INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 3 DE 2003 

(Febrero 27)

Asunto: Informe estadístico.

(Nota: Derogada por la Instrucción Administrativa 14 de 2009 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

Con el ánimo de facilitar los flujos y los análisis de los informes enviados por usted a las diversas áreas de esta superintendencia, quiero proponerles el cuadro adjunto.

Se trata de concentrar la información de manera que se le facilite a usted la forma de suministrarla, se unifiquen prácticas de fuentes estadísticas y se mejore la capacidad de análisis de la superintendencia.

Es necesario precisar que una larga tradición de carencia de estadísticas ha generado soluciones erráticas en la construcción de políticas públicas. Sin políticas o con políticas erradas no existe un marco adecuado para la planeación y los programas de desarrollo institucional.

Todos debemos desarrollar una cultura de la utilización de los informes y las estadísticas para el diseño de políticas que respondan a la exigencia creciente de la sociedad por seguridad jurídica, igualdad de acceso y eficiencia.

A nadie escapa que una información oportuna y veraz tiene incidencia en una cultura de la vigilancia notarial. Pero este apenas es un resultado de una fuente de información precisa y un análisis estadístico riguroso.

Implantar la cultura de la vigilancia como una función que nos implica a todos, ciudadanos, notarios y superintendencia, suprimiendo zonas en penumbra es un reto.

Oficina receptora

El cuadro adjunto, de diligenciamiento mensual, deberá ser enviado al grupo de estadística de la superintendencia delegada para el notariado. Éste tendrá a cargo el reparto de los elementos constitutivos de la información a la oficina asesora de planeación e informática, al grupo de tesorería y a cualquier otra dependencia indicada por el superintendente, lo que obligará a estas áreas a no solicitarles directamente información relacionada en el informe estadístico.

Oportunidad y término

El cuadro de información se enviará a la Superintendencia de Notariado y Registro en los quince primeros días de cada mes.

Anexos

Se acompañará al cuadro, como anexos, copias de los certificados de presentación y pago de:

• Impuesto sobre las ventas (IVA).

• Retención en la fuente.

• Aporte especial para la administración de justicia.

Estas copias de los certificados nombrados serán soporte de la casilla del cuadro titulada o detalle de los pagos a la dirección de impuestos y aduanas nacionales.

La periodicidad de estos pagos continuará sin variación.

Reglas de presentación del cuadro

Para facilitar la inclusión de las diversas informaciones, le acompaño un pequeño manual.

Vigencia y obligatoriedad

El cuadro de información que le remito tendrá que ser presentado a la Superintendencia de Notariado y Registro el 15 de marzo venidero. En esta fecha se recibirán, al tiempo, los cuadros correspondientes a los meses de enero y febrero.

Derogatoria

Esta instrucción administrativa, deroga aquellas disposiciones que le sean contrarias, de su mismo rango o rango inferior. Y en especial la Instrucción Administrativa 17 de 2000 y la 2 de 2003.

Divulgación

Esta instrucción será publicada en el Diario Oficial y en la página web de la superintendencia.

Informe estadístico notarial

Manual para el diligenciamiento

La presentación del formulario debe hacerse en los quince(15) primeros días de cada mes. Él contendrá la información referida al mes anterior al de la fecha en que se diligencia.

Sección A

Información general

En la sección A Información general. Se ponen las señas correspondientes a la notaría y al notario de la siguiente manera:

Notaría. Describe la notaría como única o por su número.

Círculo. Ubica el municipio sede donde funciona la notaría.

Departamento. El nombre del departamento al que corresponde el municipio.

Categoría. De primera, segunda o tercera.

Titular. Marcar x en la casilla que corresponda, si es notario titular o encargado. Los notarios que reciben subsidios deberán observar que si durante el mes que comprende el informe se causaron novedades, por licencias o sanciones disciplinarias, se tendrá que elaborar un cuadro por el tiempo que ejerció cada notario explicando el período por el cual responde cada quien.

NIT. Identificación tributaria del notario.

Código. El asignado por la Superintendencia de Notariado y Registro a la notaría.

Subsidiada. Indicar si la notaría es subsidiada o no.

Período al que corresponde el reporte. Relacionar los días, el mes y año al que corresponde el informe.

Cambio de dirección. Indicar si ha presentado cambios de sede, teléfono, fax y dirección electrónica.

Nueva dirección. Informar del cambio.

Sección B

Escrituración

La sección B se refiere al número de escrituras públicas del mes correspondiente. Ello servirá para la liquidación de los aportes y recaudos teniendo en cuenta la tarifa aplicada por el notario (plena- especial- exenta).

Número de escrituras. Anotar desde la primera, identificándola con su número, hasta la última escritura autorizada en el mes y el total de las mismas.

Escrituras con número repetido. Se describirán con el número bis y se indicará el total.

Proyecto de escritura, no autorizada. Se anotarán con el número de cada una y se pondrá el total de ellas. Esta relación en caso de no caber se hará en una lista anexa y con la regularidad derivada del período utilizado por los notarios.

Escrituras exentas. Se anotarán con el número correspondiente el total de estas escrituras.

Escrituras VIS. Se anotará la cantidad de escrituras públicas de vivienda de interés social, con sus respectivos números. En los casos que lo requiera el notario efectuará la lista de estas escrituras en un anexo.

Clases de escrituras por tarifas

Se llenará con el número de escrituras autorizadas, según sean de tarifa plena o especial, determinando el valor de los aportes por cada una de ellas, su total, así como también el valor de los recaudos para el fondo cuenta especial de notariado y la Superintendencia de Notariado y Registro.

Sección C

Aportes especiales

Esta sección debe llenarse con aquellos aportes que resultan de las concurrencias previstas en los artículos 25 y 26 de la Resolución 4105 de 2002 de la Superintendencia de Notariado y Registro.

Descripción de los aportes. Se pondrá el número de la escritura, su fecha, el valor de la transacción y el valor del aporte especial.

Total consignado mes. Se anotará la suma de los aportes especiales consignados en el período al cual se refiere la información.

Banco y número de cuenta. Se identificará el banco en el cual se consignó el aporte especial por su nombre y número de la cuenta.

Sección D

Préstamos

La sección D demanda aquella información que permite establecer el estado de las obligaciones por concepto de préstamos concedidos por el liquidado fondo nacional del notariado. Allí se describirá el pagaré correspondiente por su número, la fecha del pago y la suma de la cuota pagada. Abajo se consignarán el valor total de las cuotas consignadas.

Sección E

Ingresos

Por escrituración. Consolidar el total de los ingresos detallados en la sección I.

Por copias de escrituras. Se escribirá el valor producido por este concepto.

Otros actos notariales. Esta casilla recoge el global de los ingresos que recibe el notario por concepto de los factores mencionados en la sección k, autenticación, actos de comparecencia, diligencias fuera del despacho y declaraciones extrajuicio.

Sección F

Egresos

Gastos de personal. Esta casilla sirve para anotarla suma global de los egresos del notario para atender la nómina de empleados de su notaría. Los notarios subsidiados, y sólo ellos, deberán discriminar tales gastos conforme se detallan en la sección L.

Gastos generales. En este espacio se indicará la suma global de los factores discriminados que aparecen en la sección M.

Transferencias. Esta casilla se utilizará para indicar el valor global de las diversas obligaciones del notario que aparecen discriminadas en la sección N.

Sección G

Neto

Ingresos netos. Esta casilla servirá para poner la suma que resulte de restarle a los ingresos globales los egresos globales.

Sección H

Valor subsidio

Se utilizará para consignar la suma correspondiente al subsidio asignado al notario.

Sección I

Detalle de escrituración

Este cuadro distingue diversas actuaciones del notario que implican escritura pública para establecer así el número de ellas y el ingreso causado. Al final se escribirán las sumas totales resultantes. Debe observarse que en la casilla de “correcciones registro” se anotarán también las escrituras referidas a cambios de nombres y declaraciones de seudónimos.

Sección J

Inscripciones en el registro del estado civil

Esta información es útil por cuanto permite a la superintendencia, mientras continúe con la obligación de suministrar los distintos folios, preparar los programas de adquisiciones de papel y de impresión.

Sección K

Otros actos notariales

Estos se explican por sí mismos y apenas debe tenerse el cuidado de sumar los diversos ítem en cuanto a número y valores.

Sección L

Detalle gastos de personal

Estas casillas serán resueltas por los notarios que reciban subsidios o aspiren a él.

Sección M

Detalle gastos generales

Se pondrán aquí los costos por conceptos de cada una de las casillas y se sumarán al final para consignar su valor total. Los notarios de primera categoría utilizarán solamente la casilla donde se anota la suma global.

Sección N

Detalle transferencias

En este cuadro el notario pondrá las erogaciones por cada uno de los rubros allí nombrados.

Sección O

Detalle gastos de inversión

Estas casillas deben contener los gastos del notario en infraestructura física de la notaría y reformas locativas, sistematización y adquisición de tecnología, y capacitación del notario o de sus empleados.

Sección P

Detalle de los pagos a la DIAN

Valor IVA: Se anota aquí, el pago efectuado a la DIAN, el bimestre correspondiente y la fecha en que se efectúo.

Valor retefuente: Se consigna en esta casilla el valor de la retención, el período al que corresponde y la fecha de pago (día, mes y año).

Administración de justicia (L. 6ª/1992): Fecha del pago realizado por este concepto, detallando día, mes y año.

Sección Q

Novedades del mes

Este cuadro debe ser diligenciado únicamente por los notarios de segunda y tercera categoría, es decir aquellos cuyos permisos y licencias se tramitan ante el respectivo gobernador o la primera autoridad política del lugar. En el anexo se especificará el acto que concedió el permiso por su número y fecha.

Sección R

Declarante

Debe contener el nombre de la persona que preparó el informe, la fecha de elaboración del mismo y el sello de la notaría.

NOTA: El formato Informe estadístico notarial puede ser consultado en la Superintendencia de Notariado y Registro.

(Nota: Derogada por la Instrucción Administrativa 14 de 2009 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

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