INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 4 DE 2009 

(Abril 22)

Asunto: Requerimiento de información.

(Nota: Véase Circular 94 de 2009 de la Superintendencia de Notariado y Registro).

(Nota: Véase Circular 92 de 2009 de la Superintendencia de Notariado y Registro).

En cumplimiento al plan de mejoramiento y a la política de calidad y con el fin de que el notariado colombiano realice las actividades notariales bajo condiciones de eficiencia, oportunidad, y calidad requeridas por el ciudadano y exigidas por esta entidad para mejorar los servicios prestados a la comunidad y dar cumplimiento a los requerimientos legales de información que le sean solicitados, se hace necesario que los notarios del país que no utilicen el sistema de información notarial, SIN, reporten la información que a continuación se relaciona.

Tal información sustituye el informe estadístico mensual impreso que actualmente envían las notarías; esta deberá enviarse en medio magnético, bien en disquete, correo electrónico o C.D.

El artículo 122 del Decreto 2148 de 1983 dispone que:

“Dentro de los primeros quince días de cada mes el notario deberá pagar a la Superintendencia de Notariado y Registro, al Fondo Nacional del Notariado y a las entidades de seguridad o previsión social, los recaudos, aportes y cuotas según el caso, correspondientes al mes inmediatamente anterior...”.

El artículo 123 de la misma normatividad establece:

“El notario enviará mensualmente a la Superintendencia de Notariado y Registro y al Fondo Nacional del Notariado informe sobre el número de escrituras autorizadas por él en el mes inmediatamente anterior. Además a la superintendencia las cuentas de ingresos y egresos dentro del mismo término”.

Con el ánimo de facilitar los flujos de información, de efectuar el correspondiente análisis y con el fin de concentrar la información oportunamente, además de brindar una herramienta eficaz y uniforme en la rendición de informes estadísticos notariales mensuales, que debe presentar el notario en medios magnéticos, a partir del 1º de mayo de 2009, es obligatorio para los notarios que no utilizan el sistema de información notarial, SIN, remitir la información dentro de los quince primeros días calendario del mes, por uno de los medios magnéticos arriba señalados.

1. Anexo técnico resolución número... de 2009.

Las notarías que no envían el informe mensual generado a través del sistema de información notarial, SIN, de la Superintendencia de Notariado y Registro, deberán reportar la información especificada en el presente anexo, de acuerdo con lo establecido en la resolución número… de 2009 y las especificaciones contenidas en el presente anexo. Si algún registro no cumple con las especificaciones señaladas o el archivo no puede ser leído correctamente, se devolverá el archivo informando el motivo. La veracidad de los datos reportados es responsabilidad de la notaría.

1.1. Estructura del archivo.

La notaría debe remitir un (1) archivo tipo texto (extensión .txt) que contenga la información del mes organizada en doce (12) tipos de registro, así:

Tipo registroContenido
01Datos de la notaría, el notario y cifras resumen del mes
02Relación de las escrituras numeradas en el mes
03Relación de actos por cada escritura
04Relación de otorgantes por cada escritura
05Relación de facturas por concepto de escrituración
06Relación de conceptos incluidos en cada factura de escrituración
07Relación de facturas por conceptos varios
08Relación de conceptos incluidos en cada factura de varios
09Relación de procesos de sucesión radicados
10Relación de escrituras producto de los procesos de sucesión
11Relación de gastos del mes
12Relación de consignación por pago de obligaciones de la notaría

1.1.1. Especificación del registro tipo 01.

Debe incluirse un (1) solo registro tipo 1, con la identificación de la notaría, los datos del notario, el período reportado y el resumen de las transacciones del mes, en el formato que se describe a continuación:

Dato N°NombrePosición inicialPosición finalFormatoEspecificaciones especiales
1Tipo de registro12Numérico01
2Departamento34AlfanuméricoCodificación DANE
3Municipio57AlfanuméricoCodificación DANE
4Notaría811AlfanuméricoCodificación SNR
5Tipo identificación notario1213AlfabéticoCodificación SNR
6Nº identificación notario1423Numérico 
7Nombre notario2453Alfabético 
8Fecha inicial del reporte5463dd/mm/aaaa 
9Fecha final del reporte6473dd/mm/aaaa 
10Fecha de reporte7483dd/mm/aaaa 
11Número de la escritura inicial del período8488Numérico 
12Número de la escritura final del período8993Numérico 
13Número total de escrituras del período9498Numérico 
14Número de escrituras repetidas en el período99103Numérico 
15Número de escrituras del período sin autorizar104108Numérico 
16Número de escrituras autorizadas109113Numérico 
17Número de escrituras no autorizadas114118Numérico 
18Número de escrituras exentas en el período119123Numérico 
19Número de escrituras no exentas124128Numérico 
20Número de escrituras de interés social129133Numérico 
21Número de escrituras de aclaración134138Numérico 
22Número de escrituras sin cuantía139143Numérico 
23Número de escrituras de tarifa plena144148Numérico 
24Valor a pagar por escritura de tarifa plena149158Numérico 
25Valor total a pagar por escrituras tarifa plena159168Numérico 
26Número de escrituras de tarifa especial169173Numérico 
27Valor a pagar por escritura de tarifa especial174183Numérico 
28Valor total a pagar por escrituras tarifa especial184193Numérico 
28Valor recaudado para el fondo especial194203Numérico 
30Valor recaudado para la SNR204213Numérico 
31Valor de los aportes especiales para el fondo214223Numérico 
32Total ingresado por escrituración224233Numérico 
33Total ingresado por conceptos varios234243Numérico 
34Total gastos de personal244253Numérico 
35Total gastos generales254263Numérico 
36Total gastos por transferencias264273Numérico 
37Total gastos de inversión274283Numérico 
38Indicador de si la notaría es subsidiada284285Numérico 
39Código del banco de la cuenta única notarial286287NuméricoCodificación SNR
40Número de la cuenta única notarial288299Alfanumérico 
41Valor consignado300309Numérico 
42Número de días de permiso en el período310311Numérico 
43Número de días de licencia en el período312313Numérico 
44Número de empleados de planta314316Numérico 
45Número de empleados supernumerarios317319Numérico 
46Número total de empleados320322Numérico 
47Número de nacimientos registrados en el período323327Numérico 
48Número de matrimonios registrados en el período328332Numérico 
49Número de defunciones registradas en el período333337Numérico 
50Número de anotaciones en el libro de varios en el período338342Numérico 

1.1.2. Especificación del registro tipo 02.

En los registros tipo 02 se reportará la relación de escrituras numeradas en la notaría durante el período que se está reportando. El número de registros tipo 02 debe ser igual al dato 13 “número total de escrituras del período” del registro tipo 01. El formato para reportar esta información se describe a continuación:

Dato NºDescripciónPosición inicialPosición finalFormatoEspecificaciones especiales
1Tipo de registro12Numérico02 En todos los registros
2Número escritura37Numérico 
Dato NºDescripciónPosición inicialPosición finalFormatoEspecificaciones especiales
3Letra, en caso de escrituras repetidas88Alfabético 
4Fecha escritura918dd/mm/aaaa 
5Tipo de escritura1920NuméricoCodificación SNR
6Número de actos2122Numérico 
7Fecha autorización2332dd/mm/aaaa 

1.1.3. Especificación del registro tipo 03.

En los registros tipo 03 se reportará la relación de actos contenidos en cada escritura. El número de registros tipo 03 de una determinada escritura debe coincidir con lo reportado en el dato Nº 6 “Número de actos” del registro tipo 02 de la respectiva escritura. El formato para reportar esta información se describe a continuación:

Dato NºDescripciónPosición inicialPosición finalFormatoEspecificaciones especiales
1Tipo de registro12Numérico03 En todos los registros
2Número escritura37Numérico 
3Letra, en caso de escrituras repetidas88Alfabético 
4Código del acto913AlfabéticoCodificación SNR
5Número consecutivo de acto dentro de la escritura1415Numérico 
6Valor del acto1625Numérico 
7Año de adquisición2629dd/mm/aaaaSolo para actos de enajenación
8Número de otorgantes3031Numérico 

1.1.4. Especificación del registro tipo 04.

En los registros tipo 04 se reportará la relación de otorgantes que intervienen en cada uno de los actos contenidos en cada escritura. El número de registros tipo 04 de una determinada escritura debe coincidir con lo reportado en el dato Nº 8 “Número de otorgantes” del registro tipo 03 de la escritura respectiva. El formato para reportar esta información se describe a continuación:

Dato NºDescripciónPosición inicialPosición finalFormatoEspecificaciones especiales
1Tipo de registro12Numérico04 En todos los registros
2Número escritura37Numérico 
3Letra, en caso de escrituras repetidas88Alfabético 
4Código del acto913AlfabéticoCodificación SNR
5Número consecutivo de acto dentro de la escritura1415Numérico 
6Tipo identificación del otorgante1617AlfabéticoCodificación SNR
7Número identificación del otorgante1827Numérico 
8“DE” o “A”2829Alfabético 
9Tipo de otorgante3031AlfabéticoCodificación SNR
10Indicador de otorgante principal. Señalar solo uno por cada acto. (SI / NO)3233Alfabético 
11Razón social.3463AlfabéticoSolo para personas jurídicas
12Primer apellido64103AlfabéticoSolo para personas naturales
13Segundo apellido104143Alfabético 
14Primer nombre144183Alfabético 
15Segundo nombre184223Alfabético 
16Dirección224263Alfabético 
17Teléfono264303Alfabético 
18Actividad304343Alfabético 
21Departamento344345Alfanumérico 
22Municipio346348Alfanumérico 

1.1.5. Especificación del registro tipo 05.

En los registros tipo 05 se reportará la relación de facturas por concepto de escrituración emitidas en el período que se está reportando. El formato para reportar esta información se describe a continuación:

Dato NºDescripciónPosición inicialPosición finalFormatoEspecificaciones especiales
1Tipo de registro12Numérico05 En todos los registros
2Número escritura37Numérico 
3Letra, en caso de escrituras repetidas88Alfabético 
4Número de la factura817Numérico 
5Fecha de la factura1827dd/mm/aaaa 
6Valor total de la factura2837Numérico 

1.1.6. Especificación del registro tipo 06.

En los registros tipo 06 se reportará la relación de conceptos cobrados en cada una de las facturas de escrituración emitidas en el período que se está reportando. La suma de los valores de los conceptos correspondientes a una determinada factura debe ser igual a lo reportado en el dato Nº 5 “Valor total de la factura” del registro tipo 05 de la factura respectiva. El formato para reportar esta información se describe a continuación:

Dato NºDescripciónPosición inicialPosición finalFormatoEspecificaciones especiales
1Tipo de registro12Numérico06 En todos los registros
2Número de la factura312Numérico 
3Código del concepto89NuméricoCodificación SNR
4Valor del concepto1019Numérico 

1.1.7. Especificación del registro tipo 07.

En los registros tipo 07 se reportará la relación de facturas por conceptos diferentes a escrituración emitidas en el período que se está reportando. El formato para reportar esta información se describe a continuación:

Dato NºDescripciónPosición inicialPosición finalFormatoEspecificaciones especiales
1Tipo de registro12Numérico07 En todos los registros
2Número de la factura312Numérico 
3Fecha de la factura1322dd/mm/aaaa 
4Valor total de la factura2332Numérico 

1.1.8. Especificación del registro tipo 08.

En los registros tipo 08 se reportará la relación de conceptos cobrados en cada una de las facturas diferentes a escrituración emitidas en el período que se está reportando. La suma de los valores de los conceptos correspondientes a una determinada factura debe ser igual a lo reportado en el dato Nº 4 “Valor total de la factura” del registro tipo 07 de la factura respectiva. El formato para reportar esta información se describe a continuación:

Dato NºDescripciónPosición inicialPosición finalFormatoEspecificaciones especiales
1Tipo de registro12Numérico08 En todos los registros
2Número de la factura312Numérico 
3Código del concepto89NuméricoCodificación SNR
4Valor del concepto1827Numérico 

1.1.9. Especificación del registro tipo 09.

En los registros tipo 09 se reportará la relación de procesos de sucesión que se hayan iniciado en la notaría en el período que se está reportando, con la información de los respectivos causantes. Debe incluirse un registro por cada uno de los causantes del proceso de sucesión. Si hay más de un causante para un determinado proceso, se deben repetir los datos “tipo de registro”, “número del acta de inicio”, “fecha del acta de inicio” en los registros de los causantes respectivos. El formato para reportar esta información se describe a continuación:

Dato NºDescripciónPosición inicialPosición finalFormatoEspecificaciones especiales
1Tipo de registro12Numérico09 En todos los registros
2Número del acta de inicio312Alfanumérico 
3Fecha del acta de inicio1322dd/mm/aaaa 
4Tipo identificación del causante2324AlfabéticoCodificación SNR
5Nº identificación del causante2534Numérico 
6Primer apellido del causante3554Alfabético 
7Segundo apellido del causante5574Alfabético 
8Primer nombre del causante7594Alfabético 
90Otros nombres apellido del causante95114Alfabético 

1.1.10. Especificación del registro tipo 10.

En los registros tipo 10 se reportará la relación de escrituras resultantes de cada uno de los procesos de sucesión que finalizaron en el período que se está reportando. Se debe incluir un registro por cada escritura generada. Si en un determinado proceso se generaron varias escrituras, se deben repetir los datos “Tipo de registro”, “Número del acta de inicio”, “Fecha de finalización del proceso” en los registros de las escrituras respectivas. El número de la escritura y fecha deben estar reportados en el registro tipo 02. El formato para reportar esta información se describe a continuación:

Dato NºDescripciónPosición inicialPosición finalFormatoEspecificaciones especiales
1Tipo de registro12Numérico10 En todos los registros
2Número del acta de inicio312Alfanumérico 
3Fecha de finalización del proceso1322dd/mm/aaaa 
5Número de escritura2327Numérico 
6Letra, en caso de escrituras repetidas2828Alfabético 
7Fecha de la escritura2938dd/mm/aaaa 

1.1.11. Especificación del registro tipo 11.

En los registros tipo 11 se reportará la relación de gastos en que ha incurrido la notaría en el período que se está reportando. El formato para reportar esta información se describe a continuación:

Dato NºDescripciónPosición inicialPosición finalFormatoEspecificaciones especiales
1Tipo de registro12Numérico10 En todos los registros
2Tipo de gasto33NuméricoCodificación SNR
3Código del concepto45NuméricoCodificación SNR
4Valor615Numérico 

1.1.12. Especificación del registro tipo 12.

En los registros tipo 12 se reportará la relación de consignaciones efectuadas por la notaría con el fin de cumplir con las obligaciones tributarias y traslado de aportes a la superintendencia y al Fondo Especial del Notariado, en el período que se está reportando. El formato para reportar esta información se describe a continuación:

Dato NºDescripciónPosición inicialPosición finalFormatoEspecificaciones especiales
1Tipo de registro12Numérico10 En todos los registros
2Tipo de pago33 Codificación SNR
3Código del concepto45dd/mm/aaaaCodificación SNR
4Código del banco67NuméricoCodificación SNR
5Número de cuenta donde se realizó la consignación827  
6Número de consignación2847  
8Fecha de consignación4857  
9Periodicidad5859 Codificación SNR
10Período6061  
11Valor6271  

N. del D.: La presente instrucción administrativa va dirigida a notarios que no utilizan el sistema de información notarial, SIN.

(Nota: Véase Circular 92 de 2009 de la Superintendencia de Notariado y Registro).

(Nota: Véase Circular 94 de 2009 de la Superintendencia de Notariado y Registro).

______________________________________