INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 4 DE 2003 

(Marzo 4)

Régimen de permisos

Ante las reiteradas preguntas sobre el régimen de permisos aplicable a los notarios y las diversas soluciones que ha venido ofreciendo esta superintendencia me veo en la necesidad de retomar el tema y precisarlo de la manera siguiente:

Antecedentes

La única norma, de naturaleza reglamentaria, que se refiere a los permisos solicitados por los notarios para separarse de su función es el artículo 112 del Decreto 2148 de 1983. Este decreto reglamentó los decretos leyes 960 y 2163 de 1970, y la Ley 29 de 1973.

Debe observarse para estudios posteriores que ninguna de las leyes reglamentadas por el decreto citado, creó la figura del permiso para los notarios. Como es natural este punto revive una vieja polémica jurídica sobre el alcance y finalidad de la potestad reglamentaria. Su aspecto central es si la potestad reglamentaria alcanza para llenar presuntos o reales vacíos de la ley.

Para lo que se refiere a los notarios, vale la pena mirar un poco el transcurrir histórico de la legislación a ellos atinente. Y se encuentra que en el derogado Decreto 717 de 1974, un reglamento riguroso, jurídico y técnico, no se incluyó el tema del permiso, por la razón descrita arriba: la ley no contempló para el régimen de los notarios en Colombia la situación laboral administrativa llamada permiso.

Contra lo que pueda pensarse, ello no se debe a un legislador olvidadizo ni a una normatividad colonial sino a un motivo sencillo, la ley congruente con la naturaleza de la función pública notarial consideró que el sistema adecuado y preciso era el de las licencias.

Esto es así, por cuanto la función que cumple el notario es fundamental para la sociedad. Su ministerio de consejero civil y su labor rogada y carente de conflictos tiene la altísima responsabilidad de aclimatar en la sociedad la cultura de la buena fe, de la convivencia, de la seguridad, de la lealtad y de la eficiencia.

Basta examinar un año cualquiera para considerar el comportamiento de los permisos en notarías de primera categoría. Durante el año 2002 el notario que más usó de los permisos acumuló un total de ochenta y cinco (85) días. El notario que menos permisos utilizó sumó un total de diecinueve (19) días.

Me pregunto si la delicada responsabilidad de dirección del servicio público de notariado, que le compete al superintendente, no le demanda una reflexión y unas precisiones sobre la relación entre la confianza social que debe ganar el notario, la función eficiente y las ausencias. Ello en un sistema donde el eje fundamental es la figura del notario y no la del encargado.

Análisis

Examinemos entonces el artículo 112 del Decreto 2148 de 1983:

“El notario puede solicitar permiso hasta por tres días cuando medie justa causa y será concedido por la Superintendencia de Notariado y Registro para los círculos de primera categoría y por los gobernadores, intendentes y comisarios para los demás. El permiso no interrumpe el tiempo de servicio. En casos urgentes podrá concederlo la primera autoridad política del lugar, con excepción de los notarios de la capital de la República”.

Es pertinente examinar de consumo el artículo 113, ibídem, que dice:

“El notario no podrá hacer uso de permisos ni licencias sino una vez posesionado su reemplazo y deberá enviar copia de la providencia que los conceda y del acta de posesión del encargado a la Superintendencia de Notariado y Registro”.

También el artículo 114, ibídem:

“En todos los casos de licencia y permiso, el notario puede indicar la persona que deba reemplazarlo bajo su responsabilidad, facultad que conserva si considera necesario solicitar su relevo”.

De los artículos citados se puede establecer lo siguiente:

• Un sujeto legitimado para solicitar el permiso: El notario (D. 2148/83, art. 112).

• Un término: hasta tres (3) días, cuya duración ininterrumpida no podrá rebasarse. Esto quiere decir que no existen permisos de cuatro (4) días, más sí licencias de cuatro (4) días. Los permisos podrán tener duración de un (1) día, de dos (2) y hasta tres (3) (D. 2148/83, art. 112).

• La condición para solicitar el permiso: ésta será: que medie justa causa (D. 2148/83, art. 112).

Debe entenderse por este concepto aquello que de manera general postula Antonio Doral, “algo positivo y actuante, las exigencias que, según sea el tipo negocial elegido, impone el derecho a la voluntad privada para que ésta pueda convertirse en norma (...)”.

En el caso de los permisos se impone la exigencia de un hecho o circunstancia que constituya la causa del mismo. En sentido general y conforme a la interpretación literal, debe entenderse la justa causa como aquella que determina o motiva la solicitud del permiso y la misma será arreglada a justicia y razón. La justa causa entonces, es el motivo jurídico, el propósito noble que guía la petición.

Hay que tener presente cómo la justa causa se conecta con la buena fe para tener entonces un mismo concepto general.

• Una consecuencia: El notario podrá separarse de su ejercicio por el tiempo del permiso y éste no interrumpirá el tiempo del servicio (D. 2148/83, art. 112).

• Una restricción. El notario no podrá disfrutar del permiso hasta tanto se haya posesionado su reemplazo (D. 2148/83, art. 113)

• Una obligación. El notario deberá enviar a la Superintendencia de Notariado y Registro copia de la providencia que concedió el permiso y del acta de posesión del encargado (D. 2148/83, art. 113)

• Una atribución: El notario puede indicar la persona que deba reemplazarlo bajo su responsabilidad. Esta atribución tiene el alcance de solicitar el relevo del encargado si el notario lo considera necesario (D. 2148/83, art. 114).

• Una autoridad: la Superintendencia de Notariado y Registro concederá o negará los permisos solicitados por los notarios pertenecientes a los círculos de primera categoría. Los de los círculos restantes (segunda y tercera categorías) serán concedidos o negados por los gobernadores respectivos (D. 2148/83, art. 112).

• Una circunstancia de urgencia. En situaciones urgentes el permiso podrá solicitarse, por el notario, a la primera autoridad política del lugar, con excepción de los notarios del Distrito Capital, quienes seguirán acudiendo a la Superintendencia de Notariado y Registro (D. 2148/83, art. 112).

Conclusiones

Procedo entonces a señalar las conclusiones e impartir la orientación correspondiente.

1. Recibo y tiempo de la solicitud.

La Superintendencia de Notariado y Registro recibirá las solicitudes de permiso hasta por tres (3) días de los notarios.

Fuera de los casos de urgencia, los notarios tendrán en cuenta una antelación prudente en su solicitud para que la superintendencia pueda responder a ella de manera eficiente.

Sería una buena colaboración que las solicitudes de permiso utilicen una sola vía. Observo un gasto innecesario cuando para una misma solicitud se utiliza el correo ordinario, el correo electrónico, el telefax y el teléfono. Este despilfarro genera confusión, desorden y entraba la claridad del procedimiento.

Las solicitudes ordinarias de permiso deberán ser enviadas por el correo electrónico con una antelación mínima de veinticuatro (24) horas (el notario observará el horario de oficina) y serán respondidas en las doce (12) horas siguientes.

En breve, la superintendencia impartirá instrucciones sobre la política de comunicaciones y se referirá en especial a la utilización del internet para las relaciones entre ella y las notarías. Se establecerá entonces el medio electrónico como una relación en red, necesaria y obligatoria. Hoy por hoy 186 notarías de un total de 840 mantienen contacto con la entidad por medio de su correo electrónico.

Con una cobertura íntegra como la propuesta se mejorará la oportunidad de la comunicación de las notarías y la superintendencia y la información sobre los permisos será inmediata y fluida. Así podrán entonces, también en los casos de urgencias, las notarías de primera categoría distintas a las del Distrito Capital solicitar el permiso y postular la persona que va a ser encargada, sin necesidad de recurrir a la primera autoridad política del municipio.

No sobra agregar que en los casos inminentes por calamidad personal o familiar el notario debe dar por descontado que entiendo esta situación y concederé en cada caso el permiso. Con la verificación de haber recibido, la superintendencia la solicitud de permiso y el envío del acta de posesión del encargado, el notario, dentro de las doce (12) horas siguientes, tendrá la autorización.

2. Contenido del permiso.

El permiso debe expresar la justa causa que se exige para que la administración pueda concederlo. Como éste es un concepto que involucra la buena fe y es utilizado por los notarios, personas que por antonomasia encarnan el monopolio de la fe notarial, yo espero que la invocación de la justa causa sea rigurosa y legítima. La superintendencia asume el deber de calificar esa justa causa en el sentido de que lo sea, y concederá o negará el permiso.

3. Duración y oportunidad del permiso.

La unidad de medida para los permisos, señalada en el decreto reglamentario tantas veces citado, es el día. A esa medida, con el límite impuesto por la ley, en cuanto a la duración continua, tres (3) días, debemos ajustarnos notarios y superintendencia.

Como ya se vio antes, el permiso dentro de la naturaleza de la función notarial es un instrumento excepcional y de legalidad discutible. Entonces quiero recabar de usted la más rigurosa utilización de este procedimiento.

4. Facultad postulante del encargado por parte del notario.

Conforme a las normas examinadas el notario puede indicar la persona que deba reemplazarlo, durante el permiso, bajo su responsabilidad. En el ejercicio de esta potestad el notario deberá aplicar el artículo 132 del estatuto del notariado:

“ART. 132.—Requisitos para ser notario. Para ser notario, a cualquier título, se requiere ser nacional colombiano, ciudadano en ejercicio, persona de excelente reputación y tener más de treinta años de edad”.

Es indispensable observar que el notario no podrá hacer uso del permiso concedido sino una vez posesionado el encargado para reemplazarlo.

Sobre este aspecto surgen dos circunstancias:

a) Aquellos notarios que por razón de urgencias solicitan permiso a la primera autoridad política del lugar (excluye a los del Distrito Capital): Éstos deberán enviar copia de la providencia que concedió el permiso y del acta de posesión del encargado.

Estas posesiones se hacen ante la misma autoridad que ejerce la potestad nominadora de los encargados, o sea, el alcalde del municipio respectivo.

Es claro que la posesión es un hecho subordinado que emana del poder nominador y se enmarca en la idea jurídica general de que los actos se hacen para llegar a su plena realización.

b) Aquellos notarios que por pertenecer a círculos de primera categoría solicitan los permisos a la Superintendencia de Notariado y Registro. En esta circunstancia la superintendencia expide el acto que concede el permiso, y lo hace llegar al notario solicitante.

Es una vieja costumbre que con esa providencia que concedió el permiso y encargó a la persona que debe reemplazar al notario, se efectúe la posesión ante el gobernador o el alcalde indistintamente. Parece más ajustado a derecho utilizar en esta situación precisa el artículo 252 del Código de Régimen Político y Municipal que permite una vez realizada el acta de posesión firmarla por dos (2) testigos.

Habría que experimentar si teniendo en cuenta las complejidades de una ciudad como el Distrito Capital, el tiempo breve del permiso, y por lo regular su urgencia, no sería más adecuado, eficiente y ajustado a los principios de economía administrativa que los notarios de Bogotá, una vez la superintendencia les comunicara la providencia que les concede el permiso solicitado, levantarán ellos mismos un acta de la posesión del encargado ante dos (2) testigos y de inmediato la enviarán a la superintendencia delegada para el notariado.

5. Una reflexión.

Como usted sabe, por estos días por petición del señor Ministro del Interior y de Justicia y del Presidente de la República adelanto el estudio de una reforma que ponga en concordancia las normas atinentes a la función notarial con la Constitución Política de 1991, los diversos pronunciamientos jurisprudenciales y las necesidades propias de un notariado cada vez más comprometido con su función de conciliador primordial, de aclimatador de convivencia, de generador de confianza pública. Ello debe llevarnos a considerar la observación que surge de la ausencia de permisos en el estatuto notarial básico.

¿Será, acaso, que la sociedad y el legislador quieren un notario lo más alejado posible de los regímenes de un funcionario público típico y demandan un compromiso misional de dedicación absoluta que sólo puede ser interrumpido mediante el régimen de licencias y sus consecuencias?

Esta disposición deroga lo atinente a permisos que contempla la Instrucción Administrativa 01-30.

N. del D.: Esta instrucción administrativa va dirigida a los notarios del país.

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