Superintendencia de Notariado y Registro

INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 30 DE 2010 

(Diciembre 10)

Tema: Integración de recaudo de derechos e impuesto de registro.

Con miras a dar cumplimiento a los objetivos de facilitación y agilización de los procesos de registro inmueble, en particular en aquellos asociados a los procesos de liquidación y pago de obligaciones tributarias y de derechos asociados al registro inmueble, la Gobernación de Cundinamarca y la Superintendencia de Notariado y Registro, en el marco del Convenio suscrito para integrar estas mejoras al modelo VUR, han realizado las definiciones necesarias para la puesta en operación del modelo de botón de pago electrónico de impuesto de registro.

Como quiera que la Gobernación de Cundinamarca ha culminado los desarrollos informáticos y de procesos para poner en operación este servicio, atentamente me permito impartir las siguientes instrucciones necesarias para la entrada en operación de este servicio, logrando con ello mejoras sustanciales en seguridad, tiempos de respuesta y descongestión de las sedes de atención ORIP que actualmente albergan los servicios de liquidación y recaudo de las dos entidades.

Con el propósito de cumplir las metas trazadas y garantizar las contribuciones institucionales necesarias por la superintendencia y las oficinas de Registro de Instrumentos Públicos para la viabilidad del modelo, atentamente me permito impartir las instrucciones para que cada uno de ustedes bajo su responsabilidad, realice las coordinaciones establecidas en la presente Instrucción.

1. Alcance inicial de las pruebas

Las pruebas de la aplicación e implementación del presente protocolo en una etapa inicial, se efectuarán al momento de realizar la liquidación y recaudo por concepto de derechos e impuesto de registro, solamente para trámites de series, es decir, aquellas personas o entidades que se acercan a radicar más de tres escrituras públicas.

2. Requerimientos

— Los registradores deberán solicitar a sus centros de cómputo en coordinación con la oficina informática de la entidad, los ajustes tecnológicos e informáticos necesarios para que en las áreas jurídicas y en las ventanillas de atención al público se pueda acceder a los links de consulta suministrados por la Gobernación de Cundinamarca a través del aplicativo “Botón de pago”.

— Se requerirá la designación de mínimo una ventanilla de la zona de atención al público junto con la definición del funcionario del caso, que serán tomados como base para la implementación del modelo piloto de servicio, desde el momento de la entrega del turno hasta el ingreso del documento a ventanilla.

3. Tiempo de las pruebas

La fase de pruebas se realizará entre el 15 y el 24 de diciembre de 2010 en las tres oficinas de Registro de Instrumentos Públicos de Bogotá en simultáneo.

4. Pruebas

Para la realización de las pruebas del nuevo servicio de botón de pago de la Gobernación de Cundinamarca integrado al proceso VUR, los registradores serán responsables de asegurar todas las condiciones establecidas en la presente instrucción, así:

a) El registrador deberá designar como mínimo un funcionario de i) área de liquidación/radicación y ii) un funcionario del área de calificación, para que cumpla con los roles previstos por el nuevo protocolo de servicio;

b) El registrador deberá suministrar el nombre, cargo y número de identificación de los funcionarios asignados para desempeñar los roles, a fin de realizar la solicitud de asignación de usuario para acceder al aplicativo de validación de pago del impuesto de registro efectuado a la Gobernación de Cundinamarca;

d) El centro de cómputo de cada una de las oficinas de Registro de Instrumentos Públicos deberá habilitar la conectividad y los accesos necesarios en los computadores de los funcionarios designados, a fin de garantizar el ingreso al aplicativo de la Gobernación de Cundinamarca;

e) Los registradores en conjunto con el responsable del centro de cómputo de realizar ajustes al sistema de administración de turno, deberán asegurar la entrega obligatoria de la opción específica de trámite “series”, de manera que el usuario del botón de pago de la Gobernación de Cundinamarca, se identifique como tal en el momento de asignación de turno y sea direccionado a la ventanilla habilitada, para operar este servicio en la fase piloto;

f) Los registradores deberán impartir precisas instrucciones a los funcionarios designados del área de liquidación y radicación para que, específicamente para los trámites de series, se proceda de la siguiente manera:

Paso 1: Verificar la fecha del instrumento y el término que tiene el ciudadano, de dos meses, para solicitar la inscripción del mismo. En caso de presentarse una extemporaneidad en la solicitud de registro, se deberá direccionar al área de liquidación con transferencia de turno, para que se realice la liquidación y pago de los intereses de mora.

Paso 2: Solicitar al ciudadano el comprobante impreso de haber realizado el pago a través del aplicativo de “Botón de pago” habilitado por la Gobernación de Cundinamarca. Este documento tendrá igual validez que la hoy denominada boleta fiscal, para lo cual se toma como base la Resolución número 1190 del 23 de septiembre de 2010 expedida por la dirección de rentas de la Secretaría de Hacienda de Cundinamarca.

Paso 3: Ingresar con el usuario y contraseña asignados, a la aplicación de la Gobernación de Cundinamarca y efectuar la consulta con los datos de entrada suministrados en el comprobante entregado por el ciudadano o entidad.

Paso 4: Realizar la verificación directa en el sistema, sobre la validez del pago realizado por el usuario contra la transacción del caso.

Paso 5: De encontrar alguna inconsistencia entre la información del pago y la transacción solicitada, o número de actos sobre los cuales se ha realizado efectivamente pago, deberá reportarse de inmediato al coordinador de la oficina de recaudo de la Gobernación de Cundinamarca, realizando obligatoriamente una transferencia de turno, para evitar al ciudadano nuevas filas y procesos innecesarios.

— Cuando la información del pago sea consistente, el funcionario debe proceder a realizar la liquidación del derecho de registro del caso y a radicar el documento, junto con el comprobante del pago;

g) El(los) funcionario(s) que desempeñe(n) funciones en el área de reparto deberá(n):

— Cuando se trata de solicitudes cuyo pago de impuesto se efectuó a través del botón de pago, escanear e indexar al turno correspondiente la imagen del comprobante de pago del impuesto que haya sido suministrado por el usuario en el momento de radicar la solicitud.

— Los funcionarios con el rol de digitalización, darán validez al documento de comprobante de pago aportado por el interesado;

h) El(los) funcionario(s) que desempeñe(n) funciones de calificador deberá(n):

— Durante el proceso de calificación, verificar que el comprobante de pago del impuesto haya sido escaneado e indexado a la imagen del documento que será objeto de calificación.

— Ingresar con el usuario y contraseña asignados a la aplicación de la Gobernación de Cundinamarca, para verificar que para todos los actos gravados con impuesto de registro, se haya realizado el pago del caso y el valor corresponda con la cuantía de los actos.

— En caso de presentar alguna inconsistencia, por sobre todo con relación al pago de la debido, debe surtir el trámite de emisión de nota devolutiva con el detalle pertinente.

— En caso de ser consistente, y haberse pagado lo debido, deberá proceder a la inscripción bajo los procedimientos establecidos en la ORIP actualmente;

i) El registrador deberá impartir instrucciones y coordinar en conjunto con el equipo VUR la capacitación del caso a los funcionarios/contratistas responsables de la asignación de turnos, a efectos de garantizar que estos estén en capacidad de identificar los casos de transacciones realizadas siguiendo el presente protocolo de botón de pago, y en consecuencia, proceder a realizar las verificaciones de pagos y documentos pertinentes para que sea viable la asignación de turno para atención de “series” bajo esta modalidad.

5. Balance de las pruebas

Sobre el desempeño y recomendaciones derivadas de las pruebas, cada registrador preparará un informe dirigido al despacho del Superintendente de Notariado y Registro, el cual se presentará a más tardar tres días después de finalizadas las mencionadas pruebas.

Este informe deberá contar como mínimo con la siguiente información:

— Funcionarios partícipes de las pruebas: nombre y rol desempeñado total de transacciones realizadas en las dos semanas de pruebas.

— Total de transacciones exitosas.

— Total de transacciones no exitosas.

— Inconvenientes presentados (en turno, en liquidación y en calificación).

— Conclusiones de las pruebas.

— Recomendaciones para ajustes y mejoras.

— Requerimientos para la implementación plena del modelo.

6. Obligatoriedad del modelo

Las áreas responsables de la SNR, el equipo VUR y la Gobernación de Cundinamarca, trazarán un plan de ajuste al modelo con base en las recomendaciones documentadas por los registradores, de manera tal que garantice la implementación plena del modelo en las tres oficinas de registro, bajo los procedimientos establecidos en la presente Instrucción, para los trámites asociados a “series” de documentos, a partir del 3 de enero de 2011.

Este despacho notificará a los registradores, según la evolución del servicio, la fecha en que se abrirá el modelo para trámites distintos a “series”.

7. Seguimiento

Una vez al mes los registradores junto con la Gobernación de Cundinamarca y el equipo VUR, presentarán al despacho del Superintendente de Notariado y Registro un informe sobre el comportamiento, resultados y estadísticas del servicio.

NOTA: Esta instrucción administrativa va dirigida a registradores de instrumentos públicos zona sur, centro y norte de Bogotá.