INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 4 DE 2000 

(Marzo 6)

(Nota: Derogada por la Resolución 1695 de 2001 artículo 5º de la Superintendencia de Notariado y Registro).

Tomando en consideración las consultas recibidas por la superintendencia, frente a la situación detectada en las oficinas de registro con procesos manuales, para la digitación del año 2000 en la casilla 4-año del campo anotaciones del folio de matrícula inmobiliaria (cartulina), cuyo espacio permite solamente dos dígitos, de manera atenta me permito transcribir el concepto emitido al respecto por la oficina asesora jurídica de esta entidad:

“Con relación a su consulta referente a la situación que se viene presentando en las oficinas de registro de instrumentos públicos, que hasta el momento no se han sistematizado, respecto a la digitación del año 2000 en la casilla 4-año del campo anotaciones del folio de matrícula cuyo espacio permite solamente dos dígitos, a lo cual su oficina ha conceptuado técnicamente “que se escriban los cuatro dígitos completos que identifiquen el año, independientemente de que éste sobrepase el espacio definido y repise la línea divisoria, lo que necesariamente obliga a abreviar los datos que deben ser consignados en la siguiente casilla”, al respecto, me permito comunicarle:

1. Conforme a los artículos 1º y 2º del Decreto 1250 de 1970 el registro de instrumentos públicos es un servicio del Estado que se presta por funcionarios públicos para los fines y con los efectos consagrados en las leyes. En el folio de matrícula inmobiliaria, se inscriben todo acto, contrato, providencia judicial administrativa o arbitral que implique constitución, declaración, aclaración, adjudicación, modificación, limitación, gravamen, medida cautelar, traslación o extinción del dominio u otro derecho real principal o accesorio sobre bienes raíces.

La inscripción es esencialmente constitutiva, aunque cumple también fines publicitarios y probatorios. Es el medio para llevar a cabo la tradición de los derechos reales sobre bienes raíces. (C.C., art. 756). El nacimiento de los derechos reales se condiciona a su inscripción en el registro inmobiliario; afirmación desde luego relativa, ya que los modos de adquirir no suponen para su existencia siempre el registro. Tal ocurre con la accesión, ocupación, etc. Se presume que este corresponde a la realidad jurídica con fundamento en la legitimidad que revisten los asientos, la cual admite prueba en contrario. La fe pública registral opera respecto de los terceros que han adquirido a título oneroso confiando en los registros practicados sobre un inmueble.

2. El folio de matrícula inmobiliaria, representa entonces la situación jurídica de un inmueble, teniendo el registrador de instrumentos públicos facultad para inscribir los actos referentes a los inmuebles, y expedir copia de los folios que aparecen en su correspondiente oficina.

3. Por consiguiente, representando el folio de matrícula inmobiliaria la situación jurídica de un inmueble, es claro que las anotaciones deben ser lo más exactas posibles, razón por la cual estamos totalmente de acuerdo en el sentido de que el año 2000 se anote con todos los dígitos y no solamente dos dígitos como se encuentra en el formato actual.

El presente concepto se emite conforme al artículo 25 del Código Contencioso Administrativo”.

Lo anterior, para su conocimiento y aplicación.

N. del D.: Esta instrucción administrativa va dirigida a registradores de instrumentos públicos, oficinas con procesos manuales.

(Nota: Derogada por la Resolución 1695 de 2001 artículo 5º de la Superintendencia de Notariado y Registro).

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