Superintendencia de Notariado y Registro

INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 4 DE 2014 

(Marzo 14)

Asunto: Cumplimiento fallo judicial proferido por la Subsección A de la Sección Tercera de la Sala de lo Contencioso Administrativo del Consejo de Estado - 20 de mayo de 2013.

Señores notarios:

El honorable Consejo de Estado, mediante providencia del asunto, analizó la naturaleza jurídica del subsidio notarial creado en virtud de la Ley 29 de 1973, para afirmar que se trata de una típica subvención, teniendo en cuenta las siguientes características:

i) Es una prestación dineraria a cargo del Estado (...).

ii) “El sujeto pasivo es una persona natural encargada por el ordenamiento jurídico de prestar el servicio público notarial:

iii) “El buen funcionamiento del servicio público notarial es un objetivo constitucional de interés general (C.P., art. 131);

iv) “Aun cuando la base para su determinación la constituye la cantidad de actos que produzca una determinada notaría, su reconocimiento no obedece a una contraprestación por los servicios prestados a la ciudadanía por parte del notario (...).

“Así las cosas se cumplen los requisitos para que el subsidio a favor de los notarios de ingresos insuficientes sea considerado como una subvención, atendiendo principalmente el hecho de que con su otorgamiento no se retribuye el servicio notarial y que su otorgamiento tiene como destinación específica el mejoramiento del servicio público notarial (...)”.

Igualmente, señaló que “solo el componente retributivo de la remuneración percibida por los notarios” —haciendo referencia a los derechos notariales que por el servicio pagan los usuarios—, sí constituyen “honorarios en el sentido tributario”, mientras que, por el contrario, “el segundo componente (la subvención estatal) no puede ser considerada como tal y, por tanto, su tratamiento para efectos impositivos debe ser el de otros ingresos tributarios”, tal como lo está haciendo la Superintendencia de Notariado y Registro. “Agréguese a lo anterior que esta interpretación de lo dispuesto en el artículo 2º de la Ley 29 de 1973 es la única viable constitucionalmente, en virtud de la prohibición general de otorgar beneficios y auxilios a favor de particulares, consagrada en el artículo 335 de la Constitución Política”; por ello, la Alta Corte concluye que para los recursos de dicha subvención, la retención en la fuente corresponde al 3.5% al cual hace referencia el artículo 401 del estatuto tributario y no al 10% u 11% como lo pretendía la parte actora.

Ahora bien, valga señalar que conforme a la modificación del artículo 4º del Decreto 260 de 2001 efectuada mediante el artículo 1º del Decreto 2418 de 2013, la retención en la fuente corresponde al 2.5%, aplicable actualmente.

Adicionalmente, la providencia del asunto determinó que no hay “vulneración alguna del derecho colectivo a la moralidad administrativa, puesto que con sus actuaciones y omisiones la Superintendencia de Notariado y Registro y la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales no se apartaron de manera ostensible de las reglas que rigen los aspectos tributarios de las subvenciones que reciben los notarios de ingresos insuficientes”, así como tampoco hubo afectación al “patrimonio público por cuanto, en primer lugar; en la conducta de las entidades públicas demandadas no se con figuró alguna irregularidad o negligencia en el recaudo, manejo o destinación de bienes o derechos de titularidad pública y, en segundo lugar tampoco existió detrimento patrimonial alguno en contra de los bienes y rentas de titularidad pública”.

En el artículo tercero de la parte resolutiva, el Consejo de Estado efectuó un exhorto a la Superintendencia de Notariado y Registro en los siguientes términos:

“Tercero. Exhortar a la Superintendencia de Notariado y Registro para que inicie un programa de verificación periódica del uso que se le dé a los ingresos provenientes de la subvención a los notarios de ingresos insuficientes a la que se refiere el artículo 2º de la Ley 29 de 1973, en el entendido que la mencionada prestación dineraria tiene como destinación específica el mejoramiento de la calidad del servicio público notarial”.

Teniendo en cuenta lo anterior, es deber de esta entidad acatar el fallo judicial con el fortalecimiento de los mecanismos de inspección, control y vigilancia, dirigido a verificar el uso que los notarios le dan a los recursos provenientes de los subsidios notariales, para que atiendan el cometido del artículo 2º de la Ley 29 de 1973 y el mejoramiento de la calidad del servicio público notarial, como se dispuso en la citada providencia.

Este programa consistirá en el envío al grupo de recaudos y subsidios notariales de esta superintendencia de dos informes especiales” al año como anexo a los informes estadísticos notariales de los meses de junio y diciembre, a presentarse dentro de los primeros quince días de los meses de julio y enero, sobre los periodos comprendidos entre los meses de “enero a junio” y ‘julio a diciembre” respectivamente, suscrito por el notario, donde indicará las actividades desarrolladas o ejecutadas con el objeto de costear y mantener el servicio, así como de mejorar continuamente la calidad del servicio público notarial. Al respecto, se destaca que el notario es autónomo en la planificación del gasto.

Copia de los informes especiales deberán reposar en el archivo de la notaría, en carpeta independiente que el notario abrirá, custodiará y guardará, en la cual reposarán los soportes conforme al plan de cuentas e informes financieros que lleva, siendo objeto de revisión durante las actividades de vigilancia que se ordenen.

En caso que durante los periodos indicados se presente más de un notario titular, cada uno presentará informe especial parcial, de la siguiente forma: el saliente, al momento de la respectiva entrega: y el entrante, en el mes previsto en el inciso anterior. En cualquier caso, todo retiro del cargo, generará la obligación de presentar este informe especial.

Cuando durante dichos periodos se presenten encargos por tiempo superior a un mes, el informe especial incluirá la firma de los notarios que prestaron el servicio, y se especificarán las acciones desarrolladas por uno y otro, según los tiempos de ejercicio del cargo.

Las posibles inconsistencias que se observen sobre el contenido del “Informe especial”, o la(s) firma(s) del (los) notario(s), se comunicarán al (los) interesado(s), quien(es) contará(n) con 5 días hábiles para corregirlo, aclararlo o adicionarlo, con los soportes que expliquen el error, la falta de claridad o de información. El grupo de recaudos y subsidios notariales revisará nuevamente el “Informe especial” junto con lo aportado por el notario y le comunicará lo que corresponda.

Si las actividades señaladas en el mismo, no guardan coherencia con los propósitos legales y jurisprudenciales del subsidio notarial, la superintendencia delegada para el notariado activará los mecanismos de verificación y control que considere pertinentes.

En todo caso se podrán ordenar visitas especiales a los despachos notariales para dar claridad a la información, corroborar el contenido del informe especial o allegar documentos o pruebas que se consideren necesarios; también se podrá solicitar al notario, los documentos soporte de sus informaciones.

El formato del informe especial se anexa a la presente instrucción, cuyo diseño se incluirá en la plataforma tecnológica del sistema de información notarial, SIN, para que su contenido obre en dicho sistema.

Adicionalmente, se informa que a partir de la fecha, el formato del informe estadístico notarial mensual contendrá la siguiente nota, al pie de la firma: “Certifico bajo la gravedad de juramento que los reportes realizados se encuentran asociados a la actividad notarial, valores estos que se verán reflejados en el informe especial que se remitirá conforme a la presente instrucción administrativa”.

Lo anterior, en cumplimiento de la sentencia del 20 de mayo de 2013 con radicación 250002326000201003126-01 (A.P.) dentro de la acción popular incoada en contra de la Superintendencia de Notariado y Registro y de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

N. del D.: La presente instrucción administrativa va dirigida a notarios subsidiados del país.

Informe especial semestral
Sentencia del 20 de mayo de 2013
Radicación 250002326000201003126-01 (AP) Consejo de Estado
Acción popular contra SNR y DIAN
Semestre___________________ Año___________________

Valor subsidio mensual: $ ___________________ Valor recibido semestral: $____________________
Detalle gastos de personalValor
Salario de los empleados 
Subsidios de transporte 
Cesantías 
Primas 
Vacaciones 
Honorarios 
Otros 
Total 

Detalle gastos generalesValor
Mantenimiento de equipos 
Arrendamientos 
Servicios públicos 
Útiles y papelería 
Papel notarial 
Empaste libros 
Bienestar 
Otros 
Total 

Total gasto personal y generales$

El suscrito notario certifica que la información contenida en el presente informe, corresponde a los movimientos de gastos semestrales efectuados por la prestación del servicio notarial.

Día____ Mes____ Año____

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Fecha de elaboración

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Firma del notario