceso de registro inmobiliario

En este primer grupo se utilizaron los siguientes indicadores:

• Documentos radicados para registro en relación con el número total de matrículas inmobiliarias: Este es un indicador de la dinámica económica en cada círculo registral e inclusive en una ciudad en particular, porque permite medir el tráfico inmobiliario de la región, ciudad o círculo.

En este primer grupo llama la atención que oficinas como Bucaramanga, Armenia, Manizales, Pereira y Villavicencio son las de mayor movimiento en relación con el volumen de matrículas que manejan. Por su parte Sogamoso, Tunja, Montería, Medellín (norte y sur), Neiva y Popayán muestran los indicadores más bajos, es decir, en donde la propiedad inmueble sufre una menor mutación.

• Correcciones radicadas en relación con los documentos tramitados: Este es un indicador de calidad del servicio prestado por cada oficina, porque refleja la frecuencia con que un documento sometido a registro, por errores en nuestras oficinas debe ser nuevamente revisado.

Además de lo anterior, hay un factor que preocupa a esta superintendencia como es el del deterioro de la imagen institucional, habida cuenta que al generarse un error dentro del proceso de calificación, este le significa al usuario del servicio ingresar nuevamente el documento para corregir el error y consecuentemente perjuicios económicos. Es necesario entonces, que los registradores de cada ORIP implementen controles de calidad en el trabajo que adelantan los funcionarios calificadores.

En este caso llama la atención la media a nivel del primer grupo, es decir, las oficinas de registro con más de 200.000 matrículas, presentan un porcentaje sensiblemente superior de correcciones (6%) que los otros tres grupos de oficinas de registro (3%). No tiene explicación que oficinas mejor dotadas tanto a nivel del recurso humano (grado de profesionalización) como a nivel de recursos físicos (sistematización) presenten ese índice tan negativo. Lo ideal es que en la evaluación que la superintendencia delegada para el registro a través de su área estadístico efectúe con corte al 31 de diciembre del presente año, esa media esté por debajo del 3%, con el fin de demostrar que la eficiencia y calidad dentro del sector público, representado en este caso por las oficinas de registro es posible. Para estos efectos es necesario determinar si dentro del proceso de calificación se utilizan eficientemente tanto el recurso humano como el físico o si existe la necesidad, dentro de la gestión de la administración de cada oficina, la reubicación del personal, consultando su planta, las funciones que esta desempeña y las que debe desempeñar atendiendo los cargos existentes y el respectivo manual de funciones.

Finalmente citamos como ejemplo en cuanto al nivel de correcciones, que las tres oficinas de Bogotá y Cartagena son las de mayor índice, mientras que Armenia, Montería y Manizales, entre otras, muestran una tasa baja.

• Documentos devueltos en relación con los documentos radicados: Este es un indicador no solamente de la diligencia y cuidado en el proceso de calificación de cada oficina sino también es un indicador que mide el producto del notario. Es decir, la calidad con la que el notario envía a las oficinas de registro los actos autorizados por él.

Al respecto es imprescindible determinar por cada oficina en particular, si el indicador es más aplicable al producto del notario, o si por el contrario las ORIPS tienen una incidencia directa en este. Vale decir, que dentro del análisis cualitativo efectuado por cada oficina de acuerdo con la estadística 2002 existen errores por parte de ellas que influyan de manera negativa dentro del indicador en comento.

Este factor es preocupante en ciudades como Cartagena, Manizales y Villavicencio que en algunos casos supera el 20%. A su vez, oficinas como Armenia, Popayán, Montería, Valledupar, Cali, y Bogotá centro, presentan niveles hasta del 2% de los documentos radicados.

Es preciso advertir que este indicador aplicado al notario y el anterior aplicado al registrador sumados estarían acercándose a un 20%, lo cual significa que dos (2) de cada diez (10) ciudadanos están insatisfechos con la prestación del servicio.

• Recaudo promedio por cada documento radicado: Este es un indicador de la valorización de la propiedad inmobiliaria en una ciudad, región o círculo. Por lo tanto en donde la propiedad raíz tiene un alto valor en términos monetarios los mayores recaudos de las oficinas serán igualmente mayores en virtud de las diferentes transacciones. En conclusión, este indicador nos señala que a mayor valor de la propiedad mayor valor recaudado por las ORIPS, con respecto a documento radicado.

Por ejemplo encontramos que Cartagena no obstante no encontrarse en el primer grupo (más de 200.000 matrículas), tiene un recaudo promedio superior a seis (6) de las nueve (9) oficinas que constituyen el primer grupo (más de 200.000 matrículas) siendo superada solamente por Bogotá centro y norte y Medellín sur lo cual es un reflejo de la valorización en ciertos sectores del país.

• Recaudo promedio generado por cada funcionario del área de certificados: Este es un indicador que demuestra que las oficinas que están sistematizadas requieren proporcionalmente menos recurso humano que aquellas que no lo están. Adicionalmente nos muestra la gestión del registrador como gerente en su oficina y como prestador de un servicio que propende a la eficiencia y por consiguiente a la satisfacción del cliente que para el caso concreto es el usuario de un servicio a cargo del Estado y que no tiene la posibilidad de escoger dentro de un mercado de libre competencia.

No podemos dejar de llamar la atención que una oficina como Medellín sur que tiene en promedio menos funcionarios en el área de registro (45) tenga un recaudo promedio por funcionario área de registro (251.881.842) superior al de oficinas como Bogotá centro (82), Bogotá sur (57) y Cali (56) que tienen como hemos visto una mayor cantidad de funcionarios destinados a tal proceso y presentan un recaudo promedio por funcionario inferior. Entre los muchos análisis que deben hacerse en este punto, vale la pena que ustedes se pregunten si tal vez no hay subutilización del recurso humano.

• Recaudos por mayores valores en la liquidación de derechos registrales en relación con el recaudo por este concepto: Este indicador puede tener las siguientes connotaciones: calidad en el trabajo de los calificadores quienes detectan fallas en la liquidación inicial efectuada por el cajero, deficiencias por parte de los funcionarios radicadores que no liquidan el concepto de derechos registrales y adicionalmente nos señala la falta de claridad de los instrumentos notariales que induce a omisiones y errores por parte de los liquidadores de la oficina.

• Devolución de sumas recibidas por registro de documentos en relación con el recaudo por este concepto: además de lo expresado en el indicador anterior respecto de los instrumentos notariales, es también un indicador de la calidad con que el funcionario radicador, liquida el documento sometido al proceso de registro, ya que entre más ajustado esté el recaudo a lo establecido en el decreto de tarifas registrales menos devoluciones del dinero producto del recaudo sufren las ORIPS. Lo ideal sería procurar la implementación de tarifas planas lo que muy seguramente coadyuvará a la eficacia y celeridad en la actuación administrativa.

2. El proceso de consultas y certificado de tradición.

Dado que dentro de la parte misional de las oficinas de registro, los certificados de tradición constituyen el segundo producto que ofrece el servicio público de registro, al respecto se analizaron los siguientes indicadores:

• Certificados expedidos en relación con el número total de matrículas inmobiliarias que maneja la ORIP: Además de ser un indicador de la dinámica económica de cada región, ciudad o círculo es también un índice que mide la diligencia, cuidado y gestión con que proceden los notarios al extender los documentos consultando previamente la situación jurídica del bien por medio del certificado de tradición. Vale la pena señalar que como en el caso anterior puede también estar midiendo el proceder del poder judicial al proferir las providencias relacionadas con los bienes inmuebles y el tracto sucesivo en ellos. De igual manera con la gestión de la jurisdicción coactiva (L. 6ª/92) y por la misma inseguridad jurídica que obliga a los propietarios de predios sin construir a colocar vallas con la expresión “Este lote no está en venta”.

El caso de la ORIP Bogotá centro es bien significativo respecto de este indicador, ya que expide un 83% de las matrículas inmobiliarias registradas, es decir, que casi por cada predio se solicita un certificado de tradición, pero solo un 14% de solicitudes de registro de documentos, lo cual conlleva a que el 69% de los certificados expedidos se deba a las razones antes expuestas.

• Consultas realizadas en relación con el número total de matrículas inmobiliarias que maneja la ORIP: La necesidad de consultar las matrículas inmobiliarias puede ser un indicador económico positivo al cumplir la función de publicidad que tienen los certificados de tradición, o puede ser considerado de manera negativa ya que podría demostrar el alto índice de procesos que en contra de los propietarios del inmueble o procesos del inmueble mismo se estarían gestando, por ejemplo los procesos de cobro ejecutivo o coactivo o adicionalmente que los propietarios no recuerdan alguna información clave de su registro inmobiliario.

• Recaudo promedio por cada certificado expedido: Este es un indicador notablemente impactado por los certificados de tradición exentos y que demuestran el costo real del certificado. Es conveniente tener presente para este caso que las normas vigentes al respecto está en el Decreto 1428 de 2000 el cual en su artículo 17 preceptúa las actuaciones exentas y la Instrucción Administrativa 17 del 13 de junio de 2003.

• Recaudo promedio generado por cada funcionario del área de certificados: Aquí vale anotar que en una oficina no sistematizada el costo para expedir un certificado es mayor que en las oficinas sistematizadas. Sin embargo, este indicador está íntimamente ligado con la capacidad gerencial del registrador y la distribución de la planta de personal. Resalta negativamente que la ORIP Bogotá sur destina 28 funcionarios al área de certificados muy por encima de Bogotá centro (23) y Bogotá norte (25) con un recaudo promedio por funcionario área registro de $ 103.461.607, índice que se encuentra por debajo de las otras dos oficinas de Bogotá.

• Recaudo promedio por cada consulta atendida: Este es un indicador directamente relacionado con el número de matrículas que maneja cada ORIP y volumen de negocios de un círculo determinado o de manera negativa el volumen de consultas para un eventual litigio sobre el bien, la mayoría de las veces de cobro ejecutivo.

• Devolución de sumas recibidas por expedición de certificados en relación con el recaudo por este concepto: Este es un indicador de la falta de cuidado del funcionario de la oficina al momento de la expedición del certificado y que genera por errores de digitación la mala expedición de este certificado y consecuentemente la devolución del dinero recaudado.

3. La productividad y distribución del recurso humano

En este ítem encontramos los siguientes puntos:

• Folios de matrícula inmobiliaria por cada funcionario de la ORIP: Este es un indicador cuyo componente fundamental es la planta de personal y el correcto manejo del recurso humano. Las oficinas de Cúcuta, Pasto, Cali y Bogotá sur tienen el mayor número de matrículas inmobiliarias en relación con el tamaño de su planta de personal superando las 7.500 por funcionario.

Bucaramanga, Medellín norte, Barranquilla, Villavicencio, Palmira, Pereira y Cartagena administran entre 4.600 y 5.600 folios de matrícula por funcionario.

• Igual comentario merecen los otros indicadores de este tercer grupo a saber. Documentos radicados por cada funcionario del área de registro, certificados expedidos por cada funcionario del área de certificados, proporción de la planta personal dedicado al proceso registral, proporción de la planta de personal dedicada a las consultas y expedición de certificados y proporción de la planta de personal dedicada a funciones de apoyo.

Sobre estos indicadores especial atención merece el caso de las ORIPS de Bogotá que destinan el 67% (centro) el 58% (norte) y el 56% (sur) de funcionarios de su planta de personal al área de registro de documentos y sin embargo presentan semáforo en rojo en el indicador de correcciones radicadas vs. documentos radicados, por encima del 9% estando la media en el 6%, al contrario de lo que sucede en Barranquilla (44%) y Cúcuta (46%) cuyos indicadores de correcciones son positivos, encontrándose por debajo de la media (6%).

Estos indicadores deben generar una reevaluación por parte de cada ORIP del adecuado uso y distribución de su recurso humano y a su vez una reingeniería de los procesos en el evento en que influya de manera negativa en la gestión de cada oficina, con el objetivo de implementar políticas de mejoramiento al interior de ellas.

La calidad como objetivo primordial se debe reflejar tanto en los dos grandes productos de la actividad del registro, como en sus actividades y requieren un compromiso de los empleados y de sus directivas.

Como podemos observar todos estos indicadores nos demuestran la gerencia de cada oficina y el buen o mal desempeño del registrador y/o del funcionario en el área respectiva, lo que demuestra la eficiencia y eficacia de cada oficina en beneficio o detrimento del servicio registral.

4. La generación y uso de recursos financieros

Encontramos en este grupo los siguientes indicadores:

• Recaudo total en relación con el presupuesto asignado (superávit /déficit): Este es un indicador del balance de cada oficina. Así por ejemplo encontramos 95 oficinas que arrojan balance negativo.

• Presupuesto asignado por cada funcionario de la ORIP: El cual permite conocer de una parte el grado de profesionalización de las oficinas; la antigüedad de los funcionarios y el cargo, como sucede por ejemplo con la figura del registrador delegado. Igual comentario merece el indicador proporción del presupuesto asignado a gastos de personal.

• Remuneración promedio de cada funcionario: En promedio cada funcionario que labora en una ORIP, recibió una remuneración anual de $17.1 millones. Otro indicador que hemos diseñado es el de gasto general promedio por cada funcionario.

• Superávit o déficit generado por cada funcionario: No solamente es un indicador económico sino que además, indica que hay una buena o mala utilización tanto del recurso humano como del recurso económico.

• Proporción del presupuesto asignado a gastos generales y proporción del presupuesto asignado a asistencia técnica: Estos son indicadores de eficiencia, eficacia, austeridad, ahorro, prudente utilización del recurso físico. En cuanto al último de los indicadores señalados se refiere a las ORIP sistematizadas.

Podemos terminar diciendo sobre estos aspectos que el 85% del presupuesto aproximadamente se destina a financiar la nómina.

En conclusión: dos son fundamentalmente los productos de las ORIPS, el primero de ellos el registro de documentos y el otro la expedición de certificados de tradición. Teniendo este horizonte claro por parte de cada oficina ellas deben propender al mejoramiento de estos productos finales con el único objetivo de la plena satisfacción del usuario, generando índices de excelencia en la prestación del servicio registral.

En consonancia con lo anterior deberán ustedes hacerle llegar a las oficinas seccionales de registro de instrumentos públicos del círculo a su cargo, este documento que les estamos entregando, asumiendo su rol como registradores principales, intercambiando con ellos conceptos, inquietudes, sugerencias que surjan de la información recibida, fijándose propuestas y metas una de las cuales será el mejoramiento en un ciento por ciento de cada uno de los factores relacionados en los cuatro (4) grupos evaluados.

Lo anterior debe reflejarse en el análisis que de los indicadores de gestión del año 2003 estaremos efectuando, para lo cual es menester comenzar desde este mismo momento a trabajar en conjunto con sus seccionales.

Aprovecho la oportunidad para informarles que próximamente la superintendencia delegada para el registro de instrumentos públicos a través de su área de estadística registral y la secretaría general estarán definiendo los parámetros para consolidar la información correspondiente al primer y segundo semestre del año en curso, así como los lineamientos para lograr una actualización trimestral de los datos.

Es pertinente manifestarles que la información presentada puede ser objeto de convalidación o corrección por sus despachos, toda vez que la misma fue suministrada por ustedes atendiendo la Circular 76 de 2003, en concordancia con la Instrucción Administrativa 19 del mismo año .

N. del D.: La presente instrucción administrativa va dirigida a los registradores principales de instrumentos públicos.

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