INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 39 DE 1996 

(Octubre 28)

Con el ánimo de contribuir a mejorar la prestación del servicio de registro del estado civil y corregir las fallas detectadas, específicamente en cuanto hace a los términos utilizados en la copias de las inscripciones de nacimiento, matrimonio y defunción que reposan en los archivos de las oficinas a su cargo, me permito consignar algunas pautas que considero válidas en su aplicación rutinaria.

En relación con las solicitudes de los usuarios interesados en obtener copias de un registro civil con la anotación de validez para acreditar parentesco, ha de entenderse por razones obvias, que tal anotación opera únicamente respecto de las referidas a inscripciones de nacimiento, copias que en virtud de lo dispuesto expresamente por los artículos 115 del Decreto-Ley 1260 de 1970 y 1º del Decreto 278 de 1972, deben incluir también los datos de los padres del inscrito así como la filiación de éste. No sobra señalar que la expedición de copias en forma completa, es viable sólo en los casos en que sea necesario demostrar parentesco y con esa única finalidad, por lo cual interesado deberá acreditar el interés legítimo que le asista, a efecto de que el notario no incurra en violación del derecho a la intimidad.

Atendida la aclaración precedente, es de advertir que no existe fundamento legal para consignar anotaciones relacionadas con la validez para acreditar parentesco en las copias de los registros civiles de matrimonio y defunción.

De otra parte, a fin de que a nivel de la institución notarial haya uniformidad respecto de anotación a consignar en las copias de los registros civiles de nacimiento, ya sea que aquélla escriba a máquina, o bien, mediante la imposición de un sello, simplemente debe expresar “este registro civil tiene validez permanente”.

Por último, me permito recordarles que si bien el artículo 14 del Decreto 2148 de 1983, al referirse al poder otorgado por documento privado, prescribe que deberá presentarse personalmente o reconocerse ante juez o notario, es decir, faculta a éste para que opte por uno de tal procedimientos, en ninguna parte de la norma se dispone que el notario deba autenticar la firma y la huella del mandante.

Pero además, es importante advertir que de conformidad con lo establecido en el artículo 71 del Decreto-Ley 960 de 1970, en relación con la legalización de poderes ante notario o de aquellos documentos de los cuales emanan directamente obligaciones, no procede la autenticación de firma del mandante o de quien suscribe el documento, sino el reconocimiento del contenido y firma o la diligencia de presentación personal.

Ahora bien, en cuanto hace al reconocimiento de documentos privados, es el artículo 68 del precitado decreto, concordante con el artículo 34 del Decreto 2148 de 1983, el que prevé el contenido de dicha diligencia.

Respecto de la presentación personal, consideramos que ésta debe materializarse extendiendo una diligencia de certificación por el respectivo notario, en la cual exprese de manera inequívoca el lugar y fecha, el nombre y el cargo de notario, el círculo a que pertenece, la constancia de que dicho poder fue presentado personalmente por la persona que ante él comparece, transcribiendo los nombres y apellidos completos de ésta, el número y lugar de expedición del documento de identificación, todo lo cual termina con la firma del notario.

Hecha la precisión anterior, y atendida la ausencia de normas que impongan la impresión y certificación acerca de la huella, así como el cobro de tal diligencia, les recuerdo que se trata de procedimientos ilegales cuando a ello se procede por ustedes.

Cosa diferente es que, atendiendo recomendaciones y sugerencias hechas por esta superintendencia ante las continuas suplantaciones de personas que de un tiempo para acá se han venido presentando en las notarías, impriman la huella dactilar tanto en los documentos contentivos de poderes, como respecto de aquellos que emanen obligaciones y sean presentados para su legalización, así como en las escrituras públicas, sin que tal medida implique certificar acerca de la huella ni tenga costo alguno para el usuario.

Conscientes de la necesidad de eliminar exigencias innecesarias y de evitar posibles abusos con los usuarios, en el artículo 5º, literal d) del Decreto 1681 de 1996 se estableció que la impresión de la huella dactilar y la consiguiente certificación por el notario al respecto, es procedente sólo en aquellos casos en que la ley así lo exija o cuando el usuario así lo demande del notario.

N. del D.: Esta instrucción administrativa va dirigida a los notarios del país.

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