INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 31 DE 2003 

(Octubre 31)

Asunto: Errores en el otorgamiento y extensión de las escrituras públicas.

Algunas oficinas de registro de instrumentos públicos me han expresado su preocupación por el alto índice de errores con que se están radicando, para su correspondiente inscripción, las diferentes escrituras públicas, autorizadas en sus despachos. Tales errores tienen que ver con la frecuente omisión o escritura equivocada del número del documento de identificación y, también en el nombre de los otorgantes de las mismas.

Dicha situación se atribuye a la falta de mención o anotación precisa, en el texto de los actos escriturarios, por parte de algunas notarías, que se limitan a consignar la expresión “como aparece al pie de su firma”. En la mayoría de los mismos en la parte correspondiente a la antefirma no se consigna en una forma nítida el nombre y el número del documento de identificación de los intervinientes.

Este hecho genera traumatismo en la elaboración de los índices de propietarios que deben llevar las oficinas de registro. De manera especial cuando de inscribir medidas cautelares, en procesos de jurisdicción coactiva, se trate, ya que la información a los entes encargados de la misma se entrega sobre la base de tales índices.

Hago propicia esta oportunidad para mencionarles que en otras ocasiones los registradores de instrumentos públicos, me han manifestado, su preocupación por la frecuencia de yerros en las citas de área, linderos y del número del folio de matrícula inmobiliaria de los predios objeto de los diferentes actos jurídicos. Estos aspectos demandan una mayor vigilancia y cuidado por parte de usted.

Debo referirme, además, a las incomodidades que estos errores ocasionan a los usuarios de los servicios públicos notarial y registral. Ello me lleva a requerir de usted sumo rigor en el proceso de otorgamiento y extensión de las escrituras públicas. Así se protegen los intereses de los usuarios y se colabora con el cumplimiento de las funciones de las oficinas de registro de instrumentos públicos. Le recuerdo el artículo 40 del Decreto-Ley 960 de 1970, según el cual “el notario autorizará el instrumento una vez cumplidos los requisitos formales del caso (...)” entre los que figuran, desde luego, los relativos al correcto señalamiento de los datos relativos al nombre e identificación de los comparecientes, así como el de los inmuebles.

Reciba mis sentimientos de consideración,

N. del D.: Esta instrucción administrativa va dirigida a señores notarios.

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