INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 01-39 DE 2001 

(Junio 8)

Régimen jurídico de los empleados de las notarías y obligaciones laborales

Notarios del país

El artículo 131 de la Constitución Nacional le asignó a la ley la competencia para reglamentar el servicio público que prestan los notarios y la definición del régimen laboral para sus empleados.

El artículo 1º de la Ley 29 de 1973 establece: “El notariado es un servicio público que se presta por los notarios e implica el ejercicio de la fe notarial”.

Así mismo, los artículos 3º y 4º ibídem, consagran que los notarios crearán bajo su responsabilidad, los empleos que requiera el eficaz funcionamiento de las oficinas a su cargo y el pago de las asignaciones de sus empleados, así como la dotación y sostenimiento de las oficinas se hará de los recursos que los notarios perciban de los usuarios por concepto de los derechos notariales que autoriza la ley. Por lo tanto, los subalternos de las notarías son empleados particulares del respectivo notario.

En varias oportunidades la Corte Constitucional ha sostenido a través de sus sentencias (C-181/97, SU-250/98 y C-741/98) que los notarios son particulares encargados de prestar el servicio público del notariado; por eso se ha insistido que los empleados subalternos de esas oficinas son de carácter particular y por lo tanto los conflictos que surjan entre el notario y su subalterno, se tienen que dirimir a través de la justicia laboral.

En ese orden de ideas, podemos concluir que el notario es un particular que presta un servicio público. Luego, por expresa disposición de la ley (artículos 27 de la Ley 6ª de 1945; 99 y 100 del Decreto-Ley 2663 de 1950; 1º de la Ley 156 de 1959 y 11 y 12 de la Ley 1ª de 1962) la naturaleza del vínculo jurídico del personal subalterno de las notarías es de carácter particular y por tanto las relaciones laborales que surgen entre el notario y sus empleados, se rigen por el Código Sustantivo del Trabajo y por las normas especiales que se dicten sobre la materia.

La Superintendencia de Notariado y Registro en su función orientadora a los notarios, siempre ha insistido a través de circulares, instrucciones y conceptos que los empleados subalternos de esas oficinas son de carácter particular y por lo tanto los conflictos que surjan se tienen que dirimir a través de la justicia laboral.

1. Vinculación.

Los notarios que hubieran realizado el nombramiento de sus trabajadores mediante resolución, deberán sustituir de inmediato estos actos por los respectivos contratos de trabajo. De igual manera, al terminar la relación laboral no es procedente expedir resolución de insubsistencia, sino terminar el contrato con las formalidades del Código Sustantivo del Trabajo. Deberán, por tanto, tener sumo cuidado en casos de terminación unilateral del contrato, dadas las gravosas consecuencias económicas que genera un despido sin justa causa.

2. Dotación de vestido de labor y calzado.

Los artículos 7º y 8º de la Ley 11 de 1984 estipulan que todo patrono que habitualmente ocupe uno (1) o más trabajadores permanentes, deberá suministrar cada cuatro (4) meses; en forma gratuita un par de zapatos y un vestido de labor al trabajador cuya remuneración mensual sea hasta dos (2) veces el salario mínimo más alto vigente. Tiene derecho a esta prestación el trabajador que en las fechas de entrega de calzado y vestido haya cumplido más de tres (3) meses al servicio del empleador.

Las fechas para la entrega de esta dotación son: 30 de abril, 31 de agosto y 20 de diciembre.

Se consideran como calzado y vestido de labor, las prendas apropiadas para la clase de labores que desempeñen los trabajadores beneficiarios de acuerdo con el medio ambiente en donde cumplen sus actividades.

De conformidad con el artículo 10 ibídem, así como lo dispuesto en el artículo 4º del Decreto 982 de 1984, el trabajador queda obligado a destinar a su uso en las labores contratadas el calzado y el vestido que le suministre el patrono y en caso de que así no lo hiciere, éste quedará eximido de hacerle el suministro en el período siguiente.

El patrono dará aviso por escrito sobre tal hecho al inspector de trabajo del lugar y en su defecto, a la primera autoridad política para los efectos a que hubiere lugar en relación con la mencionada dotación.

El artículo 234 del Código Sustantivo del Trabajo prohíbe a los patronos pagar en dinero estas prestaciones.

3. Salario mínimo legal.

todo empleado que se encuentre vinculado por un contrato de trabajo, tiene derecho a devengar como mínimo el salario mensual que el Gobierno Nacional señale cada año.

Para el presente año (2001) el Gobierno Nacional fijó el salario mínimo legal mediante Decreto 2579 del 13 de diciembre de 2000, el cual, en su artículo 1º establece que: “A partir del 1º de enero del año 2001 regirá como salario mínimo legal diario, para los trabajadores de los sectores urbano y rural, la suma de ocho mil seiscientos setenta pesos ($ 9.533.33) (sic) m/cte.”. Esto equivale a doscientos sesenta mil cien pesos $ 286.000) (sic) m/cte. mensuales.

4. Auxilio de transporte.

Todo trabajador vinculado a la notaría y que devengue hasta dos (2) veces el salario mínimo legal vigente, tiene derecho a que se le cancele el valor del auxilio de transporte que determine el Gobierno Nacional.

El gobierno, a través del Decreto 2580 de diciembre 13 de 2000, fijó el auxilio de transporte para este año (2001), en la suma de treinta mil pesos ($ 30.000) m/cte. mensuales; el cual se pagará en todos los lugares del país en donde se preste el servicio público de transporte.

Desde luego que se debe estar atento al reajuste del auxilio de transporte que el Gobierno determine anualmente.

5. Vacaciones.

El notario debe conceder a sus trabajadores por cada año de servicio, quince (15) días hábiles consecutivos de vacaciones remuneradas (CST, art. 186).

El artículo 8º del Decreto 617 de 1954 estipula que:

“Remuneración

1. Durante el período de vacaciones el trabajador recibirá el salario ordinario que esté devengando el día que comience a disfrutar de ellas. En consecuencia, sólo se excluirán para la liquidación de vacaciones el valor del trabajo en días de descanso obligatorio y el valor del trabajo suplementario o de horas extras.

2. Cuando el salario sea variable las vacaciones se liquidarán con el promedio de lo devengado por el trabajador en el año inmediatamente anterior a la fecha en que se concedan”.

Es prohibido compensar en dinero las vacaciones. Sin embargo, el Ministerio de Trabajo podrá autorizar que se pague en dinero hasta la mitad de éstas en casos especiales de perjuicio para la economía nacional o la industria.

Cuando el contrato de trabajo termine sin que el trabajador hubiere disfrutado de vacaciones, la compensación de éstas en dinero procederá por año cumplido de servicio y proporcionalmente por fracción de año, siempre que ésta exceda de seis (6) meses.

El valor del auxilio de transporte no se incluye para el pago de vacaciones por no ser éstas una prestación social.

6. Prima de servicios (CST, art. 306 y L. 50/90, art. 3º).

Es una prestación social a la que tienen derecho los trabajadores que laboran en empresas de carácter permanente.

Tienen derecho a su pago los trabajadores que hayan laborado el respectivo semestre, o proporcionalmente al tiempo trabajado, siempre que hubieren servido, por lo menos la mitad del semestre respectivo y no hubieren sido despedidos por justa causa.

En los contratos de trabajo a término fijo inferiores a un año, los trabajadores tienen derecho a prima de servicios en proporción al tiempo laborado cualquiera que éste sea.

No tienen derecho a prima de servicios los trabajadores que realicen trabajos ocasionales, accidentales o transitorios no mayores a un mes.

Se debe cancelar como prima de servicios el valor correspondiente a un salario mensual por cada año de servicio o fracción a cada uno de sus empleados. Ésta se pagará en forma semestral (quince días de salario) por partes iguales el 30 de junio y en los primeros días de diciembre).

7. Nóminas y hojas de vida.

En toda notaría se debe elaborar quincenal o mensualmente (según conveniencia), la nómina de salarios respectiva, ya que con base en ella se descuentan los correspondientes aportes para el subsidio familiar, para el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y para el Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena.

Así mismo, respecto de cada empleado debe existir su hoja de vida en la que se legaje copia de todas las situaciones administrativas (permisos, vacaciones, dotaciones, incapacidades, etc.).

8. Afiliación a la caja de compensación familiar.

El notario que ocupe uno o más trabajadores permanentes, por ley debe afiliarse a una caja de compensación familiar, para el reconocimiento, pago de subsidio familiar y demás beneficios para los trabajadores que devenguen hasta cuatro (4) veces el valor del salario mínimo legal. En aquellos lugares donde no existan cajas de compensación familiar, deberá afiliarlos al Banco Agrario que cumple esta función.

El subsidio familiar es una prestación social pagadera en dinero (por cada persona a cargo), especie (alimentación, vestido, drogas, etc.) y servicios a los trabajadores y sus familias (programas sociales, educación, vivienda). Esto no constituye salario y es pagadero mensualmente aún durante los permisos remunerados, incapacidades y vacaciones.

El notario debe destinar el 9% de la nómina mensual de salarios, el cual se distribuirá así:

4% para el subsidio familiar

3% para el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar

2% para el Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena.

9. Auxilio de cesantías e intereses.

Todo patrono está obligado a pagar a sus trabajadores al terminar el contrato de trabajo, como auxilio de cesantías, un mes de salario por cada año de servicios y proporcionalmente por fracciones de año.

Así mismo, a partir del 1º de enero de 1975, todo patrono obligado a pagar cesantía a sus trabajadores, les reconocerá y pagará intereses del 12% anual sobre los saldos que en 31 de diciembre de cada año o en las fechas del retiro del trabajador o liquidación parcial de la cesantía, tenga éste a su favor por concepto de cesantías.

Las cesantías también pueden liquidarse con carácter parcial al suspenderse el contrato por prestación del servicio militar del trabajador y como simple anticipo para adquirir, construir o mejorar su vivienda, siempre y cuando exista autorización del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

El artículo 99 de la Ley 50 de 1990 consagra las siguientes pautas en materia de cesantías:

1. El 31 de diciembre de cada año se hará la liquidación definitiva de cesantías, por anualidad o por la fracción correspondiente.

2. El notario debe cancelar al trabajador los intereses legales del 12% anual o proporcionales por fracción, en los términos de las normas vigentes sobre el régimen tradicional de cesantías.

3. El valor liquidado por concepto de cesantías se consignará antes del 15 de febrero del año siguiente, en cuenta individual a nombre del trabajador en el fondo de cesantías que él mismo elija. El notario que incumpla el plazo señalado deberá pagar un (1) día de salario por cada día de retardo.

4. Si al término de la relación laboral existieren saldos de cesantías a favor del trabajador que no hayan sido entregados al fondo, el notario se los pagará directamente con los intereses legales respectivos.

5. Todo empleado puede trasladar su saldo de un fondo de cesantía a otro de la misma naturaleza.

Los trabajadores sometidos al nuevo régimen especial de auxilio de cesantías, pueden solicitarla para pagos por concepto de matrículas del trabajador, su cónyuge, compañera o compañero permanente y sus hijos, en entidades de educación superior reconocidas por el Estado. En tal caso, el fondo girará directamente a la entidad educativa y descontará el anticipo del saldo del trabajador desde la fecha de la entrega efectiva. Para estos eventos no se requiere autorización del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

10. Salud.

El numeral 2º del artículo 153 de la Ley 100 de 1993 dispone: “Obligatoriedad. La afiliación al sistema general de seguridad social en salud es obligatoria para todos los habitantes en Colombia. En consecuencia, corresponde a todo empleador la afiliación de sus trabajadores a este sistema y del estado facilitar la afiliación a quienes carezcan de vínculo con algún empleador o de capacidad de pago”.

El numeral 4º del mismo artículo señala: libre escogencia.

— El sistema general de seguridad social en salud permitirá la participación de diferentes entidades que ofrezcan la administración y la prestación de los servicios de salud ... y asegurará a los usuarios la libertad de escogencia entre las entidades promotoras de salud y las instituciones prestadoras de servicios de salud ...”.

El artículo 161 ibídem establece: “Deberes de los empleadores. Como integrantes del sistema general de seguridad social en salud, los empleadores, cualquiera que sea la entidad o institución en nombre de la cual se vinculen a los trabajadores, deberán:

1. Inscribir en alguna entidad promotora de salud a todas las personas que tengan alguna vinculación laboral, sea ésta verbal o escrita, temporal o permanente. La afiliación colectiva en ningún caso podrá coartar la libertad de elección del trabajador sobre la entidad promotora de salud a la cual prefiera afiliarse de conformidad con el reglamento.

2. En consonancia con el artículo 22 de esta ley, contribuir al financiamiento del sistema general de seguridad social en salud, mediante acciones como las siguientes:

a) Pagar cumplidamente los aportes que le corresponden, de acuerdo con el artículo 204;

b) Descontar de los ingresos laborales las cotizaciones que correspondan a los trabajadores del servicio, y

c) Girar oportunamente los aportes y las cotizaciones de la entidad promotora de salud, de acuerdo a la reglamentación que expida el gobierno.

3. Informar las novedades laborales de sus trabajadores a la entidad a la cual están afiliados, en materias tales como el nivel de ingresos y sus cambios, las vinculaciones y retiros de trabajadores. Asimismo, informar a los trabajadores sobre las garantías y las obligaciones que les asisten en el sistema general de seguridad social en salud.

4. Garantizar un medio ambiente laboral sano, que permita prevenir los riesgos de trabajo y enfermedad profesional, mediante la adopción de sistemas de seguridad industrial y la observancia de las normas de salud ocupacional y seguridad social”.

El artículo 204 ibídem establece: “Monto y distribución de cotizaciones. La cotización obligatoria que se aplica a los afiliados del sistema general de seguridad social en salud según las normas del presente régimen, será máximo del 12% del salario base de cotización, el cual no podrá ser inferior al salario mínimo. Dos terceras partes de la cotización estarán a cargo del empleador y una tercera parte a cargo del trabajador. Un punto de la cotización será trasladado al fondo de solidaridad y garantía para contribuir a la financiación de los beneficios del régimen subsidiado.

PAR. 1º—La base de cotización de las personas vinculadas mediante contrato de trabajo, o como servidores públicos, afiliados obligatorios al sistema general de seguridad social en salud, será la misma contemplada en el sistema general de pensiones de esta ley.

11. Pensiones.

El artículo 11 de la Ley 100 de 1993 dispone: “Campo de aplicación. El sistema general de pensiones, con las excepciones previstas en el artículo 279 de la presente ley, se aplicará a todos los habitantes del territorio nacional, conservando adicionalmente todos los derechos, garantías, prerrogativas, servicios y beneficios adquiridos y establecidos conforme a disposiciones normativas anteriores ...”.

Artículo 13 ibídem: “Características:

1. La afiliación es obligatoria salvo lo previsto para trabajadores independientes.

2. La selección de uno cualquiera de los regímenes previstos por el artículo anterior es libre y voluntaria por parte del afiliado, quien para tal efecto manifestará por escrito su elección al momento de su vinculación o del traslado. El empleador o cualquier persona natural o jurídica que desconozca este derecho en cualquier forma, se hará acreedor a las sanciones correspondientes de que trata el inciso 2º del artículo 271 de la presente ley.

3. Los afiliados tendrán derecho al reconocimiento y pago de las prestaciones y de las pensiones de invalidez, de vejez y de sobrevivientes, conforme a lo dispuesto en la presente ley.

4. La afiliación implica la obligación de efectuar los aportes que se establecen en esta ley.

5. Los afiliados del sistema general de pensiones podrán escoger el régimen de pensiones que prefieran. Una vez efectuada la selección inicial, éstos sólo podrán trasladarse de régimen por una sola vez cada tres (3) años, contados a partir de la selección inicial, en la forma que señale el Gobierno Nacional ...”.

El artículo 15 ibídem señala que serán afiliados todas aquellas personas vinculadas mediante contrato de trabajo.

Por su parte el artículo 17 ibídem establece que durante la vigencia de la relación laboral deberán efectuarse cotizaciones obligatorias por parte de los afiliados y empleadores, con base en el salario que aquéllos devengan. La obligación cesa al momento en que el afiliado reúna los requisitos para acceder a la pensión mínima de vejez, o cuando el afiliado se pensione por invalidez o anticipadamente.

Igualmente el artículo 22 ibídem dice: “El empleador será responsable del pago de su aporte y del aporte de los trabajadores a su servicio. Para tal efecto, descontará del salario de cada afiliado, al momento de su pago, el monto de las cotizaciones obligatorias y el de las voluntarias que expresamente haya autorizado por escrito el afiliado y trasladará estas sumas a la entidad elegida por el trabajador, junto con las correspondientes, a su aporte, dentro de los plazos que para el efecto determine el gobierno”.

Finalmente el artículo 90 ibídem establece que los fondos de pensiones serán administrados por las sociedades administradoras de pensiones.

Riesgos profesionales

El artículo 251 de la Ley 100 de 1993 dispone que los seguros para amparar la invalidez por riesgo común y la invalidez por accidente de trabajo o enfermedad profesional, podrán ser contratados de manera conjunta con una misma compañía de seguros, cuando los trabajadores y empleadores así lo decidan. En este evento, el amparo para el riesgo de invalidez por accidente de trabajo o enfermedad profesional, deberá ser equivalente o superior, al otorgado por el seguro de accidente de trabajo y enfermedad profesional a cargo del Instituto de los Seguros Sociales o del que actualmente se aplica. La compañía de seguros señalará el monto de la cotización para el seguro de accidentes de trabajo y enfermedad profesional a cargo del empleador y dejará de ser obligatoria la cotización al ISS por dicho concepto.

El artículo 252 ibídem, consagra que cuando el seguro para amparar el riesgo por accidente de trabajo o enfermedad profesional, se contrate en la forma prevista en el artículo anterior, le serán aplicables en lo pertinente las disposiciones de los seguros de invalidez por riesgo común.

Así mismo, el artículo 253 ibídem, establece que cuando un afiliado al régimen de ahorro individual con solidaridad se invalide por accidente de trabajo o enfermedad profesional, además de la pensión por invalidez que cubre la cotización a cargo del empleador, se le entregará la totalidad del saldo abonado en su cuenta individual de ahorro pensional y en este caso no habrá lugar a bono pensional.

La presente instrucción deroga todas las instrucciones administrativas expedidas sobre el mismo tema y que le sean contrarias.

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