INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 01-36 DE 2001 

(Junio 8)

*(Derogada por la Instrucción Administrativa 02-03 de 2002 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

Protocolo

a) Artículo 56 Decreto 2148 de 1993

b) El protocolo: es inalienable por ser de propiedad de la Nación. Su entrega no está sujeta a transacción

a) Artículo 56 Decreto 2148 de 1993

Con el fin de dar un trámite adecuado a la entrega de los archivos que posean más de treinta (30) años de antigüedad, tal como lo señala el artículo 56 del Decreto 2148 de 1983 en concordancia con el 116 del Decreto 960 de 1990, me permito hacerles las siguientes precisiones:

En la diligencia de inventario y en la correspondiente acta de entrega de los citados archivos, debe relacionarse una a una las escrituras que conformen los tomos del protocolo, así como de las hojas que integren cada una de las escrituras relacionadas. En caso de destrucción o pérdida de una hoja o escritura, deberá formularse la correspondiente denuncia cuya constancia quedará en el acta o diligencia que se extienda con ocasión de la entrega de los referidos archivos.

Las anteriores medidas pretenden garantizar la seguridad y protección debida a estos documentos que formen parte del archivo histórico de la Nación.

b) El protocolo: es inalienable por ser de propiedad de la Nación. Su entrega no está sujeta a transacción.

Esta Superintendencia ha tenido conocimiento de la conducta irregular de algunos notarios en relación con el protocolo, al ser sustraído de la oficina correspondiente por quienes son retirados del servicio o trasladados a una notaría distinta de aquella que se encuentre bajo su responsabilidad. Por ello se impone recordarles su significado y las obligaciones que ustedes tienen y deben observar durante el tiempo que permanezcan al frente de su actividad.

El protocolo, es la materialización del principio orientador del derecho notarial denominado matricial y formado, fundamentalmente, con las escrituras públicas originales en cuyo proceso intervienen las partes interesadas en el acto y el notario quien, en ejercicio de la función fedataria que la ley les ha asignado, las autoriza suscribiéndolas con su firma autógrafa, haciéndolas surgir como tales a la vida jurídica.

El estatuto notarial o Decreto-Ley 960 de 1970 lo define como el archivo fundamental de la notaría, establece su conformación y dispone la manera como deben ubicarse las escrituras en cada uno de los tomos que se formen en la vigencia de cada año calendario. Lo complementan el libro de relación, el libro índice alfabético anual y el libro de actas de visita.

Es de la estricta y personal incumbencia de ustedes su custodia, con la mayor vigilancia, según los términos de la ley, la cual les prohíbe expresamente sacarlos de sus oficinas, aún en eventos de carácter judicial, para lo cual cualquier diligencia sobre ellos ha de ejecutarse en la propia notaría a través del mecanismo probatorio de la inspección.

La permanencia en la notaría del protocolo y de los libros de relación e índice se prolonga hasta cuando sean enviados a un archivo histórico.

Su consulta es permitida para cualquier persona que requiera hacerlo con la autorización y bajo la vigilancia del notario, en las condiciones previstas legalmente.

Estas materias se encuentran reguladas por los artículos 106, 107, 109, 113, 114 y 115 del Decreto-Ley 960 de 1970; 53 y 54 del Decreto Reglamentario 2148 de 1983.

Ahora bien, teniendo en cuenta que los libros y archivos de las notarías pertenecen a la Nación, en su entrega y recibo deben observarse con igual severidad los presupuestos que para ese efecto imponen las disposiciones vigentes sobre la materia. Hay lugar a entrega y recibo de los libros y archivos, cuando surge la necesidad de su traslado al archivo histórico y en el evento del reemplazo del notario, bajo un mecanismo común: el inventario riguroso, que ha de consignarse en acta de visita, de “todo el archivo a cargo del notario que lo hace, con arreglo al inventario con que lo haya recibido, e inclusión del que haya formado en su propio ejercicio”.

Esta exigencia se extiende a situaciones como la de suspensión en el ejercicio del cargo de un notario quien debe obrar así frente a quien ha sido designado para sustituirlo; éste, a su vez, hará otro tanto, cuando cese la suspensión, siendo la única excepción aquella referida al retiro temporal en virtud de licencia, cuya aplicación opera exclusivamente, cuando se haya encargado de las funciones a la persona insinuada por el titular y bajo su responsabilidad.

La connotación jurídica de estas manifestaciones, se deduce de los mandatos previstos por los artículos 116 a 120 del estatuto notarial. Pero es igualmente importante reflexionar acerca de la significación actual que se tiene del protocolo y sus libros complementarios: se encuentra en ella, la de que se torna en fuente para la expedición de copias o transcripciones integrales o parciales, fundamentales como medios de conocimiento y prueba para los interesados, las autoridades y los terceros, amén de las notas de referencia que se han de plasmar, surgidas de las modificaciones y cancelaciones provenientes de la voluntad de las partes o de la autoridad competente, y que determinan la vigencia de las declaraciones de voluntad constituidas y los efectos jurídicos que ellas han provocado.

Con fundamento en la presente exposición de motivos, corresponde a la Superintendencia de Notariado y Registro el reiterarles, cordialmente, que no es permitido establecer condiciones, respecto del protocolo y de los demás elementos integrantes del archivo de la notaría, a quien haya de sucederlos en el ejercicio de la función, porque su carácter de inalienable le otorga visos de invulnerabilidad frente a pretensiones de cualquier índole.

Consecuente con ello es que, antes de mediar alguna clase de exigencia o contraprestación, incrementan el conjunto de sus deberes, el prestar toda la colaboración posible en transiciones como la que implica aquella vinculada con la sustitución en el desarrollo de la actividad que se les ha asignado.

Deroga las instrucciones administrativas 23 de 1993 y 4 de 1995.

*(Derogada por la Instrucción Administrativa 02-03 de 2002 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

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