Superintendencia de Notariado y Registro

INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 3 DE 2017

(Marzo 8)

Asunto: Firma digital en identificación biométrica.

En el marco de las políticas de seguridad y transparencia impulsadas por el Gobierno Nacional, la Superintendencia de Notariado y Registro, en pro de la mejora continua del servicio notarial ha promovido de manera incesante la implementación de medidas y mecanismos que ofrezcan seguridad y confiabilidad en la actividad notarial, en apoyo de las nuevas tecnologías, entre ellas la firma digital como garantía de autenticidad, integridad y no repudio, conforme lo establece la Ley 527 de 1999, por lo que dentro de las competencias de inspección, vigilancia y control, esta Superintendencia ha impartido directrices e instrucciones en este sentido, con el propósito de orientar la prestación del servicio, en especial cuando en ella se involucra el uso de medios o soluciones tecnológicas que facilitan el intercambio de datos.

La identificación biométrica como herramienta tecnológica, ha contribuido en forma significativa con la seguridad en los trámites notariales y la disminución de los delitos contra la fe pública y el patrimonio económico, y en tal medida requiere de la adopción de controles.

Es así que con el objetivo de continuar con el proceso de mejoramiento del servicio y de las condiciones de seguridad, la Superintendencia de Notariado y Registro considera pertinente establecer medidas enfocadas a regularizar y equilibrar las condiciones de aplicación del servicio de identificación biométrica como acto de fe notarial, en ejercicio de la facultad establecida en el numeral 3º del artículo 11 del Decreto 2723 de 2014, según el cual, es función de esta entidad “impartir las directrices e instrucciones para la eficiente prestación del servicio público de notariado mediante la expedición de conceptos, circulares y demás actos administrativos que se requieran con el fin de orientar el ejercicio de la actividad notarial”.

Así las cosas, si bien el proceso tecnológico de verificación y validación de la identidad de las personas, comprende la verificación o cotejo de la información del usuario con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, es importante que dicho procedimiento sea validado mediante la firma digital del notario. Esto con el fin de dar fe de que el documento resultante de la diligencia ha sido tramitado en debida forma, dentro de una notaría y por el notario correspondiente. Se trata de un factor que contribuye con la seguridad jurídica y documental en tanto aporta un elemento de identificación y reconocimiento de autenticidad ya que a través de la eventual verificación de la firma digital incluida en el procedimiento de identificación biométrica se puede tener certeza sobre el trámite notarial. En otras palabras, se trata de garantizar la no suplantación o uso indebido de las herramientas tecnológicas dispuestas para el efecto, respecto del notario a través de un medio de verificación de autenticidad, integridad, disponibilidad y no repudio del documento en los términos de la Ley 527 de 1999.

De acuerdo con lo anterior, a partir de la presente instrucción, el proceso tecnológico que se adelante para la identificación biométrica, por razones de seguridad deberá incluir la firma digital del notario, sin que ello implique el cobro de una tarifa adicional a la prevista para identificación biométrica, por cuanto hace parte del proceso técnico respectivo.

Así mismo, una vez realizado el cotejo, el sistema implementado por el operador debe permitir que el documento en el que se plasma el resultado de la identificación biométrica cumpla al menos con las siguientes especificaciones:

— El documento de cotejo debe ser generado en formato PDF, firmado digitalmente y con estampa cronológica así:

• Firma digital del notario titular o notario encargado en tiempo real.

• Firma digital del sistema del operador.

Dentro del valor de la identificación biométrica, establecido en el artículo 6º de la Resolución 451 de 2017 (tarifas notariales), queda comprendida la identificación de manera integral, por lo cual no hay lugar a sumar el valor establecido en el parágrafo 2º del mismo artículo, que corresponde a la firma digital cuando se trata de un trámite diferente o adicional a la identificación biométrica.

N del D.: La presente instrucción administrativa va dirigida a los notarios.