INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 01-30 DE 2001 

Licencias y permisos, registro de firmas y sellos.

(Junio 8)

(Nota: Derogado en lo pertinente por la Instrucción Administrativa 11 de 2012 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

(Nota: Véase Instrucción Administrativa 4 de 2003 de la Superintendencia de Notariado y Registro).

Notarios del país

Consecuencia se reciben manifestaciones de inconformismo del usuario del servicio público notarial por las constantes ausencias del notario por licencias y permisos, y por fallas en la prestación del servicio o por el intento cada vez más frecuente de adulteración en las firmas y sellos que se utilizan en los respectivos documentos notariales.

Esta superintendencia para evitar los anteriores inconvenientes ha expedido instrucciones administrativas las cuales establecen los parámetros relacionados con las licencias y permisos, indicando en forma clara y precisa la forma en que deben solicitarse. Sin embargo no se cumple con las mismas y llegan sin la debida antelación, sin los soportes respectivos o cuando ya se han tomado el tiempo, es decir llegan sin el lleno de los requisitos. Es por ello que me permito recordarles que las instrucciones administrativas se emiten en ejercicio de la potestad reglamentaria de los funcionarios que ocupan jerarquía en un momento dado como orientadores dentro de la función que les compete por lo que dichas instrucciones son de obligatorio cumplimiento.

En cumplimiento de la función orientadora que corresponde a esta superintendencia asignadas en el Decreto-Ley 2158 de 1992 y en aras de preservar la seguridad jurídica en los actos y negocios que autorice el notario, me permito impartir las siguientes instrucciones sobre licencias, permisos, registro de sellos y firmas.

1. Licencias y permisos.

De conformidad a lo dispuesto en el artículo 188 del Decreto-Ley 960 de 1970, los notarios tienen derecho a separarse del ejercicio del cargo mediante licencia ordinaria hasta por noventa (90) días en cada año calendario; así mismo licencia especial para notarios escalafonados en carrera notarial hasta por dos (2) años, previo concepto favorable del Consejo Superior de la administración de Justicia, la cual en la práctica no opera en razón a que éste a partir de la expedición de la Constitución Política perdió vigencia; y a obtener licencia por enfermedad o por incapacidad física hasta por ciento ochenta (180) días. También tienen derecho a permisos hasta por tres (3) días, cuando medie justa causa, según lo previsto en el artículo 112 del Decreto 2148 de 1983, reglamentario del estatuto notarial precitado. De allí la necesidad de enumerar y recordar no sólo los distintos tipos o modalidades de licencias, sino la antelación con que deben formularse y el compromiso que adquiere tanto el solicitante como la persona postulada para reemplazar al titular. Por lo tanto les solicito dar estricto cumplimiento a la presente instrucción que señala los parámetros para las solicitudes de permisos y licencias, así:

NotariosLicenciasPermisos
1ª categoríaA) Ordinaria o especial: Se solicitan por escrito ante la Superintendencia (Grupo Actividades Notariales). Cuando la licencia no exceda de 15 días y el notario sea de fuera de Bogotá puede solicitarla ante el alcalde respectivo, en tal caso debe remitir el acto adrninistrativo correspondiente.
Término de antelación para solicitarla: 15 días, indicando la clase de licencia.
El tiempo de estas licencias no es computable como tiempo de servicio, salvo la licencia ordinaria que no exceda de 15 días hábiles para el concurso de ingreso a carrera notarial.
La licencia no puede ser revocada unilateralmente pero es renunciable por el notario, caso en el cual debe informar en oportunidad a quien la concedió.
Es importante tener presente que durante el disfrute de la licencia, el notario está cobijado por las prohibiciones legales, especialmente las previstas en el artículo 10 del Decreto-Ley 960 de 1970.
A) General: Se solicitan ante la Superintendencia-Grupo de actividades notariales hasta por 3 días.
La solicitud debe ser por justa causa sustentada y contener el tiempo por el cual se solicitan.
El término de antelación para solicitarlo es de 5 días para los de Bogotá y 8 días para los notarios de otros círculos.
B) Especial. En cuyo evento se puede solicitar a la primera autoridad del lugar, quien está legalmente facultado, para hacerlo, salvo los de Bogotá que deben peticionario hacerlo ante la superintendencia demostrando en qué consiste el apremio o urgencia. También, para asistir a eventos académicos o reuniones extraordinarias de interés para el notariado o asuntos propios del gremio, se pueden conceder permisos de "medio tiempo”, es decir, por toda la mañana o por toda la tarde según el caso.
Notarios 1ª 2ª y 3ªB. Por maternidad, enfermedad o incapacidad física temporal, se conceden a partir de la fecha que indique el certificado de incapacidad médica expedido por la EPS a que esté afiliado.
Cuando la incapacidad sea expedida por un médico particular, debe presentarse tal certificación ante el médico del organismo de seguridad social al cual esté afiliado el notario para que sea convalidada o transcrita.
Mientras se expide la certificación correspondiente el notario puede solicitar licencia ordinaria, y una vez obtenida aquélla la remitirá a la Superintendencia de Notariado y Registro (grupo de actividades notariales) o a la entidad nominadora según el caso, para que se modifique la resolución que concedió la licencia.
El tiempo de estas licencias no interrumpe el de servicio.
 
2ª y 3ª categoríaA) Ordinaria o especial: Se solicitan ante el respectivo Gobernador, debiendo remitir el acto administrativo que la concede a la mayor brevedad posible al grupo de actividades notariales para que repose en la respectiva hoja de vida.
B) Por maternidad, enfermedad o incapacidad física temporal, se (sic).
A) General se solicitan ante el respectivo gobernador, hasta por tres días, por escrito, indicando la justa causa, anexando el soporte de la misma y la persona que va a quedar encargada, La cual; debe reunir los requisitos legalmente establecidos remitiendo la respectiva hoja de vida para que repose en el archivo del grupo de actividades notariales. Así mismo debe remitir a la mayor brevedad posible copia del acto administrativo que concede el permiso.
B) Especial, se pueden solicitar a la primera autoridad del lugar (alcalde), quien está legalmente facultado para hacerlo, en los mismos casos de los notarios de 1ª categoría.

Esta superintendencia no concederá permisos o licencias por horas: el tiempo mínimo será de un (1) día, para ambos casos. Exceptuarse el caso de los permisos especiales, que podrán ser de medio día.

Sólo se aceptará un encargado durante el tiempo que esté ausente el notario. La persona que ejercerá el encargo debe reunir los requisitos exigidos en el artículo 60 numeral 2º literal a) del Decreto 2148 de 1983. Con el fin de efectuar el control y vigilancia que a la superintendencia compete, la solicitud de permiso o licencia incluirá breve reseña de las calidades de quien reemplazará al titular de la notaría.

Los invito a tener prudencia en la solicitud de sus permisos y licencias, pues el solo hecho de ser designado notario implica un compromiso de entrega a la comunidad que deposita la confianza en su notario a quien espera encontrar siempre en el desempeño de sus funciones y no ocasionalmente como se viene presentando en un significativo número de notarías.

2. Registro de firmas y sellos.

A los notarios, como a las personas que serán encargadas ausencia del titular ya sea por permiso o por licencia les solicito registrar nuevamente ante esta superintendencia grupo actividades notariales las firmas y sellos que utilicen en el ejercicio de sus funciones, los cuales deben ser nítidos de tal suerte que pueda leerse claramente su contenido.

En ningún caso el notario encargado podrá utilizar el sello del titular de la notaría, debiendo incluir en su sello el círculo del notario y la fecha de en que se realiza el acto o negocio.

Se recomienda tener precaución por la multiplicidad de casos en los cuales se ha falsificado tanto la firma como el sello del notario.

La presente instrucción deroga las números 18 de 30 de abril de 1996, 32 de junio 22 de 1996, 03 de enero 22 de 2001 y 01-04 de 2001.

(Nota: Véase Instrucción Administrativa 4 de 2003 de la Superintendencia de Notariado y Registro).

(Nota: Derogado en lo pertinente por la Instrucción Administrativa 11 de 2012 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

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