INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 38 DE 1996 

(Septiembre 24)

(Nota: La Sección Primera del Consejo de Estado, en Sentencia 4155 de 1998. MP. Juan Alberto Polo Figueroa, decretó la nulidad de la presente instrucción).

Los artículos 23 y 74 de la Constitución Política y la Ley 57 de 1985 consagran al derecho de todas las personas de solicitar y obtener el acceso a la información contenida en los documentos públicos que reposan en las entidades estatales y a que se expida copia de ellos siempre que no tengan el carácter de reservados de acuerdo con la Constitución y la ley.

Hemos tenido conocimiento de personas que acuden a las oficinas de registro de instrumentos públicos amparados en dichas normas que protegen un derecho fundamental, no con el interés a que hace referencia la Constitución, digno de protección, sino por simple curiosidad o para incurrir o facilitar la comisión de hechos delictuosos.

La Constitución Nacional en su artículo 15 consagró el derecho fundamental a la intimidad imponiendo a la vez, una obligación al Estado, en los siguientes términos:

“Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar...”.

Forma parte de esta intimidad la información relativa al patrimonio económico de los individuos, constituido entre otros por los derechos reales principales o accesorios sobre inmuebles.

Siendo de igual jerarquía al derecho de petición de información, tenemos que toda persona tiene el derecho a ésta, siempre y cuando se mantenga el respeto al derecho a la intimidad personal. Al Estado compete respetar y hacer respetar tales derechos, obligación que resaltó el constituyente tratándose de la intimidad personal y familiar.

Por ello, es necesario recordar que el servicio público registral es monopolio del Estado que se presta únicamente por funcionarios públicos en la forma establecida en el Decreto 1250 de 1970 .

El artículo 161 del Código Penal tipifica como delito la usurpación de funciones públicas en los siguientes términos: “El particular que sin autorización legal ejerza funciones públicas, incurrirá en prisión de seis (6) meses a dos (2) años”. Esta usurpación hace referencia al ejercicio de las funciones propias de un funcionario público, sin que exista para ello autorización legal.

En consecuencia es delito que los particulares soliciten la información que reposa en los folios de matrícula inmobiliaria para sus propios archivos con el fin de suministrarla luego en forma lucrativa a los interesados.

Igualmente son actividades que facilitan la comisión de delitos, obtener dicha información con el fin de indagar la situación económica de una determinada persona, cuando ello no es solicitado para fines procesales o comerciales, pues termina por favorecer la comisión de hechos punibles como el secuestro, extorsión, estafa, etc.

Teniendo en cuenta que la información relativa a la situación económica pertenece al ámbito personal de cada individuo, que al Estado le compete hacer respetar dicha información, y que sólo éste se encuentra facultado para determinar los casos en los cuales debe investigarse la vida personal de sus administrados, es imperativo, a fin de proteger el derecho a la intimidad sin violar el derecho al acceso a la información contenida en los folios de matrícula inmobiliaria, distinguir y proteger el verdadero interés de la simple curiosidad no protegida legalmente.

Petición de información por particulares. Las oficinas de registro de instrumentos públicos no deberán suministrar información cuando un particular sea persona natural o jurídica, así lo requiera de los datos contenidos en las matrículas inmobiliarias o información inmobiliaria de personas distintas de él sin acreditar el interés legítimo que le asiste, como por ejemplo, tener o haber tenido un derecho inscrito en el folio, ser hijo, cónyuge, pariente o presentar el poder debidamente conferido por las personas a investigar, quienes deben ser o haber sido titulares de algún derecho registrado.

En caso de aducir parentesco, deberán ser presentados los documentos que así lo acrediten; si la petición se efectúa en cumplimiento de un mandato, el mandante deberá llevar a cabo la diligencia de presentación personal del documento ante juez o notario, pero la aceptación del mandato no requerirá de dicha diligencia sino que bastará que el peticionario mandatario presente su cédula de ciudadanía ante el funcionario de registro, a fin de verificar que se trata de la misma persona a quien le fue confiado el encargo.

Podrán ser atendidas las solicitudes presentadas a través de escrito por los abogados que lo requieran con fines judiciales cuando el poderdante no tenga ni haya tenido derechos inscritos en el respectivo folio, siempre que anexen el poder conferido en la forma ya indicada, mencionando la clase de proceso a tramitar y la solicitud no exceda de tres inmuebles, folios de matrícula, y/o personas.

Solicitud de información por parte de entidades financieras. Si la petición de información es requerida por entidades del sector financiero con el fin de adelantar procesos ejecutivos para el cobro de sus acreencias, la oficina de registro únicamente le dará trámite si ella se presenta por escrito en papel membreteado, firmado por el gerente de la respectiva entidad o sucursal según el caso, registrando la dirección y teléfono y aportando además el certificado o constancia que conforme a la ley acredita su nombramiento en original o fotocopia.

El registrador de instrumentos públicos podrá verificar en la entidad peticionaria los datos suministrados cuando lo estime pertinente.

Información a la Fiscalía General de la Nación. En aquellos eventos en que la solicitud implique la información de diez (10) o más matrículas, direcciones y/o personas, y en todo caso, siempre que a juicio del funcionario exista una solicitud sospechosa, deberá ponerla en conocimiento de la Fiscalía General de la Nación, a fin de que inicie la investigación respectiva.

Lo anterior se aplicará también en aquellos eventos en que el usuario solicite información de hasta tres inmuebles, folios de matrícula y/o personas no simultáneamente pero en forma frecuente, siendo distintas las personas a investigar.

(Nota: La Sección Primera del Consejo de Estado, en Sentencia 4155 de 1998. MP. Juan Alberto Polo Figueroa, decretó la nulidad de la presente instrucción).

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