INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 01-38 DE 2001 

(Junio 8)

Notarios y registradores de instrumentos públicos

Con el fin de unificar criterios y asegurar el cumplimiento de los principios de eficacia, celeridad y economía procesal que deben imperar en las actuaciones administrativas, se imparten las siguientes orientaciones relacionadas con el tema de la referencia.

1. Revocatoria directa.

Tiene como finalidad esencial que la administración de oficio o a petición de parte, pueda en cualquier tiempo extinguir jurídicamente los actos que hubiere proferido; bien que éstos sean contrarios a la constitución o la ley, no estén conformes con el interés público o social o atenten contra él, o cuando causen agravio injustificado a una persona (cfr., CCA, art. 69).

El artículo 70 del Código Contencioso Administrativo, consagra expresamente la procedencia de la petición de revocatoria directa sobre actos administrativos respecto de los cuales el peticionario haya interpuesto los recursos de reposición y apelación.

Con base en la norma citada es necesario precisar lo siguiente:

— El Consejo de Estado ha sentado unos parámetros que delimitan el ejercicio de tal recurso, señala la honorable corporación la imposibilidad jurídica de formular simultáneamente petición de revocatoria directa ante el funcionario que profirió el acto administrativo (registrador) y ante su superior jerárquico (superintendente) o como subsidiario de los recursos de reposición o apelación, o mientras no se hayan decidido estos recursos.

— Así mismo ha conceptuado el honorable consejo, que producida la revocatoria directa, tal decisión no es susceptible de nuevos recursos ante quien la profirió o ante su superior (Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil, consulta del 14-11-75, ponencia del doctor Luis Carlos Sáchica), aceptar lo contrario equivaldría a revivir términos, en contra de lo dispuesto por el artículo 72 ibídem, o promover una cadena ininterrumpida de recursos, en desmedro de la ejecutoriedad y eficacia propias de toda actuación administrativa.

De conformidad con lo expuesto, los señores registradores deberán abstenerse de conceder o dar trámite a las peticiones de revocatoria directa formuladas simultáneamente ante el funcionario que expidió el acto y ante el superior, o en subsidio de los recursos de la vía gubernativa. Así mismo deberá rechazar por improcedente, todo recurso de reposición y apelación contra los actos de revocatoria directa.

2. Procesos disciplinarios.

Procedimiento para notificar las decisiones disciplinarias y presentación de los recursos que se interpongan contra éstas.

2.1. Notificaciones.

Por regla general los actos administrativos que ponen fin a la actuación administrativa se notificarán personalmente y en su defecto por edicto, (cfr., CCA, arts. 44 y 45).

En concordancia con la regla citada, la Ley 200 de 1995, Código Disciplinario Único, en el título V, capítulo segundo, al preceptuar sobre notificaciones en materia disciplinaria, establece el trámite pertinente e insiste en este acto simbólico y solemne, sin el cual las decisiones disciplinarias no pueden producir efectos.

Las notificaciones que en materia disciplinaria deben hacer las superintendencias delegadas para el notariado y el registro de instrumentos públicos y la oficina de control interno disciplinario se surtirán a través de la secretaría general.

En las ciudades sede del círculo registral, diferentes a Bogotá, D.C., la notificación a los notarios se surtirá por medio del registrador.

A los registradores principales, por medio del funcionario que se comisione para tal fin.

A los funcionarios de la oficina de registro, a través del registrador.

En los municipios que no sean sede de oficina de registro, la notificación a los notarios la hará el funcionario público que que se comisione para tal fin.

“Los autos de cargos, el que niega pruebas, el que niega el recurso de apelación y los fallos se notificarán por edicto cuando, a pesar de las diligencias pertinentes de las cuales se dejará constancia secretarial en el expediente, no se hayan podido notificar personalmente” (CDU, art. 87).

Los actos que en materia disciplinaria profiera el registrador en ejercicio de sus funciones, serán notificados por él mismo o por el funcionario que éste designe. La notificación se surtirá en los términos previstos en el artículo 88 del Código Disciplinario Único, concordante con los artículos 44 y 45 del Código Contencioso Administrativo.

— Forma de notificación.

De la diligencia se levantará un acta donde conste tal actuación, constancia de entrega del acto administrativo y los de los recursos que proceden. El original del acta de notificación se archivará junto con el acto notificado en el correspondiente expediente.

2.2. Recursos.

Contra las decisiones disciplinarias proferidas por los superintendentes delegados y la oficina de control interno disciplinario, proceden los recursos de reposición, apelación y queja conforme al Código Disciplinario Único (cfr. arts. 96 al 108 y L. 588/2000).

— Requisitos.

Con el fin de facilitar la presentación de los recursos es de estricta observancia lo normado en el libro III, capítulo cuarto, título V del Código Disciplinario Único.

— Rechazo de los recursos.

Cuando no se llenen los requisitos, los recursos se rechazarán en los términos del artículo 53 del Código Contencioso Administrativo y 104 del Código Disciplinario Único.

La presentación de recursos ante funcionarios o dependencias que no corresponden, o sin el cumplimiento de los requisitos legales, será rechazada.

— La interposición y presentación de los recursos.

Con el propósito de facilitar la presentación oportuna de los recursos a interponerse contra las decisiones disciplinarias proferidas por los superintendentes delegados y la oficina de control interno disciplinario, los escritos correspondientes signados por el interesado podrán enviarse por correo certificado, para lo cual se considerarán presentados en la fecha de su recepción y radicación en la entidad de destino.

El secretario general de la entidad o uno de los funcionarios de esta división, quien actuará como secretario ad hoc, actuará como secretario ad hoc, anotará en el escrito respectivo constancia sobre la fecha de su recepción; a falta de ésta, se tendrá como tal, la de radicación en la oficina de correspondencia.

Los funcionarios de las oficinas de registro de instrumentos públicos, distintos al registrador, podrán interponer los recursos ante el señor registrador, para lo cual se considerarán presentados en la fecha de su recepción; el registrador tendrá la obligación de remitir el escrito pertinente a más tardar al día siguiente de su presentación.

2.3. Actos administrativos proferidos por el Superintendente de Notariado y Registro.

Contra los actos administrativos que profiera el Superintendente de Notariado y Registro sólo procede el recurso de reposición (CCA. art. 50, num. 2º, inc. 2º).

El recurso deberá interponerse previo el cumplimiento de los requisitos del artículo 52 del Código Contencioso Administrativo.

2.4. Actos administrativos proferidos por el registrador en materia estrictamente registral.

Contra los actos administrativos proferidos por el señor registrador, en asunto estrictamente registral, sólo procede el recurso de reposición.

El Honorable Consejo de Estado se pronunció el 25 de marzo de 1994, con ponencia del consejero doctor Javier Henao Hidrón, manifestando que “las oficinas de registro son dependencias de la Superintendencia de Notariado y Registro, y en ese sentido el superintendente es su superior administrativo, pero la función registral es autónoma y la Superintendencia sólo puede ejercer sobre ella la inspección, vigilancia y orientación establecidas en las disposiciones legales; razón por la cual contra las decisiones que los registradores profieran en asuntos exclusivamente relacionados con el registro sólo procede el recurso de reposición”.

Manifiesta además la honorable corporación, que: “el acto de registro no pone término a un procedimiento administrativo y por lo mismo no es el caso de notificarlos personalmente al interesado o interesados. Por este motivo contra él no es posible interponer los recursos pertinentes. De ahí el siguiente precepto del Código Contencioso Administrativo: “Los actos de inscripción realizados por las entidades encargadas de llevar los registros públicos se entenderán notificados el día en que se efectúe la correspondiente anotación” (D.L. 01/84, art. 44, inc. 4º). Empero si no se realiza la inscripción por algún defecto o irregularidad, el acto debe notificarse y contra él procederá el recurso de reposición”.

Como consecuencia de la autonomía en materia registral, consagrada en el artículo 27 del Decreto 2158 de 1992, la vía gubernativa se agota internamente en cada oficina de registro, para lo cual será necesario que los señores registradores cumplan con las funciones asignadas por la ley, y las demás señaladas por la Superintendencia de Notariado y Registro que se encuentran en el manual de funciones aprobado por el Departamento Administrativo de la Función Pública, entre las cuales está la suscripción de la negativa de la inscripción de documentos en el registro de instrumentos públicos.

Los actos que en materia estrictamente registral profiera el registrador en ejercicio de sus funciones, serán notificados por el mismo o por el funcionario que éste designe. La notificación se surtirá en los términos en los artículos 44 y 45 del Código Contencioso Administrativo.

El recurso de reposición deberá interponerse previo el cumplimiento de los requisitos del artículo 52 del Código Contencioso Administrativo.

Este acto administrativo unifica el tema de la referencia y en consecuencia deroga las instrucciones 29 de 1991, 6 de 1992, 12 de 1992, 11 de 1994 y 14 de 1997.

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