Superintendencia de Notariado y Registro

INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 4 DE 2015 

(Abril 15)

Tema: Procedimiento a seguir en la elaboración de las conciliaciones bancarias.

La Dirección Administrativa y Financiera, con el objeto de dar estricto cumplimiento a la Resolución 1536 de 2009, en la cual se establece las políticas contables, señalando la depuración de partidas conciliatorias y las conciliaciones bancarias, así como lo señalado en el plan general de contabilidad pública y lo establecido en la Resolución 357 del 23 de julio de 2008, expedida por la Contaduría General de la Nación, el director administrativo y financiero, imparte las siguientes instrucciones con el tema citado en el asunto, para atender algunas observaciones dejadas por los entes de control.

En las políticas del proceso contable numeral 5º políticas generales-efectivo-, se especifica en forma clara, precisa y concisa el procedimiento a seguir en la elaboración de las conciliaciones bancarias la cual expresa en algunos de sus párrafos lo siguiente:

Como resultado de la elaboración de las conciliaciones bancarias, el grupo de tesorería en el nivel central y los registradores en las oficinas de registro solicitaran a las entidades financieras dentro del mes siguiente, de forma oportuna, ágil y eficiente los documentos respectivos, copias de consignaciones, notas débito y crédito.

Se realizara en forma mensual el registro contable de los cheques en caja en las cuentas de orden. -Se realizara el registro de anulación de cheques no cobrados y/o reclamados con antigüedad mayor a 180 días.

El perfil pagador registrara los extractos en el macroproceso de ingresos y adelantara las gestiones requeridas para identificar aquellos ingresos que quedaron contabilizados en la cuenta 290580 en los estados financieros de la entidad.

Las consignaciones o notas créditos registradas en las partidas conciliatorias de la Superintendencia de Notariado y Registro con independencia que temporalmente no pueda identificarse el origen de las mismas, es necesario que se incorporen al proceso contable y se reconozcan contablemente debitando la subcuenta respectiva de la cuenta 1110 - depósitos en instituciones financieras, acreditando la subcuenta 290580-Recaudos por clasificar.

Para el registro de las partidas conciliatorias que se encuentren en la cuenta 290580 que a pesar de las gestiones administrativas adelantadas por la entidad no han sido identificadas, serán presentadas al comité técnico de sostenibilidad contable y serán reconocidas como un ingreso extraordinario”.

Dar el cumplimiento estricto a estas políticas evitara las partidas conciliatorias, existentes a la fecha.

N. del D.: La presente instrucción administrativa va dirigida a los coordinadores de apoyo regional, coordinadores de gestión tecnológica y administrativa, funcionarios áreas administrativas de oficinas de registro de instrumentos públicos.