INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 35 DE 1995 

(Diciembre 11)

(Nota: Derogada por la Instrucción Administrativa 42 de 2001 de la Superintendencia de Notariado y Registro).

Como es de público conocimiento, el Gobierno Nacional expidió con fecha 5 de diciembre en curso el Decreto número 2150 que fuera publicado el día siguiente en el Diario Oficial número 42.137; desde esta fecha se encuentra vigente, al tenor de lo previsto por su artículo 152. Obró el ejecutivo de acuerdo con las facultades que le fueron conferidas por la Ley 190 del 6 de junio de 1995, denominada estatuto anticorrupción.

Con la producción de ese acto, se avanza en la materialización de propósitos de la actual administración de dar curso a principios filosóficos que tienden a la extinción de focos de relajamiento de valores sociales del país, causa de los principales factores de corrupción que agobian nuestra sociedad.

El estatuto que motiva el presente instructivo, y cuyo texto se adjunta, consta de dos partes nominadas títulos, componentes, en su orden, de unos regímenes general y especial. El primero relacionado con actuaciones generales, supresión del reconocimiento de personerías jurídicas, de licencias de funcionamiento, del registro estatal de títulos académicos y profesionales y el sistema nacional de cofinanciación. El segundo, con trámites propios de Ministerios y departamentos administrativos, vinculados con la vigencia del pasaporte, de los certificados sobre carencia de informes por tráfico de estupefacientes y la licencia de conducción, así como la descentralización de los controles sanitarios del ICA y la racionalización de la licencia ambiental, entre otros.

Constituye lo anterior causa suficiente para que por parte de la entidad rectora de los servicios públicos de notariado y de registro de instrumentos públicos, se fijen algunos criterios de interpretación de las normas del nuevo decreto que se relacionan con el ejercicio de la función a cargo de ustedes, a lo que este despacho accede en el ejercicio de sus atribuciones de orientación, en los términos siguientes:

La supresión de autenticaciones y reconocimientos opera exclusivamente respecto de documentos originales, sean públicos o privados; y la prohibición de orden legal para exigirlos en aquellas condiciones, se encuentra dirigida a las entidades que integran la administración pública en todos sus órdenes. No así para el sector privado respecto del cual debe entenderse, se encuentra exhortado para acogerse a ella, en los términos en que expresamente lo ha hecho el gobierno.

El testimonio de supervivencia de personas que comparezcan ante notario para ese efecto, queda limitado a ser exigido únicamente cuando el beneficiario acuda a la reclamación de la prestación mediante apoderado. En consecuencia, su requerimiento queda excluido cuando lo haga personalmente o el pago se surta por consignación en cuentas corrientes o de ahorros abiertas a su nombre, o por correo certificado mediante cheque.

Los permisos de menores para salir del país, no sufren modificaciones de ninguna naturaleza, salvo la escritura pública prevista por el artículo 9º, inciso cuarto, del decreto comentado para otorgarlos con carácter general. Sobre esta materia es importante recordar que por tratarse el del menor un código, recogido en el Decreto 2737 de 1989, y encontrarse regulado en él lo atinente a salida de menores del país, sus disposiciones no podían ser afectadas, como no lo fueron, por el decreto de supresión de trámites en la administración pública, de conformidad con su artículo 150.

La prohibición de las declaraciones extrajuicio para el reconocimiento de un derecho particular y concreto, fue concebida para las actuaciones administrativas sustituyéndose, con los mismos efectos y consecuencias, por la simple afirmación del interesado ante la entidad pública correspondiente. Aquí, como en el evento de las autenticaciones y los reconocimientos, ha de entenderse extendida la invitación al sector privado para acogerse a ella.

La utilización de sellos en cualquiera de sus modalidades para el desarrollo de las actuaciones de la administración pública, intervengan o no en ellas los particulares, fue abolida. Por tanto, se prohíbe expresamente a los funcionarios públicos el registro notarial de cualquier sello elaborado para el uso de la administración pública; en consecuencia, los notarios no pueden acceder a ello, siendo que, de otra parte, el testimonio notarial en relación con el tema, no se encuentra previsto dentro de las funciones de su competencia.

La facilidad de la recepción y envío de documentos o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado, debe tener plena aplicación frente al ejercicio del derecho de petición vinculado con la inscripción de nacimientos por correo prevista por el artículo 3º del Decreto 158 de 1994, el cual modificó el artículo 8º del Decreto 1379 de 1972, en cuanto se refiere exclusivamente al reconocimiento del contenido del documento y la firma de la solicitud por parte del denunciante.

A partir del 1º de abril de 1996 operará el formato de registro previsto por el artículo 94 del Decreto 2150 de 1995 a diseñarse y elaborarse por la Superintendencia de Notariado y Registro. Éste deberá ser diligenciado por el notario que autorice la correspondiente escritura pública y anexo a la copia que de ésta expida con destino a la oficina de registro de instrumentos públicos.

La exigencia de presentar la libreta militar para el otorgamiento de instrumentos públicos y privados ante notarios, prevista por el artículo 36, literal a) de la Ley 48 de 1993, quedó abolida. Esa disposición legal debe estimarse insubsistente, al ser modificada integralmente por el artículo 111 del Decreto 2150 de 1995. Así lo interpreta este despacho en aplicación de los principios concebidos por los artículos 2º y 3º de la Ley 153 de 1887.

La honestidad, la lealtad y la sinceridad constituyen elementos esenciales de la buena fe; y por mandato constitucional ésta debe imperar para proteger al ciudadano de la burocracia que se ensañe en contra suya a través de circunstancias propiciadas por repliegues justificantes de la negativa de una petición formulada en términos comedidos y con observancia de las exigencias legales.

No sobra recordarles que por disposición del artículo 151 del Decreto 2150 de 1995, el desconocimiento de las obligaciones allí establecidas, será considerado falta gravísima en los términos del Código Disciplinario Único para efectos de su sanción; que éste tiene fuerza de ley y no modifica procedimientos, trámites y regulaciones previstos en códigos, leyes orgánicas o leyes estatutarias.

En pro de la recta comprensión y aplicación del decreto, debe informarse amplia y suficientemente al interior de la oficina a su cargo, sobre el alcance anotado en el párrafo anterior.

(Nota: Derogada por la Instrucción Administrativa 42 de 2001 de la Superintendencia de Notariado y Registro).

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